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2 CAPITULO I INFORMACION INTRODUCTORIA Motivo del
CAPITULO I
INFORMACION INTRODUCTORIA
Motivo del Examen
El Examen Especial al Sistema de Control Interno de la Gerencia de Operaciones, se
realizó con cargo al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditoría Interna de la
Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento para el 2011, y en
cumplimiento a la Orden de Trabajo 14-OT-2011 de 07 de junio de 2011, suscrita por
el Auditor Interno.
Objetivos del Examen
Determinar si el Sistema de Control Interno implementado en la Gerencia,
proporciona seguridad razonable para salvaguardar los recursos.
Evaluar el funcionamiento de los controles en los procesos desarrollados en las
áreas administrativas de la Gerencia.
Verificar los controles del cumplimiento de la normativa aplicada en la Gerencia,
para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.
Alcance del Examen
El examen especial cubrió el análisis del Sistema de Control Interno implementado por
las unidades administrativas que conforman la Gerencia de Operaciones, por el
periodo comprendido entre el 2 de enero y el 31 de diciembre de 2010, fecha de corte
de las operaciones.
Limitación al alcance
Se excluyó del examen la evaluación a la ejecución de los contratos de
mantenimiento; el Fondo Especial para Emergencia; el Departamento de Tratamiento
de Aguas Residuales, por cuanto entró en ejercicio en noviembre de 2010; y, el
2
análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y
financieras de la mencionada gerencia.
Base legal
Mediante Ordenanza Municipal 001, publicada en Registro Oficial 226 de 31 de
diciembre de 1997, se expidió el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de
Quito.
Según el artículo I. 413 de dicho cuerpo legal, las Empresas Metropolitanas son
personas jurídicas de derecho público, con autonomía administrativa, operativa y
financiera.
Mediante Ordenanza Metropolitana 309 de 16 de abril de 2010, se creó la “Empresa
Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento”, de acuerdo a lo establecido
en la Ley Orgánica de Empresas Públicas, la misma que reemplaza jurídicamente a la
“Empresa metropolitana de alcantarillado y Agua Potable de Quito”, asumiendo los
derechos, obligaciones y acciones de todos y cada uno de los actos y contratos que
hubiere celebrado
Estructura Orgánica
En sesión de 9 de junio de 2010, el Directorio de la Empresa, aprobó la nueva
estructura orgánica funcional Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y
Saneamiento, ubicando a la Gerencia de Operaciones de la siguiente manera:
Nivel Directivo
Directorio
Nivel Ejecutivo
Gerencia General
Gerencia de Operaciones
Subgerencia de Agua Potable
Subgerencia de Saneamiento
Nivel Operativo
Departamento Captaciones y Conducciones
Departamento de Producción
3
Departamento de Distribución
Departamento de Programación Operativa
Departamento de Tratamiento de Aguas Residuales
Cabe señalar que en sesión del 28 de Enero de 2002, hasta la aprobación de la nueva
estructura orgánica funcional; la Gerencia de Operaciones estaba conformada de la
siguiente manera:
Nivel Directivo
Directorio
Nivel Ejecutivo
Gerencia General
Gerencia de Operación y Mantenimiento
Nivel Operativo
Departamento de Sistemas Especiales
Departamento de Producción
Departamento de Distribución
Departamento de Ingeniería Operativa
Departamento de Saneamiento
Objetivos de la Entidad
Según la Ordenanza Metropolitana 0309 de 19 de abril de 2010, los objetivos de la
Empresa son los siguientes:
“a) Diseñar, planificar, construir, mantener, operar y, en general, explotar la
infraestructura de los sistemas para la captación, conducción, producción,
distribución y comercialización de agua potable; la recolección y conducción de
aguas lluvias; y, la recolección, conducción y tratamiento de aguas servidas;.b) Prestar servicios públicos a través de de la infraestructura a su cargo;.c) Coordinar el mantenimiento de las fuentes hídricas, de conformidad con el
ordenamiento jurídico nacional metropolitano;.- d) Aprovechar los recursos hídricos
como utilización de la energía potencial almacenada en los embalses y caídas de
agua para generación de electricidad; y, .- e) Las demás actividades operativas y de
prestación de servicios relativas a las competencias que le corresponden al
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, de conformidad con el ordenamiento
jurídico nacional y metropolitano, en el ámbito de la gestión del agua potable y
saneamiento.”
Monto de Recursos Examinados
4
No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación del sistema de control interno
ejecutado.
Servidores Relacionados
Anexo 1
Anexo 2
Proyecto de Reformas a las Funciones Establecidas en el Reglamento Orgánico
Funcional Vigente
Anexo 3
Cronograma de aplicación de Recomendaciones
Anexo 4
Matrices de evaluación del sistema de control interno
Anexo 5
Aplicación del Modelo de Madurez
Anexo 6
Disposiciones legales contenidas en el informe
5
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones
Informes de la Unidad de Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna de la EPMAPS, realizó los siguientes exámenes
especiales:
Al Proceso de adquisición de insumos para las Plantas de tratamiento de
la EMAAPQ, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2007 y el 31
de diciembre de 2008, aprobado por la Contraloría General del Estado
mediante oficio 19263-DCAI
de 13 de octubre de 2009, en el informe se
emitieron 8 recomendaciones, las mismas que fueron aplicas en su totalidad
por los funcionarios relacionados.
A las Plantas de Tratamiento de la EMAAPQ, por el período comprendido
entre el 2 de enero de 2007 y el 31 de julio de 2009, aprobado por la
Contraloría General del Estado mediante oficio 17585-DCAI de 18 de octubre
de 2010, en el informe se emitieron 17 recomendaciones, las mismas que
fueron aplicas en su totalidad por los funcionarios relacionados.
Al Departamento de Saneamiento de la Gerencia de Operación y
Mantenimiento de la EMAAPQ, por el período comprendido entre el 2 de
enero de 2007 y el 31 de julio de 2009, aprobado por la Contraloría General del
Estado mediante oficio 18213-DIAPA de 28 de octubre de 2010, en el informe
se emitieron 15 recomendaciones, de las cuales tres se encuentran en proceso
debido a las razones expuestas a continuación:
Recomendación 1
Al Gerente Administrativo
“Realice un estudio del requerimiento del personal, en las Unidades de
Mantenimiento de Colectores y Quebradas, acorde a los perfiles de cada
6
puesto, acción que permitirá conocer los requerimientos reales de personal en
estas áreas”
Recomendación 2
Al Gerente Administrativo
“Con base a los requerimientos resultantes del estudio, efectúe el proceso de
reclutamiento y selección del personal; gestión que permitirá incorporar valor y
funcionalidad en las actividades desarrolladas por las unidades de
Mantenimiento de Colectores y Quebradas; así como también mitigar la
ocurrencia de potenciales riesgos por inundaciones”.
Recomendación 3
Al Gerente de Operación y Mantenimiento
“Dispondrá al personal de Saneamiento, efectúe un análisis integral con el fin
de disponer de un mapa de riesgos sobre la vulnerabilidad del sistema de
alcantarillado; gestión que permitirá a través de medidas técnicas alternativas
mitigar la ocurrencia de potenciales siniestros”.
Situación actual
Con respecto a las recomendaciones 1 y 2, de nuestra evaluación se estableció que el
Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano, no presentó el estudio de
requerimiento de personal para las Unidades de Mantenimiento de Colectores y
Quebradas, relativa a las actividades de campo que requerían ser fortalecidas como
son: inspecciones, limpieza y mantenimiento en las quebradas y colectores.
Así mismo con memorando GAHA-2011-383 el Jefe del Departamento de Gestión del
Talento Humano, solicitó la contratación de un Funcionario 5, a fin de coordinar el
mantenimiento preventivo de colectores; sin embargo en este requerimiento no se
presenta el resultado del estudio de personal efectuado, que permita fortalecer las
actividades de campo, aspecto comentado en el último punto del informe.
Con relación a la recomendación 3 la Jefa de Alcantarillado (e), con memorando 611
GOA 2011 del 30 de septiembre de 2011, nos presenta el “Proyecto piloto de gestión
de riesgos relacionados con movimientos en masa en el DMQ”, y el “Análisis de riesgo
de inundaciones y hundimientos mediante el análisis de vulnerabilidad en el sistema
de colectores principales de Quito”, en el cual colaboraron la Secretaría de Seguridad
7
y Gobernabilidad del Ambiente y la Secretaría del Ambiente, informe que fue validado
el 7 de enero de 2011 en la Empresa.
Sin embargo en este informe se encuentra pendiente la incorporación de los
parámetros de vulnerabilidad en el SIGAL y programación de inspecciones, para lo
cual se ha establecido un cronograma de trabajo, esta actividad permitirá determinar
las áreas críticas para la supervisión televisada de colectores, así como la toma de
medidas de prevención y mitigación de los mismos.
Luego de la comunicación de resultados provisionales mediante Memorando 250-GO2011 de 25 de octubre de 2011, el Gerente de Operaciones nos da a conocer sus
puntos de vista en los siguientes términos:
“…Al respecto, de estas recomendaciones y observaciones se puede señalar
que el Departamento de Alcantarillado, realizó la propuesta que revisa
funciones, actividades y procesos que conllevan una reestructuración del
departamento y personal. Esta propuesta fue revisada por la Gerencia de
Operaciones y jefes departamentales el día viernes 7 de Octubre de 2011. Las
observaciones hechas al proyecto están siendo incorporadas por el
Departamento de Alcantarillado…”.
Con memorando GA-2011-111 del 26 de octubre de 2011, el Gerente de
Administración y Talento Humano, manifiesto lo siguiente:
“…Conforme el análisis y una vez determinado la necesidad de contar con un
profesional en ingeniería civil para que coordine el área de Mantenimiento
preventivo de colectores, el Departamento de Gestión del Talento Humano ha
procedido levantar el perfil del puesto conjuntamente con el jefe del
departamento de Alcantarillado.- Según sumilla inserta del Gerente General, en
Memorando No. GAHA-2011-384, de 11 de febrero de 2011, se autoriza la
contratación de un profesional de ingeniería civil, previo concurso, el mismo
que fue cubierto conforme Memorando No. GAHA.2011.0725, de 6 de abril de
2011; y, cuadro de contrataciones SAMPER”._ En el área de Administración de
personal, se está iniciando con el análisis de cargas laborales en las áreas y
unidades que por necesidad de talento humano han solicitado la contratación
de personal. Esta actividad se la ejecuta en función a la programación que se
establezca con los Jefes de área y departamentos solicitantes”.
Mediante memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, el Gerente de
Operaciones remite los puntos de vista al borrador del informe, bajo los siguientes
términos:
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“La Subgerencia de Saneamiento, hará el seguimiento del proceso de
conformación con el recurso humano para los procesos de operaciones
pluviales y mantenimiento de colectores”.
Por lo expuesto consideramos que las dos recomendaciones se encuentran en
proceso de cumplimiento, debido a que el estudio de requerimiento de personal
operativo para el mantenimiento de los colectores y captaciones en quebradas,
únicamente se encuentran como una propuesta que conlleva a una reestructuración
del personal del departamento que no ha sido concluida.
Con respecto a la recomendación 3, el estudio de vulnerabilidad se encuentra en
proceso de cumplimiento por considerarse un proyecto a largo plazo, pues no se han
determinado los sitios sensibles en el sistema de colectores, a fin de establecer
medidas de prevención y mitigación.
Conclusión:
El cumplimiento parcial de 3 de las 15 recomendaciones formuladas por la Unidad de
Auditoría Interna en el informe del examen especial al Departamento de Saneamiento
de la Gerencia de Operación y Mantenimiento, no permitió fortalecer el sistema de
control interno del área de mantenimiento de colectores y quebradas.
Recomendación
Al Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano
1. Coordinará con el Gerente de Operaciones con el propósito de cumplir la
recomendación formulada por la Unidad de Auditoría Interna, para concluir el
estudio de requerimiento de
personal, a fin de fortalecer las actividades
operativas en los procesos de mantenimiento de las quebradas y colectores,
gestión que será vigilada por su autoridad para su cumplimiento.
9
Al Gerente de Operaciones
2. Vigilará el cumplimiento del cronograma de trabajo, a fin de culminar el estudio
de vulnerabilidad del sistema de colectores, gestión que permitirá, mitigar la
ocurrencia de potenciales siniestros.
Necesidad de restitución de Recurso Humano en varias dependencias de la
Gerencia de Operaciones.
En la evaluación al Sistema de Control Interno, se determinó que en varias
dependencias de la Gerencia de Operaciones, se ha producido la salida de personal
como consecuencia de jubilaciones, renuncias voluntarias y fallecimientos, sin que se
considere su reemplazo.
Es así que en el transcurso del 2010 hasta septiembre de 2011, los Jefes
departamentales han requerido al Gerente de Gestión y Administración del Talento
humano así como a los Subgerentes de la Gerencia de Operaciones la incorporación
del recurso humano, conforme a los siguientes requerimientos:
El Jefe del Departamento de Captaciones y Conducciones, mediante correo
electrónico de 14 de julio de 2011, puso en conocimiento del Subgerente de Agua
Potable, las necesidades de personal, explicando que en su dependencia, se han
jubilado 22 personas, 2 se han separado por renuncia voluntaria y 5 han fallecido, a fin
de que se cubra oportunamente las vacantes producidas.
Con el propósito de complementar esta información, el 2 de septiembre de 2011, el
citado Jefe del Departamento, mediante correo electrónico añadió lo siguiente:
“…La falta de reposición del Recurso Humano ha incidido en la disminución del
rendimiento de cuadrillas y grupos de mantenimiento … de las distintas áreas de
los sistemas…”
Así mismo, el 14 de julio de 2011 el Jefe de la Unidad Parroquias Sur Orientales,
perteneciente al Departamento de Distribución, mediante correo electrónico de 21 de
los mismos mes y año informó al equipo auditor que se realizó el pedido de personal al
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Departamento de Distribución y a la Sub Gerencia de Agua Potable a través del
memorando No. 282 –GODI-2011 del 30 de junio de 2011.
Por su parte el Jefe del Laboratorio Central de Control de Calidad, sobre esta novedad
informó que desde el 2010, ha disminuido del personal en 5 técnicos y 1 auxiliar,
realizando varias gestiones ante el Jefe de Programación Operativa, a fin de cumplir
con los análisis químicos y bacteriológicos de los diversos departamentos tales como
Gestión Integral del Agua, Acuífero de Quito y UEPRO.
Con memorando GORL-146-2011 de 5 de abril de 2011, el Jefe del Laboratorio al
remitir el informe de la evaluación de la carga de trabajo al Gerente de Operaciones,
señaló que dada la limitación de personal se está redistribuyendo el trabajo de los
analistas para cubrir las disposiciones del Comité de Calidad y atender emergencias y
quejas.
Con respecto a la Unidad del Sistema Pita y Conducciones Orientales, se estableció
que mediante memorando 024-GOCR-2011 de 3 de febrero de 2011, el Jefe del
Departamento de Captaciones y Conducciones (e), informó al Gerente de Operaciones
que el Sistema Pita desde el año 2004 disminuyó el personal debido a que se han
jubilado 8 personas y han fallecido 4.
El 10 de agosto de 2011 el Jefe del Sistema Pita, informó que las actividades de
mantenimiento han tenido que ser reprogramadas debido a la insuficiencia de recurso
humano para causar el menor impacto a la programación anual y que se ha recurrido
al personal de otros frentes para cubrir las emergencias que se han producido.
El Jefe del Departamento de Alcantarillado y el Jefe de la Unidad de Operaciones
Centro, con memorando 190 GOAC-2011 del 31 de marzo de 2011, solicitó al
Subgerente de Saneamiento, la incorporación de recurso humano operativo, con la
finalidad de que la unidad se encuentre operativa al 100%, para afrontar las
emergencias y reparaciones en el sistema de alcantarillado.
El Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano con Memorando GA2011-109 de 11 de octubre de 2011, informó que se realizó el estudio del personal
requerido y que en unos casos los Jefes departamentales no aceptan el cambio de
11
personal y en otros, no se acercan a Recursos Humanos para la revisión de perfiles y
fichas de selección.
Lo expuesto anteriormente se produjo debido a que no hubo aceptación de los
cambios de personal por parte de los Jefes, puesto que el Departamento de Recursos
Humanos, realizó un estudio de necesidades en las áreas operativas de dicha
Gerencia, ocasionado que los departamentos y unidades operativas citadas en el
comentario, no cuenten con suficiente personal para el cumplimiento de su
programación
anual y el alcance de las metas y objetivos de la Gerencia de
Operaciones.
Para normar estas actividades se han establecido las siguientes disposiciones legales:
artículo 139 Subsistema de planificación del talento humano, del Reglamento General
a la Ley Orgánica del Servicio Público, y el Reglamento Interno de Administración del
Talento Humano de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento
(RIATH), en los Arts. 13 y 14.- Del Subsistema de Planificación del Talento Humano.
(Anexo 6)
Luego de la comunicación de resultados provisionales, el Gerente de Operaciones
mediante memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, nos da a conocer sus
puntos de vista de la siguiente manera:
“…El Jefe Departamental, en las mismas reuniones ha informado sobre la
coordinación de la reestructura de las cuadrillas, así como también se ha
propuesto la reestructura de su Departamento…, con la creación de Unidad de
Mantenimiento que operará de forma transversal a los 5 Sistemas a su cargo;
es decir, se optimiza las unidades de mantenimiento que existían en cada uno
de dichos sistemas, siguiendo la estructura que mantienen los Departamentos
de Producción y de Distribución, a cargo de la Subgerencia de Agua Potable.
Estas modificaciones se encuentran propuesta en la Estructura Orgánica
Funcional en revisión._ Con relación al personal del Laboratorio Central de
Calidad L3C, cabe indicar que por jubilación, renuncia, no renovación de
contratos y cambios administrativos, efectivamente ha sufrido una considerable
disminución…la Gerencia de Operaciones ha previsto incorporar a esa unidad
tres analistas que trabajarían bajo el sistema de calidad y de acreditación que
maneja el L3C…”
Consideramos que lo expresado por el Gerente de Operaciones, ratifica la no restitución
del personal de las diversas unidades operativas.
12
Así mismo con respecto a la novedad objeto del comentario, el Gerente de
Administración y Talento Humano, con memorando GA-2011-111 del 26 de octubre de
2011, expresa lo siguiente:
“…Según memorando No,GAHN-0145-2011, de 13 de enero de 2011,
mediante sumilla inserta del señor Gerente General, aprueba el plan de
jubilación para el personal de la Empresa, con el objeto de que de acuerdo al
área de su competencia las Gerencias: Financiera, Ambiental y
Responsabilidad Social; y, Administración y Gestión del Talento Humano
contribuyan en la ejecución del plan.- En el área de Administración de
personal, se está iniciando con el análisis de cargas laborales en las áreas y
unidades que por necesidad de talento humano han solicitado la contratación
de personal. Esta actividad se la ejecuta en función a la programación que se
establezca con los Jefes de área y departamentos solicitantes…”.
Lo expuesto por el Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano, ratifica
lo enunciado en el comentario en el sentido de que no se ha efectuado la restitución
del personal pero se están realizando acciones para definir la carga laboral en las
diferentes áreas de la empresa.
Luego de la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
Operaciones mediante memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011,
respecto a este comentario informó lo siguiente:
“…La Gerencia de Operaciones, coordinará con la Gerencia de Administración
y Gestión del Talento Humano un estudio de necesidades, con el propósito de
optimizar el personal disponible, realizar una redistribución o del ser el caso
efectuar la restitución oportuna del personal”.
Consideramos que el Gerente de Operaciones acepta la recomendación al informar
que realizaran un estudio de necesidades para proveer la cantidad de recurso humano
adecuado.
Conclusión
A pesar de que se han producido salidas de personal
por renuncias voluntarias,
jubilaciones y fallecimientos, la Gerencia de Operaciones no realizó las gestiones
pertinentes para facilitar la restitución del personal, situación que ha dificultado el
cumplimiento de las actividades en los plazos programados, toda vez que en su
mayoría se trata de personal operativo.
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Recomendación
Al Gerente de Operaciones
3. Dispondrán a los jefes de sus unidades operativas, que de producirse salidas de
personal de las diferentes áreas administrativas de la Gerencia de Operaciones
por diferentes motivos, se realice un estudio de necesidades, para lo cual solicitará
al Jefe de Gestión del Talento Humano dar atención a este requerimiento, con el
propósito de optimizar el personal disponible, efectuar una redistribución o de ser
el caso la restitución oportuna del mismo, de tal manera que las áreas operativas,
puedan cumplir las actividades programadas y proporcionar a la comunidad el
adecuado servicio de mantenimiento.
Al Jefe de Gestión del Talento Humano
4. En el estudio de necesidades que realice considerará la carga de trabajo y perfiles
de cada puesto requeridos, a fin de incorporar al personal operativo necesario para
la atención de los requerimientos de la ciudadanía y emergencias en los sistemas
de Distribución y Alcantarillado, proceso que vigilará su cumplimiento.
Funciones establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional no han sido
actualizadas.
Se determinó que en las funciones establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional
de la Gerencia de Operaciones, en unos casos no son aplicables y en otros requieren
ser modificadas, a fin de que estén acordes a las actividades que se desarrollan, el
detalle se presenta en el anexo 2.
En el caso de la incorporación de funciones a continuación describimos las unidades
que requiere modificación:
Funciones adicionales
14
Unidad de Mantenimiento Electromecánico UMED del Departamento de Distribución,
Se realizan funciones adicionales que no constan en el Reglamento Orgánico
Funcional, emitido el 15 de julio de 2010, conforme lo certifica el Jefe de la Unidad.
Las funciones señaladas se refieren a:
Programar, organizar, efectuar
y controlar el recubrimiento de tuberías de
acero y piezas especiales y el mantenimiento preventivo: cámaras, tanques de
distribución, tanques rompe presión.
Coordinar y ejecutar la actualización del Sistema de Información Geográfica de
Agua Potable (SIGAP) y colaborar con otras áreas para la administración y
modelación de base de datos geográfico;
Organizar controlar y ejecutar la atención de emergencias en estaciones de
bombeo, pozos, macromedición, sistema SCADA y válvulas, para no
interrumpir el normal suministro de agua potable.
Unidad Operativa sin el establecimiento de funciones específicas.
Sistema Bellavista
En la unidad Sistema Bellavista del Departamento de Producción, se encuentra
funcionando la Planta Envasadora, la misma que fue creada en el 2008, cuyo objetivo
es la atención de los puntos de agua en los diferentes eventos que se realizan en la
comunidad, actividad que es coordinada con el Departamento de Servicios Generales.
Según el Reglamento Orgánico Funcional, para el desarrollo de las actividades de la
Planta Envasadora, se ha establecido en la Unidad Sistema Bellavista en el literal j):
“Planificar, producir, controlar y distribuir, en la Unidad de Sistema Bellavista,
agua envasada.”
Sin embargo, no se han establecido funciones específicas que orienten al personal
que labora en la Planta envasadora a la definición de las responsabilidades, pues en la
15
visita efectuada por el equipo de auditoria, se verifico la realización de los siguientes
procesos:
-
Planificación, preparación, purificación, envasado, bodegaje, de bidones.
-
Control de calidad y despacho de agua purificada.
-
Lavado de filtros.
-
Limpieza y desinfección de las instalaciones de la planta.
-
Distribución de agua envasada para la atención en los eventos que realiza la
comunidad.
Lo expuesto anteriormente se produjo debido a que no ha coordinado con la Gerencia
de Planificación y Desarrollo, la creación de esta dependencia con el propósito de que
sus procesos se encuentren incorporados en el Reglamento Orgánico Funcional de la
Empresa, lo que no permite que este instrumento interno, refleje en forma real las
actividades que cumple el personal, tal como lo señala el Artículo 3 propuesta para
modificaciones, artículo 4 aprobación del Reglamento Orgánico Funcional; así como la
NCI 200-04.- Estructura organizativa, (Anexo 6).
Luego de la comunicación de resultados provisionales, el Gerente de Operaciones
mediante memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, puso a consideración
las aclaraciones en los siguientes términos:
“…Conforme a las necesidades de los diferentes departamentos y unidades, y
respondiendo al requerimiento de la Gerencia de Planificación, en memorando
No. GP-692-2011 recibido el 29 de septiembre de 2011, se ha revisado el
Reglamento Orgánico Funcional de la Gerencia de Operaciones, y … cada
Departamento ha revisado e incorporado las funciones conforme a las
actividades que desarrollan; documento que será puesto en consideración de la
Gerencia General a través de la Gerencia de Planificación._ De igual forma el
Departamento de Programación Operativa ha revisado su Reglamento
Orgánico Funcional y por disposición del señor Gerente de Operaciones, se
está estudiando la posibilidad de crear en ese Departamento dos unidades
adicionales;… estas unidades al momento se encuentran en proceso de
estudio y de creación…”
Lo señalado por el Gerente de Operaciones, corrobora la novedad citada en el
comentario pues ratifica que las dos unidades operativas se encuentran en proceso de
estudio para la determinación de funciones.
16
Luego de la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
Operaciones en memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, presenta sus
puntos de vista, sin que se considere ninguna aclaración respecto a este comentario.
Conclusiones
En el Reglamento Orgánico Funcional, se han establecido funciones para la Gerencia
de Operaciones, las mismas que en el desenvolvimiento de sus actividades diarias no
son aplicables, y/o requieren ser modificadas, ocasionando que esta reglamentación
interna como herramienta de trabajo, no describa las funciones que desempeña el
personal de la misma.
La Unidad de Mantenimiento Electromecánico UMED dependiente del Departamento de
Distribución, realiza actividades que no constan en el Reglamento Orgánico Funcional de
la Empresa, debido a que el Jefe de la Unidad no informó de este particular al Jefe de
Distribución, a fin de que estudie, actualice y valide el Departamento de Planificación y
Control de Gestión, ocasionando que se ejecuten funciones necesarias para el alcance de
los objetivos de la unidad, pero que no están amparadas en la reglamentación interna.
No se ha definido las actividades y funciones específicas que debe cumplir el personal
que desarrolla los procesos en la Planta Envasadora, que depende del Sistema Bellavista,
a pesar de que viene funcionado desde el 2008.
Recomendaciones
Al Gerente de Operaciones
5. Dispondrá a los Subgerentes de Agua Potable y Saneamiento, Jefes de los
Departamentos y de Unidades Operativas, revisen las funciones y preparen el
proyecto
de
reformas
al
Reglamento
Orgánico
Funcional,
con
las
modificaciones requeridas en sus áreas respectivas y vigilará su cumplimiento.
6. Coordinará con el Gerente de Planificación y Desarrollo, el análisis del proyecto
de reformas al Reglamento Orgánico Funcional, el mismo que será presentado
al Gerente General para su aprobación mediante la resolución pertinente, lo
17
que permitirá disponer de un instrumento reglamentario actualizado, gestión
que será vigilada por su autoridad hasta su cumplimiento.
La Gerencia de Operaciones requiere de la implementación de una Política
integral en gestión de riesgos.
La Gerencia de Operaciones y sus Unidades Operativas no disponen de un adecuado
sistema de gestión de riesgos, que contemple un proceso diseñado para establecer
estrategias e identificar eventos internos y externos que podrían afectar la ejecución
de los procesos y el logro de los objetivos, conforme lo señalan los Jefes
Departamentales de la siguiente manera:
Mediante memorando 1495-GOC-2011 de 15 de agosto de 2011, el Jefe del
Departamento de Captaciones y Conducciones, en relación a la novedad encontrada,
manifestó lo siguiente:
“…El DCYC, a pesar de no tener un procedimiento formal para la identificación,
valoración y administración de riesgos si ha efectuado una identificación de sus
riesgos más importantes y los ha administrado según el siguiente detalle:
riesgos Sísmicos.- Riesgo Volcánico.- Riesgo Rotura de Tubería…”
Así mismo el Jefe del Departamento de Distribución con memorando 0602-GOD-2011
de 18 de agosto de 2011, da a conocer lo siguiente:
“…los documentos que se anexan, evidencian que el Departamento de
Distribución, desde hace varios años atrás, ha identificado los riesgos que
representan casos como los enumerados anteriormente, mismos que se ponen
en conocimiento de las autoridades respectivas, para que sean ellos quienes
tomen las acciones correctivas correspondientes.”
Con relación a lo comentado el Jefe del Departamento de Programación Operativa con
memorando 772-GOR-2011 de 10 de agosto de 2011, en la parte pertinente informó lo
siguiente:
“…Durante el año 2010, la EPMAPS y consecuentemente la Gerencia de
Operaciones, no ha establecido como política de acción el identificar, analizar y
planificar los riesgos, consecuentemente no existe un mapa de riesgos. Como
consecuencia de la situación institucional el Departamento de Programación
Operativa tampoco cuenta con su plan de mitigación de riesgo…”
18
Así mismo, con memorando GOPE-316-2011, el Jefe de la Unidad Sistema El Placer
con respecto a los riesgos considera que están identificados en el Plan de
Contingencias, aprobado por el cuerpo de bomberos del DMQ, que sirvió de sustento
para el otorgamiento del permiso de operación de las Plantas de Tratamiento.
En la Unidad Sistema Bellavista consideran que los planes de prevención están
asociados únicamente con los procedimientos de preparación y respuesta a
emergencias por erupciones volcánicas, así como con el instructivo para el manejo
almacenamiento y derrames de sulfato de aluminio líquido, instrucciones para el
manejo seguro de cloro gas, entre otros; sin embargo no han considerado un análisis
integral de Riesgos.
Como valor agregado, cabe señalar que la Unidad de Mantenimiento del
Departamento de Producción, ha identificado los riesgos administrativos, con un
enfoque que contiene los factores
tanto internos como externos, analizando la
probabilidad y el impacto, estableciendo las causas y los controles para mitigarlos, así
como los planes de acción, con los responsables y el cronograma para su monitoreo.
Lo expuesto anteriormente se produjo por cuanto la entidad no cuenta con
lineamientos y metodología necesarios para una adecuada gestión integral de riesgos,
lo que no ha permitido al Gerente de Operaciones y a los Jefes Departamentales,
administrar las eventualidades de ocurrencia y su efecto negativo, a través de planes
de mitigación, que faciliten la toma de decisiones a las autoridades de la Empresa, a
efectos de suministrar una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos
y metas programadas; tal como establecen las NCI 300 Evaluación del Riesgo, 300-01
Identificación de Riesgos, 300-02 Plan de Mitigación de Riesgos, 300-03 Valoración de
los Riesgos, y 300-04 Respuesta al Riesgo, (Anexo 6).
Luego de la comunicación de resultados provisionales el Gerente de Operaciones con
memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, presentó sus aclaraciones en los
siguientes términos:
“..Con relación a la gestión de riesgos, algunos Departamentos de esta
Gerencia han realizado esfuerzos en la identificación de los riesgos a los que
sus instalaciones estarían sometidos, inclusive en algunos casos han planteado
planes de contingencia; sin embargo, los mencionados estudios no responden
19
a una metodología única, condición por la que a nivel de la Gerencia de
Operaciones no se ha unificado en una sola propuesta…”.
El criterio expuesto por el Gerente de Operaciones, ratifica lo comentado puesto que
se requiere de una metodología única para la identificación, valoración y respuesta del
riesgo, para esta gerencia.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados el Gerente de
Operaciones, mediante memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, en
sus aclaraciones indica lo siguiente:
“…La metodología a aplicarse para la administración de riesgos deberá ser la
que recomiende la Gerencia Ambiental y de Responsabilidad Social, por la
complejidad particular de cada uno de los procesos…”.
Lo expresado no cambia el contenido del informe puesto que no se ha implementado
una política integral de riesgos.
Conclusión
Con el fin de optimizar los procesos en la Gerencia de Operaciones, sus
Departamentos y Unidades Operativas, se requiere la implementación de una
metodología que facilite la identificación, valoración y administración de los riesgos,
para prever las posibilidades de ocurrencia y su impacto en el cumplimiento de los
objetivos y las actividades programadas en estas áreas operativas.
Recomendación
Al Gerente General
7. Emitirá lineamientos y políticas de acción a fin de implementar la administración
integral de los riesgos en los Departamentos y las Unidades operativas de la
Gerencia de Operaciones, con el fin de identificar, valorar y administrar los
riesgos, de acuerdo a las perspectivas de probabilidad e impacto, adoptando las
medidas necesarias para su mitigación; de ser el caso se considerará la creación
de una unidad para la coordinación y manejo de los riesgos con las áreas
involucradas.
20
Parque automotor de la Gerencia de Operaciones ingresan permanentemente a
las mecánicas.
En la revisión efectuada al parque automotor asignado a la Gerencia de Operaciones
se estableció que varios vehículos ingresan constantemente a mantenimiento en las
mecánicas, aspecto que incide en el cumplimiento de sus actividades, puesto que
constituyen una herramienta de trabajo, que apoya al alcance de la programación
establecida en las diferentes áreas.
Este aspecto fue comentado por varios Jefes Departamentales y de Unidades
Operativas de la Gerencia de Operaciones como se describe a continuación:
Mediante Memorando 1495-GOC-2011 de 15 de agosto de 2011, el Jefe del
Departamento de Captaciones y Conducciones, informó que para el desarrollo de sus
actividades dispone de 39 vehículos, 9 motocicletas, 2 maquinarias y 2 cuadrones, de
este total el 29% del parque automotor se encuentra en mal estado y no han sido
reemplazados.
Este ingreso permanente a las mecánicas conforme nos da a conocer el Jefe de este
Departamento, no permite que el personal que utiliza esta herramienta de trabajo
pueda trasladarse a sus sitios de trabajo, incidiendo en el cumplimiento de:
-
La atención oportuna de las emergencias presentadas
-
Disminución del rendimiento de los grupos de mantenimiento
-
Incremento en el riesgo de accidentes del personal, especialmente
tomando en consideración los caminos de tercer orden y alejados que
transitan”.
Mediante memorando 1632-GOC-2011 de 6 de septiembre de 2011, el Jefe del
Departamento de Captaciones y Conducciones informó al Gerente de Operaciones, la
condición del parque automotor del Sistema Papallacta Integrado, en los siguientes
términos:
”…Otros casos preocupantes son los de las camionetas placas PME 289, PME
264, PME 262 recibidas hace cerca de 8 años y la de placas PMD 713
entregada recientemente al Sistema, las que por su alto kilometraje recorrido
presentan fallas frecuentes que obligan a permanecer tiempos prolongados y
21
reiterados en los talleres de reparación distrayendo a la eficiencia en el
mantenimiento y operación del Sistema Papallacta Integrado…” sic.
En la Unidad de Operaciones Centro del Departamento de Alcantarillado se reportan
fallas mecánicas y carrocería en mal estado en los vehículos de placas PMD-917,
PMD-686 y PMD-739.
Por su parte el Gerente de Operaciones (e) con relación al parque automotor de su
área, manifestó que es necesario una renovación planificada, ya que existen en varios
Departamentos y Unidades vehículos que han cumplido su ciclo de vida.
Se verificó que en las “Fichas del Estado Vehicular del Parque Automotor”, no se
registran los datos históricos del vehículo, lo que no permite determinar su tiempo de
vida útil con el fin de planificar su reemplazo, además que no se ha concluido con el
estudio del parque automotor.
Este aspecto además fue comentado por la Consultora “HYTSA”, en la auditoria
técnica y de gestión de la Empresa, en el cuarto informe presentado en agosto de
2010, en la parte pertinente al mantenimiento de los vehículos señaló que la edad
promedio del parque automotor es de 6,39 años; siendo el parque con más antigüedad
el que corresponde al Departamento de Alcantarillado pues los vehículos presenta
una antigüedad promedio de 9 años.
Las versiones expuestas por diversos funcionarios de la Gerencia de Operaciones,
corroboran la novedad narrada en el comentario, puesto que se constató el estado de
conservación de varios vehículos en las visitas efectuadas a las unidades operativas.
Estas situaciones se produjeron por cuanto la Unidad de Transportes no ha concluido
el estudio del parque automotor (hoja de vida del vehículo, mantenimiento rutinario
asignado a la Gerencia de Operaciones, con el propósito de determinar el estado de
conservación y su ciclo de vida útil, y
proceder a realizar las gestiones para su
reemplazo oportuno, toda vez que los vehículos constituyen un bien de apoyo a las
actividades que desarrollan las diversas áreas operativas de la Gerencia; ocasionando
que estas herramientas de trabajo no sean utilizadas en óptimas condiciones, con el
fin de cumplir con las metas programadas, conforme se señala en el Artículo 12 literal
22
b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y la NCI 100-01 Control
Interno. (Anexo 6).
Luego de la comunicación de resultados provisionales el Gerente de Administración y
Gestión del Talento Humano, con memorando GA-2011-111 del 26 de octubre de
2011, pone a consideración los siguientes aspectos:
“…Además es importante aclarar, que si las áreas de trabajo para los casos en
los que los vehículos asignados, hubiesen determinado problemas mecánicos,
estos debieron ser notificados a la Unidad de Transportes, para que de manera
oportuna y con la coordinación pertinente se asigne un vehículo del pool de
patio.- Con relación al levantamiento de las motocicletas se efectuó en el mes
de junio del presente año, donde podemos ver la necesidad de un cambio de
unidades por el estado mecánico que se encuentran, de acuerdo a su continuo
uso siendo estas piezas fundamentales para la operación y cumplimiento de
actividades…”
Luego de la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
Operaciones en memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, expuso sus
puntos de vista, sin que presente otras aclaraciones a lo comentado.
Conclusión:
Existen automotores que prestan el servicio en la Gerencia de Operaciones, que
ingresan permanentemente a las mecánicas, situación que se ha producido debido a
que el parque automotor ha cumplido su ciclo de vida útil y a la demora por parte del
Jefe de Servicios Generales, en la elaboración del estudio del parque automotor con el
fin de programar su reemplazo, situación que ha desfasado el cumplimiento de las
actividades de esta gerencia, al no contar con una herramienta de trabajo en óptimo
estado incrementando el riesgo de accidentes del personal, debido al tipo de trabajo
operativo que realizan.
23
Recomendación
Al Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano
Dispondrá al Jefe del Departamento de Servicios Generales
8. Concluya el estudio del parque automotor de la Gerencia de Operaciones, con
el propósito de determinar su tiempo de vida útil, de cuyo resultado previo a un
análisis de costo/beneficio, se proceda a optar por la mejor alternativa para su
reemplazo, acción que permitirá cumplir con las actividades programadas y
garantizar la integridad física de sus ocupantes gestión que será vigilado por su
autoridad para su cumplimiento.
9. Dispondrá al Jefe de Transportes que cuando los vehículos requieran de
tiempos considerables en las mecánicas, asignará un vehículo de patio por el
tiempo que demore la reparación, acción que permitirá el cumplimiento de sus
actividades en los plazos programados.
Permanencia prolongada en las mecánicas de los equipos y maquinaria pesada.
Para el cumplimiento de sus actividades la unidad de Operaciones Pluviales utiliza
equipo y maquinaria pesada, a fin de efectuar el mantenimiento en las captaciones de
las quebradas y sus defensas, el mismo que de acuerdo a información proporcionada
por el jefe de dicha unidad, sufren daños permanentes que no le permiten operar en
forma habitual y atender los trabajos asignados, pues han permanecido por varios
meses en las mecánicas.
Estas novedades se encuentran reveladas en las órdenes de trabajo que sustentan las
tareas diarias encomendadas al personal de esa unidad.
Mediante memorando 564 GOA-2011 de 16 de septiembre de 2011, el Jefe de
Alcantarillado presentó un detalle de las condiciones en que se encuentra la
maquinaria, en la cual se describe que permanecen en las mecánicas varios meses,
conforme el siguiente detalle:
24
TIPO
MARCA
CODIGO
PLACA
Cargadora
Frontal
DAÑOS PRESENTADOS
Reparación de motor desde el 04 de abril de 2011, desde
John Deere
322
544C
el 18 de enero al 28 de junio de 2011. OT 170
Reparación de motor desde el 12 de abril hasta el 10 de
Excavadora
John Deere
324
690B
mayo de 2011. OT 1239
Daños en motor y tren de rodaje desde el 21 de enero
Excavadora
JBC
326
807B
hasta el 12 de mayo de 2011. OT 1238
Continuos daños en las cadenas de la transmisión, desde
Mini Cargadora
CASE
316
1845
el 04 de enero hasta el 15 de abril de 2011, OT 31
Tractor
John Deere
327
850B
hasta el 12 de mayo de 2011. OT 1245
169
PMD-608
Rotura de ejes y piñones y carrocería en mal estado,
Reparación del motor y tren de rodaje desde el 13 de abril
Hidrosuccionador Ford
desde el 1 de enero al 25 de marzo de 2011. OT 97
Así mismo el Departamento de Distribución, dispone de vehículos y maquinaria
pesada que requieren de mantenimiento y reparación; sin embargo se verificó que
estos servicios no son oportunos.
Con respecto a estos hechos, el Jefe de Distribución con memorando 0602-GOD-2011
de 18 de agosto de 2011, en su parte pertinente señaló:
”…este problema es recurrente y está presente en todas las áreas. Ocurre que
cada vez que se requiere realizar mantenimiento de vehículos, maquinaria o
equipos, no hay taller disponible y cuando designan a uno, se demoran muchos
días y salen casi igual o peor de lo que entraron. Adicional al problema es la
disposición de que acuda a la oficina de Transportes, el chofer o responsable
del vehículo, por lo que ocasiona pérdida de personal, ya que esta tarea puede
realizar cualquier otra persona de las Unidades Operativas”
Por otra parte, la Unidad de Mantenimiento Electromecánico UMED, para realizar sus
actividades, cuenta con tres maquinarias pesadas, entre ellas con la Grúa Lorain
código 336 y placa 61638.
Del análisis realizado se estableció que esta maquinaria ha permanecido en
reparación en los talleres de la Politécnica Nacional desde el 20 de octubre de 2010,
hasta el 26 de abril de 2011, esto es aproximadamente siete meses, produciéndose un
desfase en las actividades con respecto a lo planificado, conforme lo establece el Jefe
de la Unidad, al presentar el avance de los trabajos en el primer semestre de 2011,
pues indica que no se pudo efectuar el mantenimiento de 15 pozos.
25
Esta situación se presentó por cuanto el taller mecánico de la Politécnica Nacional, no
disponía de los repuestos necesarios, ocasionando la paralización de esta máquina y
la suspensión del mantenimiento de pozos en todo el D.M.Q. y consecuentemente, la
atención de las emergencias que podrían presentarse.
El 24 de mayo de 2011, el Jefe de la UMED, insistió vía correo electrónico, al Jefe del
Departamento de Servicios Generales, requerir la atención de la reparación de la
Grúa, debido a que salió con problemas de reparación de la mecánica, pues esta
máquina es utilizada en forma permanente y retrasa los trabajos planificados.
El Jefe de la UMED, mediante correo electrónico de 17 de agosto de 2011, sobre la
incidencia de la falta de mantenimiento de la Grúa Lorain, en el cumplimiento de la
programación, metas y objetivos de la Unidad, expresó lo siguiente:
“…debo aclarar que el problema con la grúa Lorain, fue el tiempo que
permaneció en el taller designado y el tiempo que se mantenía suspendido la
operación de la misma, mientras los mecánicos realizaban su trabajo en los
diferentes sitios en donde se encontraba la Grúa, tiempo en el cual no pudo
realizar sus labores propias de mantenimiento de pozos…”
Adicionalmente presentó un informe sobre el tiempo de funcionamiento de esta
maquinaria cuya representación gráfica es la siguiente manera:
Operación Grua
Loraine
Trabajando
Taller y/o revisión
en sitio
Parqueada por
cambio de llantas
Parqueada por
daño
Días
12
194
10
17
Como se puede apreciar la Grúa Lorain ha permanecido 194 días en el taller para su
reparación y revisión.
El Jefe de Alcantarillado en memorando 195 GOAC 2011 de 25 de abril de 2011, se
refiere a la demora en las mecánicas para la reparación del hidrosuccionador código
520 y de placa PME-369, ingresó a la mecánica el 01 de abril y Salió el 11 de abril,
26
según se menciona en el documento por presentar problemas en el tanque de agua
limpia y las baldisas, sin embargo debe ingresar en reiteradas ocasiones a la
mecánica, ocasionando retrasos en la ejecución de trabajos, es así que en el 2011
ingresó por 18 veces a la mecánica y en los meses de agosto, septiembre y octubre
por tres ocasiones en el mismo mes.
Es importante señalar que la Empresa no dispuso de un Plan de Mantenimiento de
vehículos y maquinaria pesada para el año 2010, según ratifica el Jefe de Servicios
Generales en memorando GAS-2011-1972 de 22 de agosto de 2011, en los siguientes
términos:
“…La Unidad de Transportes para el año 2010 se encontraba en proceso de
implementación el Plan de Mantenimiento del parque automotor de la Empresa
en el Sistema AS400, módulo de Transportes en conjunto con el Departamento
de Recursos Informáticos se desarrollaron las actividades descritas en el
Project Empresarial de la EPMAPS, adjunto; debiendo señalar que la ejecución
sigue en proceso en el Departamento de Recursos Informáticos…”
Los hechos narrados no han permitido el cumplimiento de la NCI 406-13
Mantenimiento de Bienes de Larga Duración; el Reglamento Orgánico Funcional en
relación con el mantenimiento de la maquinaria en las funciones establecidas en el
literal h)
para la Unidad de Transportes y, el artículo 11.- del Reglamento de
Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de
Trabajo, en lo referente a las “Obligaciones de los Empleadores”. (Anexo 6).
Luego de la comunicación de resultados provisionales el Gerente de Administración y
Gestión del Talento Humano en memorando GA-2011-111 del 26 de octubre de 2011,
informa lo siguiente:
“…La corrección total de la maquinaria fue realizada y entregada a mediados
del mes de marzo del 2011. Por lo que es importante mencionar que la demora
en la reparación de esta máquina se debe a distintos aspectos: complejidad del
daño, la escasez de repuestos (año, modelo de fabricación), daños ocultos que
aparecieron en las pruebas de ruta que no corresponden al convertidor,
proceso que ha sido continuamente supervisado mediante reuniones con
personal de la Politécnica y la Unidad de Transportes…”
Por lo comentado, la opinión vertida por el Gerente de Administración y Gestión del
Talento Humano, concuerda con la demora en la reparación de la maquinaria y
vehículos por consiguiente corrobora los hechos narrados en el comentario.
27
Posterior a
la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
Operaciones en memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, presenta sus
aclaraciones, sin que lo expresado modifique el contenido del comentario.
Conclusión
El estado mecánico de algunos vehículos y maquinaria que prestan los servicios en los
Departamentos de Alcantarillado y Distribución, permanecen por tiempos superiores a
lo previsto en las mecánicas, lo que no ha permitido el cumplimiento oportuno,
originado un desfase de los trabajos asignados por no disponer de estas herramientas
de trabajo en estado activo.
Recomendación
Al Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano
10. Dispondrá al Jefe de Transportes que los trabajos de mantenimiento de los
vehículos se ejecute de acuerdo con el plan de mantenimiento, el mismo que
contendrá el análisis mecánico efectuado, con el fin de determinar las fechas
aproximadas de ingreso a la mecánica, para su mantenimiento rutinario y
correctivo, en el caso de reparaciones se verificará que los trabajos sean
ejecutados en los tiempos establecidos, para lo cual se coordinará previamente
el ingreso a la mecánica con el Jefe del Departamento y Jefes de las Unidades
Operativas de la Gerencia de Operación y Mantenimiento, a fin de que se
planifique las actividades de estas unidades y efectuará el seguimiento para
verificar su cumplimiento.
11. Dispondrá al Delegado Técnico de la Unidad de Transportes, supervisar los
trabajos en las mecánicas a fin de que el proceso de reparación sea ágil y
oportuno, lo que permitirá contar con estas herramientas de trabajo, para evitar
desfases en las labores designadas, gestión que será vigilada por el Jefe de
Transportes para su cumplimiento.
28
Falta de dotación de materiales para los servicios de reparación de conexiones
de agua potable.
En los reportes sobre la atención de servicios de conexiones de agua potable, se
estableció que en el Departamento de Distribución y en las Unidades Operativas de
Parroquias Sur Orientales y Operaciones Norte, existe desabastecimiento en el stock
de materiales que se utilizan en las reparaciones de la red de agua potable como son:
tuberías, accesorios, uniones mecánicas, uniones dresser asimétricas asbesto
cemento PVC de 8” y acero PVC de 12”, uniones gibault, llaves, codos, tee, collar,
adaptes hembras de manguera negra, adaptes macho de manguera negra de ½,
collares de 2x1/2 y de 3x1/2, universales de ½, llaves rectas de paso de ½, codos de
½, entre otros.
El Jefe del Departamento de Distribución, sobre esta novedad, mediante memorando
0602-GOD-2011 de 18 de agosto de 2011, manifestó que la falta de materiales en
Bodegas Generales es un inconveniente que provoca retraso en trabajos programados
y emergentes, que afecta la imagen de la Empresa, situación que fue verificada en las
visitas realizadas a las bodegas.
Esta falta de material incide en el cumplimiento de las actividades programadas
especialmente en la
atención o reparación de los daños en las conexiones
domiciliarias y en la red matriz, incidiendo en el cumplimiento oportuno de las métricas
establecidas en la reparación, además al no disponer del material adecuado el
personal de reparaciones debe emplear dos o más materiales a fin de adaptar a lo
requerido el material inexistente en las bodegas en otros casos se procede a la
compra del material con caja chica o se solicita al cliente los mismos.
Por su parte el Guardalmacén General referente al desabastecimiento de materiales
en las diferentes unidades operativas del Departamento de Distribución, con
memorando 1063-GAAB-2011 de 27 de septiembre de 2011, manifestó:
“…Existen procesos que se declaran desiertos y que se reinician, esto
ocasiona desabastecimiento, ya que el tiempo que se realiza la solicitud de
bienes hasta que se entrega los materiales es un promedio de 90 días para el
proceso de compra.- Además existen trabajos que las Unidades Operativas lo
realizan como variantes nuevas; los materiales que se proyectan son
únicamente para mantenimiento…”.
29
Lo expresado por el Guardalmacén no justifica el desabastecimiento de los materiales
para la atención a los usuarios, puesto que no ha previsto un mínimo de stock para
esta clase de ítems en las bodegas de las unidades operativas, con el propósito de
planificar su adquisición en las cantidades necesarias, considerando un margen para
realizar la reparación de conexiones no programadas y los tiempos transcurridos en
los procesos de adquisición que se declaran desiertos.
Mediante memorando No. 723-GAA-2011 del 20 de septiembre de 2011, el Jefe del
Departamento de Abastecimientos, indica:
“…Es importante señalar que en el período objeto del análisis por Auditoría, la
normativa establecida para el efecto como son: Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), Reglamento a la LOSNCP y
normativa interna, se encontraba en una etapa de transición lo cual produjo
demora en los procesos…”.
Lo anotado anteriormente ocasiona que no exista oportunidad en la atención de los
servicios solicitados por los usuarios, en lo relativo a conexiones de agua potable y/o
reparaciones, lo que no permite cumplir las métricas de tiempo establecidas para estas
operaciones, afectando la imagen de la Empresa; no se ha considerado los
lineamientos la NCI 406-02 Planificación. (Anexo 6).
Luego de la comunicación provisional de resultados el Gerente de Operaciones
mediante memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011 y el Gerente de
Administración y Gestión del Talento Humano, con memorando GA-2011-111 del 26
de octubre de 2011, presentaron sus aclaraciones, sin embrago estas no aportan con
información adicional que amerite la modificación del comentario.
Conclusión
En el Departamento de Distribución y en las Unidades Operativas Parroquias Sur
Orientales y Norte, se determinó que existe falta de stock en materiales para la
reparación de las conexiones de agua potable, debido a que no se consideró en la
adquisición todas las actividades efectuadas por estas unidades y la demora de los
procesos de contratación, ocasionando retraso en la atención de los trabajos acordes
a los parámetros de tiempo de atención a los usuarios.
30
Recomendación
Al Gerente Administrativo y Gestión de Talento Humano
12. Dispondrá al Jefe de Abastecimientos que en la planificación de las adquisiciones se
considere el tiempo aproximado que requieren los procesos de contratación; así como
la inclusión del material suficiente, considerando las nuevas actividades programadas,
para lo cual coordinará con las áreas operativas involucradas, lo que permitirá
provisionar a las bodegas de los distritos en las cantidades necesarias para la
atención a la comunidad.
Materiales inflamables cercanos a las oficinas de la Unidad operativa.
En la visita realizada el 14 de julio de 2011 a la Unidad de Operaciones Parroquias Sur
Orientales, se verificó que en sus instalaciones existen materiales inflamables que se
encontraban a la intemperie y sin ninguna clase de seguridad, pues ponen en peligro
la infraestructura física y a sus empleados e inclusive a las viviendas que se
encuentran ubicadas junto a la unidad operativa. Es el caso de los tanques de diesel y
gasolina que contienen 50 galones cada uno, que se utilizan para proveer de
combustible al parque automotor (vehículos, maquinaria y motocicletas), cuyos
recipientes no tienen una rotulación que indique su contenido, peligrosidad y
precauciones necesarias para su empleo.
Cabe señalar que, si bien se ha destinado un espacio para su almacenamiento,
observamos que esa instalación no garantiza la seguridad de los productos
inflamables.
Mediante un correo electrónico de 21 de julio de 2011, el Jefe de la Unidad Operativa
Parroquias Sur Orientales, informó lo siguiente:
“… Al hacerme cargo de la Unidad Operativa Parroquias Sur Orientales, los
tanques metálicos de 50 galones de combustible de gasolina y de diesel (que
sirven para la recarga de combustible de motocicletas la gasolina y para las
retro excavadoras el diesel) se los almacenaba en una estructura metálica con
cubierta de eternit, misma que no cubría al material en horas de la tarde de los
rayos solares, razón por la cual se realizó la construcción de un cuarto aislado
(con ventilación y protección de la lluvia y del sol) lejano a las áreas de
31
permanencia de los trabajadores de la Unidad y la construcción de un cubeto
de recolección de derrames de combustibles, las dos estructuras cumplen con
lo dispuesto por el Cuerpo de Bomberos. Acciones que han contribuido a
disminuir los posibles riesgos de un eventual incendio por causa de este
material…”
El criterio emitido por el Jefe de la Unidad Operativa, no desvirtúa lo que el equipo de
auditoria observó en la visita efectuada, como se indicó inicialmente, pues el lugar de
almacenamiento de los combustibles se encuentra muy cercano a las oficinas.
Esta situación se presenta debido a que el Jefe de la Unidad Operativa Parroquias Sur
Orientales, no ha coordinado con el área de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional,
a fin de que se realice un estudio de la ubicación adecuada de los tanques que
contienen el diesel y la gasolina, lo que podría ocasionar
una explosión
con la
consecuente afectación al personal que labora en la unidad, así como de los bienes
institucionales.
Al respecto no se han cumplido las medidas de prevención de los riesgos establecidos
en la Codificación del Reglamento Interno de Seguridad y Salud; en el artículo 1 literal
b) “De las Obligaciones del Empleador”; así como del Reglamento de Seguridad y
Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medioambiente del Trabajo, Art. 136.
“Almacenamiento, Manipulación y Trabajos de Depósitos Materiales Inflamables”.
(Anexo 6).
Luego de la comunicación provisional de resultados el Gerente de Operaciones
mediante memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, informa lo siguiente:
“A fin de mejorar la distribución de espacios físicos para las áreas operativas de
la Unidad Operativa Parroquias Surorientales, y conforme a la recomendación
establecida en la Consultoría para la Optimización de los Procesos de la
Gerencia de Operaciones, realizada por la firma HYTSA, se ha programado la
construcción de un nuevo edificio en el predio del Tanque 14-15 ubicado en el
sector de Ontaneda en la Parroquia de Conocoto”.
Las acciones que va a emprender el Gerente de Operaciones, contribuirán a la
novedad narrada en el comentario.
32
Luego de la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
Operaciones en memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, no aporta
con información que permita modificar el comentario.
Conclusión
Los 5 tanques de 50 galones cada uno, de diesel y gasolina que sirven para proveer
de combustible a los vehículos, maquinaria y motocicletas, se los mantiene sin tener
las seguridades básicas necesarias, debido a que el área de Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional, no ha realizado un estudio a fin de que este tipo de material sea
almacenado en un espacio adecuado en prevención de accidentes.
Recomendación
Al
Gerente
de
Operaciones
y
Gerente
de
Gestión
Ambiental
y
de
Responsabilidad Social.
13. Dispondrán a los Jefes de los Departamentos de Distribución y Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional en su orden, realicen una inspección y procedan
a la reubicación de los tanques de combustible que contienen este material
inflamable; además, se analice la posibilidad de que el suministro de dichos
combustibles se efectúen a través de una estación de servicio público y
efectuará el seguimiento de la ejecución de esta recomendación.
Equipos de diagnóstico en las Plantas de Tratamiento subutilizados.
La Unidad de Mantenimiento de Plantas del Departamento de Producción, dispone de
equipos con tecnología de punta que permiten realizar los trabajos de calibración de
equipos electrónicos existentes en los Sistemas de Producción y cuenta con los
procedimientos e instructivos establecidos para el efecto.
De la información proporcionada por un funcionario del Departamento de Producción
al Jefe de dicho Departamento, en memorando GOPM-895-2011 de 16 de agosto de
2011, se estableció que los equipos en mención, están siendo subutilizados, el detalle
de ellos se presenta a continuación:
33
Item
Código
Descripción del
Marco
Modelo
Tipo
de
Activo
Equipo
1
19305
Alineador Laser
Pruftechnik
Smartalign
Smartreader
2
19304
Analizador
Pruftechnik
VibscannerSmartscanner
Omnitrend
Software
de
Vibraciones
El Jefe de la Unidad de Mantenimiento de Plantas con Memorando GOPM-1198-2011
del 14 de octubre de 2011 manifestó lo siguiente:
“…Con relación a los equipos de diagnóstico: analizador de vibraciones,
alineador laser y analizador de aceites, me permito informar lo siguiente:
._Estos equipos determinan el estado de un equipo mientras se encuentra en
operación (mantenimiento predictivo), de modo que se tomen las acciones de
mantenimiento preventivas ó correctivas pertenecientes antes de que ocurra la
falta ó parada del equipo.(Sic).- El no utilizarlos adecuadamente implicaría la
obtención de datos y medidas erróneos que se traduciría en acciones de
mantenimiento equivocadas con afectación en la vida útil de los equipos._ No
han sido explotadas la utilización del software propio de los equipos para el
manejo de los datos medidos…”
Esta subutilización se debe a que el personal que opera los equipos, no ha sido
entrenado en el manejo adecuado, ocasionando que al momento de efectuar el
mantenimiento no se apliquen las técnicas apropiadas para aprovechar las bondades
de esta herramienta de trabajo, así como para precautelar la buena conservación de
los bienes; tal como lo determina el Reglamento General Sustitutivo para el manejo y
administración de bienes del sector público en el Art. 3.- Del procedimiento y cuidado,
(Anexo 6).
Luego de la comunicación provisional de resultados el Gerente de Operaciones
mediante memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, expresó lo siguiente:
“…En el proceso de compra se contempló la capacitación para el uso de estos
equipos de uso y aplicación especializados; no obstante, atendiendo la
recomendación del informe de auditoría, se coordinará la actualización de
conocimientos correspondiente de los equipos indicados…”.
Así mismo el Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano, respecto a los
resultados provisionales, con memorando GA-2011-111 del 26 de octubre de 2011,
nos da a conocer lo siguiente:
34
“…De acuerdo a lo señalado, me permito indicar que cuando se adquiere un
software o equipo el administrador del contrato es el responsable de que la
empresa a la que adquirió nos entregue la capacitación del equipo; además es
importante indicar que cuando un servidor u obrero termina la relación laboral
con la Empresa, está en la obligación de capacitar a dos personas como
mínimo en el manejo del equipo, de esta actividad es responsable el Jefe
inmediato de acuerdo a lo establecido en el Art. 3 Del procedimiento y cuidado,
del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público.- Además la unidad de Capacitación y Desarrollo de
Personal en el año 2010 ha realizado varios cursos solicitados por la Gerencia
de Operaciones; y, para los casos de capacitación de equipo técnico es
responsabilidad de las áreas requirentes conforme sus necesidades técnicas..”
Sin embargo de lo comentado el personal requiere inducción en el uso de los equipos
para su mejor utilización por lo que consideramos pertinente nuestra observación.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
operaciones en memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, presentó sus
aclaraciones; sin embargo no aportó con información que modifique lo comentado.
Conclusión
La falta de entrenamiento del personal que labora en la Unidad de Mantenimiento de
Plantas, para el manejo de los equipos de diagnóstico, no permite la utilización
adecuada de los mismos y el aprovechamiento de los recursos existentes en la
unidad.
Recomendación
Al Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano
14. Dispondrá al Jefe de Capacitación programe la inducción requerida por el
personal de la Unidad de Mantenimiento del Departamento de Producción,
para el manejo de los equipos de diagnóstico, gestión que permitirá el
aprovechamiento de los recursos y un mejor desempeño en las actividades y
efectuará el seguimiento de su cumplimiento.
35
Incumplimiento en las actividades programadas para la evaluación y reparación
de Colectores.
En la evaluación efectuada al Plan Operativo de 2010, se estableció que la Unidad
de Mantenimiento de Colectores, no se ejecutó las actividades para la evaluación y
reparación de los colectores, considerando que los objetivos de esta unidad es el
mantenimiento y mejoramiento del sistemas de alcantarillado, el detallen se presenta
a continuación:
Actividad
Planificado
Ejecutado
% Cumplimiento
Realizar la evaluación interna de
colectores
10
5
50%
Reparación de colectores
3
0
0
Como se puede apreciar en la primera actividad se cumplió el 50%, y en la segunda
actividad hubo un incumplimiento total, debido a la falta de personal especializado,
las metas para la evaluación y reparación de los colectores no se cumplieron de
acuerdo a lo programado.
Cabe señalar que según el Reglamento Orgánico Funcional, vigente hasta el 15 de
julio de 2010, estas actividades eran de competencia de la Unidad de Mantenimiento
de Colectores, quienes realizaban los trámites para la contratación de la evaluación y
reparación de los mismos, supervisando su ejecución.
Es importante aclarar que cuando se presentan emergencias, colaboran las unidades
operativas norte, centro y sur de Alcantarillado; por lo que se ha priorizado la limpieza
de sumideros y rejillas, así como el mejoramiento de la captación del escurrimiento
superficial.
El Subgerente de Saneamiento, en información recibida el 28 de septiembre de
2011, manifestó lo siguiente:
“Desde abril se creó una coordinación de mantenimiento preventivo que es la
responsable de la inspección óptica interna de colectores secundarios y
principales. Esto permite la planificación de trabajos de rehabilitación.Adicionalmente las unidades de operación Norte, Centro y Sur, se apoyan de la
coordinación de mantenimiento preventivo para la inspección interna de
colectores accesibles en casos emergentes.”
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En el informe de “Unidad de Coordinación de Mantenimiento Preventivo”, presentado
por el Coordinador de Mantenimiento Preventivo al equipo de auditoría el 5 de
octubre de 2011, expresó:
“…La unidad en mención se creó por la necesidad de tener un plan ordenado
de mantenimiento preventivo de las redes de alcantarillado del DMQ. Este plan
requiere de la revisión sistemática por medio de inspección televisiva del estado
estructural y operativo del sistema”…
Con respecto a su operatividad en el mencionado informe señaló:
“…Para cubrir la demanda actual y futura de inspección televisiva, se ha
propuesto gestionar la adquisición de los siguientes equipos:”._1 vehículo para
inspección televisiva, con sistema de cámara satelital y sistema estándar de
inspección autopropulsado. _1 vehículo para inspección televisiva, con
sistema de cámara para recorrido a pie y sistema estándar de inspección
autopropulsado. _2 cámaras oscilo- giratoria de empuje manual._3 cámaras
de poste._2 licencias de win Can Office Expert con la respectiva
capacitación._ Se plantea además la conformación de 8 equipos de trabajo,
los cuales laborarán doble turno y con un total de 24 personas, grupos que
estarán conformados con 2, 3 y 4 asistentes..”
La falta de un plan de mantenimiento para la evaluación y rehabilitación de los
colectores, podría ocasionar daños severos en las propiedades privadas,
especialmente si consideramos que algunos de ellos ya han cumplido su vida útil,
puesto que fueron construidos a inicios del siglo XX, conforme se desprende del
“Proyecto Piloto de Gestión de Riesgos Relacionados con Movimientos en Masa en
el DMQ”, efectuado en noviembre de 2010; además en el “Plan de Trabajo para
Identificación de Viviendas sobre Rellenos de Quebradas” en el que establece que
7 913 predios se encuentran construidos sobre colectores, los cuales correrían riesgo
en caso de un colapso a consecuencia de daños en su estructura.
Estas actividades están contempladas en el Reglamento Orgánico Funcional en las
funciones relativas a la Unidad de Operaciones Pluviales del Departamento de
Alcantarillado en los literales p) y q) así como en las constantes en las Unidades
Operativas Norte, Centro y Sur en su literal i) del mencionado cuerpo reglamentario.
(Anexo 6).
Luego de la comunicación provisional de resultados el Gerente de Operaciones en
memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, da a conocer al Auditor Interno
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las aclaraciones en el que menciona:
“…Para la planificación sistemática de las actividades señaladas, se prevé la
creación
de un Unidad de Mantenimiento Preventivo, de la que formará parte
los técnicos del equipo de trabajo…Esto ayudará al cumplimiento de la
programación concerniente a la evaluación y reparación de colectores del
DMQ…”
Así mismo el Subgerente de Saneamiento (e), en memorando 251-GO-2011 del 27
de octubre de 2011, en respuesta a lo comentado señala:
“…Es necesario aclarar que si bien no se realizó la reparación programada de
los colectores previamente evaluados, se intervinieron y mejoraron de manera
emergente, a través de contratistas de reparaciones varias y atención a
emergencias, las siguientes estructuras: Reparación del colector Manosalvas,
para Sanguña._Reparación del colector Navarro, sector UPC de la Magdalena.Reparación del colector Calvario, calle Huaynapalcon y Mariscal Sucre.Reparación del colector, calle Quevedo...”.
Sin embargo de lo señalado, las reparaciones de colectores se efectuaron de manera
emergente, situación que mediante un monitoreo y evaluación planificada pudo ser
intervenido oportunamente, por tal motivo nuestro comentario es pertinente.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
Operaciones mediante memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011,
informa lo siguiente:
“La Gerencia de Operaciones, ha considerado en la propuesta de
reestructuración del Departamento de Alcantarillado la conformación de un
equipo de trabajo especializado, para el cumplimiento de las actividades
indicadas en la recomendación”.
Opinión que no cambia el contenido de este comentario.
Conclusión
No se cumplió con la evaluación y reparación de los colectores del D.M.Q, contante
en el Plan Operativo 2010, incidiendo en el alcance de las metas programadas por la
Unidad de Operaciones Pluviales del Departamento de Alcantarillado; lo que podría
ocasionar posibles daños en las propiedades privadas a causa de la falta de
38
mantenimiento y reparación de los colectores, con el consecuente costo para la
Empresa de presentarse una emergencia.
Recomendación
Al Gerente de Operaciones
15. Dispondrá al Jefe del Departamento de Alcantarillado que en la Unidad de
Operaciones Pluviales se elabore un plan de mantenimiento que considere
personal especializado para la evaluación y rehabilitación de los colectores
del DMQ, el mismo que será monitoreado en forma periódica a fin de verificar
su cumplimiento, lo que permitirá prevenir cualquier tipo de siniestros que
desmedre la imagen Institucional.
Captaciones en Quebradas en el D.M.Q requieren intervención técnica.
Existen captaciones de quebradas en las cuales el acceso para su mantenimiento no
es adecuado, o sus estructuras de retención requieren intervención técnica, esta
situación se observó en la visita de campo efectuada el 17 de agosto de 2011, por el
auditor técnico conjuntamente con el Jefe de Mantenimiento de Captaciones de
Quebradas(e), de la Gerencia de Operaciones; en el sector comprendido en “El
Rancho y Miraflores”, considerando que cerca de estas descargas se encuentran
propiedades privadas, conforme a los siguientes resultados:
Las estructuras conformadas por el retenedor de sólidos, dique y torre de
regulación se encuentran en un rango confiable, excepto en la Quebrada
Caicedo cuyas estructuras colapsaron conforme se presenta en la siguiente
fotografía:
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La señalización, confinamiento y caminos de acceso para el mantenimiento no
es adecuada, puesto que no facilita el acceso del personal y maquinaria
requerida para el mantenimiento, tal como se observa a continuación:
Las laderas o taludes que se encuentran alrededor de las infraestructuras, no
tienen ninguna intervención técnica para estabilizarlas, lo que podría ocasionar
en temporada de altas precipitaciones deslizamientos y consecuentemente el
colapso de las mismas, como se puede observar en la siguiente evidencia
fotográfica:
Existe asignada una persona para coordinar y cumplir la programación del
Mantenimiento de las Captaciones en las Quebradas, situación que debido a las
40
numerosas formaciones geológicas que se encuentra en la ciudad de Quito,
dificulta un monitoreo eficiente y eficaz.
Se constató que no existe un Manual de Procedimientos para el manejo y
operación en las quebradas en el DMQ, para prever la eventualidad de
emergencias.
No se ha considerado las funciones contempladas en los literales a) y b) del
Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable
y Saneamiento en lo concerniente a esta unidad; así como los artículos 73.- Ubicación
y 164.- Objeto del Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y
mejoramiento del medioambiente del trabajo. (Anexo 6).
Esto se debe a que en los procesos de mantenimiento no se han considerado
mecanismos que permitan implantar medidas de seguridad y de prevención en caso
de suscitarse una fuerte temporada invernal, lo que podría ocasionan inundaciones y
daños a las propiedades privadas cercanas a estas zonas.
Posterior a la comunicación provisional de resultados el Gerente de Operaciones,
mediante memorando 250-GO-2011 de 25 de octubre de 2011, expresa lo siguiente:
“…En la propuesta del PAC 2012, se han previsto proyectos para el
mantenimiento de captaciones en quebradas, por un valor de USD 420,000,
los mismos que servirán para atender los requerimientos de la estabilización de
taludes. Su ejecución estará sujeta a la disponibilidad presupuestaria”.-“El
Departamento de Alcantarillado ha realizado un estudio de las funciones,
actividades y procesos…Esta revisión conlleva a una reestructuración del
departamento y personal”._ No está conformado un manual de procedimientos,
sin embargo, existen documentos para el mantenimiento de las captaciones en
las quebradas. Estos son: .- Monitoreo con las respectivas matrices.Programación de acuerdo al monitoreo.-Intervención…”.
Por lo expuesto por el Gerente de Operaciones, en memorando anteriormente
descrito, ratifica lo comentado, si bien existen documentos para el mantenimiento de
las captaciones en las quebradas, a nuestro criterio estos deben ser la base para
elaborar el manual de procedimientos para las quebradas que conforman el DMQ.
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Luego de la conferencia final de comunicación de resultados, el Gerente de
operaciones en memorando 258-GO-2011 del 10 de noviembre de 2011, indica que
está de acuerdo con los aspectos señalados.
Conclusiones
Las estructuras en las Quebradas Rancho y Miraflores que disponen de retenedor de
sólidos, dique y torre de regulación se encuentran en un adecuado estado de
mantenimiento, excepto en la quebrada Caicedo cuyas estructuras están colapsadas.
No se dispone de una señalización, confinamiento y caminos de acceso adecuados, a
fin de facilitar el mantenimiento en las quebradas.
Se requiere de personal técnico y operativo, a fin de cumplir con la programación del
mantenimiento de las captaciones de las quebradas.
No se ha elaborado un Manual de Procedimientos para el manejo y operación en las
quebradas en el DMQ, lo que podría ocasionar que en temporadas de altas
precipitaciones, se produzcan deslizamientos y consecuentemente el colapso de las
mismas.
Recomendaciones
Al Gerente de Operaciones y Gerente de Gestión Ambiental y de Responsabilidad
social
16. Conjuntamente implementarán un manual de procedimientos para el manejo y
operación en las quebradas en el DMQ, gestión que permitirá normar el manejo,
medidas de seguridad y de operación en las quebradas
Al Gerente de Operaciones
17. Efectuará las gestiones tendientes a realizar la reconstrucción de las estructuras
de retención de sólidos destruidas, antes que inicie la temporada invernal.
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Al Gerente de Operaciones y Gerente Administrativo y de Gestión del Talento
Humano
18. Analizaran los requerimientos de personal técnico, así como la optimización de la
capacidad operativa de la maquinaria, a fin de que se cuente con los recursos
necesarios para el cumplimiento de las actividades planificadas.
Al Jefe del Departamento de Alcantarillado
19. Coordinará con el Jede del Departamento de Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional, para realizar la señalización de los accesos para el mantenimiento
de las quebradas y con el Jefe del Departamento de Ingeniería de Proyectos, a
fin de que se construya vías acceso en las quebradas con el propósito de
fortalecer su mantenimiento.
Atentamente,
Ing. Miguel Ángel Játiva C.
AUDITOR INTERNO
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