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instructivo “configurando el sistema cobra con información

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instructivo “configurando el sistema cobra con información
INSTRUCTIVO “CONFIGURANDO EL SISTEMA COBRA CON
INFORMACIÓN COMPATIBLE PARA FACTURAS
ELECTRÓNICAS”.
2014
Recomendaciones:
1. Imprimir y leer completamente todo este instructivo.
2. Primero deberá ejecutar las indicaciones del “INSTRUCTIVO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL
SISTEMA “COBRA” 2014”, ya que de lo contrario no podrá configurar al Sistema COBRA con
información compatible para Facturas Electrónicas.
3. Deberá contratar a un Proveedor de Factura Electrónica (Proveedor de Certificación de
Comprobantes Fiscales Digitales a través de internet PAC).
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_19264.html
4. Tomar en cuenta las recomendaciones para contratar a un proveedor de factura electrónica.
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_25283.html
5. El diseño de la factura deberá ser a elección de Municipio u Organismo de Agua Potable,
siempre cuando se apegue a lo establecido en este instructivo.
6. El correcto funcionamiento, de la emisión de Facturas Electrónicas, dependerá de su
Proveedor contratado.
7. Contratar un proveedor de Servicio de Internet.
8. Instalar el servicio de Internet tomando como base los esquemas planteados en este
instructivo.
9. Contar con antivirus en el servidor y en cada uno de los equipos que accesen a realizar
liquidaciones en el Sistema COBRA (recomendación: sin conexión a internet security para
evitar lentitud)
10.
Instalar el programa de Adobe Reader en cada uno de los equipos que accesen a
realizar liquidaciones en el Sistema COBRA
11.
Haber concluido de realizar los pasos indicados en el “INSTRUCTIVO PARA LA
ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA “COBRA” 2014”
12.
No modificar ninguna configuración del Sistema COBRA, hasta no contar con un
Proveedor, Autorizado por el SAT, que emita Facturación Electrónica.
NOTA: Dar a conocer la información de este instructivo a su proveedor
contratado.
GLOSARIO
 IHAEM. Instituto Hacendario del Estado de México.
 COBRA. Sistema Integral de Administración Tributaria Municipal.
 SAT: El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la Secretaría
de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y
aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y
equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las
disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de
generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política
tributaria.
 CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet o Factura Electrónica.
 PAC: Es un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI, es aquella persona moral que cuenta
con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los
contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración
Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus
clientes.
 CSD: Los Certificados de Sello Digital son expedidos por el SAT, y para un propósito
específico: firmar digitalmente las facturas electrónicas.
 Timbrado de facturas: Es el proceso de validación de la información que se envía al SAT. En
respuesta a la correcta validación regresa vía internet el Folio Fiscal formado por:
o UUID: UUID son las siglas en inglés del Identificador Universalmente Único. Esto es un
código identificador estándar que se utiliza en el proceso de construcción de software. El
código se forma por una cadena compuesta por 32 dígitos hexadecimales (del 0 al 9 y las
primeras 6 letras del alfabeto) mostrados en 5 grupos separados por guiones de la forma (8
– 4 – 4 – 4 – 12).
Ejemplo: 560a8451-a29c-41d4-a716-544676554400
o Folio Asignado por el SAT
o Fecha y Hora de Certificación
o Fecha y hora de emisión
o Número de serie del CSD
o Sello digital del emisor
o Sello Digital del SAT
o Cadena Original
 RFC genérico: Se utiliza Para aquellos Facturas Electrónicas globales que amparen una o más
operaciones efectuadas con público en general, y en el mismo se consignará el RFC genérico
XAXX010101000 es decir aquellas personas que no están inscritas ante el SAT y por lo tanto
no cuentan con un RFC con homoclave.
ESQUEMA DE OPERACIÓN DEL SISTEMA COBRA INSTALADO DE MANERA LOCAL
EN UNA PC
ESQUEMA DE OPERACIÓN DEL SISTEMA COBRA INSTALADO EN UNA RED LOCAL
CONTENIDO DE LA CARPETA SATMUN DEL SISTEMA “COBRA” PARA
PROPORCIONAR INFORMACIÓN A UN PROVEEDOR AUTORIZADO DE
CERTIFICACIÓN DE CFDI (PAC)*.
“Estructura de la tabla facturas.dbf”
“DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS DE LA TABLA
facturas.dbf”
foilo_rec: Número de recibo interno, generado por el Sistema Integral de Administración Tributaria Municipal.
Tipo Carácter (8)
datos: Información proporcionada por el Sistema COBRA, para la generación de la factura electrónica, conforme a
las especificaciones que se detallan más adelante en este instructivo. Tipo Memo
*
(La información en este
campo se procesa como un archivo txt)
Ejemplo:
01|ADOLFO MENDEZ ZARATE|Fisica|XAXX010101000|||Direccion de correo||LOS MANZANOS S/N MZ. 28 LT.
1 COL. BELLO HORIZONTE|||||TULTITLAN||Edo. Méx.|México||MTU200612R55|NO|XX|000010||
02|566.00|0.00|0.00|566.00|Pago en una sola
exhibicion|||Ingreso||EFECTIVO|0000|Grupal|TULTITLAN|1||||||||
03|IMPUESTO PREDIAL|PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL. SUBSIDIO PAGO ANUAL ANTICIPADO VALOR
CATASTRAL: 401,169.40||NO Aplica|529.95|1.0|0|0.00|529.95|0|0|0|0.00|0|0.00|0|0.00|0|0.00|
03|RECARGOS| ||NO Aplica|78.47|1.0|0|0.00|78.47|0|0|0|0.00|0|0.00|0|0.00|0|0.00|
03|ESTIMULOS FISCALES. BONIFICACIÓN| ||NO
Aplica|42.42|1.0|0|0.00|42.42|0|0|0|0.00|0|0.00|0|0.00|0|0.00|
05|0080100201000000
99|PERIODO DE PAGO: 01-2013 12-2013|TERRENO M2: 114.00 CONSTRUCCIÓN M2: 140.00|
fecha_ing: Información proporcionada por el Sistema COBRA, Fecha y hora de registro. Tipo Fecha/Hora.
fecha_fac: El PAC debe colocar la fecha y hora en que se generó el CFDI. Tipo Fecha/Hora.
cfdi: El PAC debe colocar el Folio Fiscal (UUID)
ruta_img: El PAC debe colocar la ruta en que guardo los siguientes archivos: TIFF, PDF y XML. Tipo Carácter 200.
Observaciones el PAC debe generar estos 3 archivos por cada factura emitida, y deberán ser creados dentro de la
“carpeta facturas” una estructura que debe contener el año y dentro de esta el mes (descrito anteriormente) para
guardar los archivos. Adicionalmente para el nombre de los archivos se debe tomar el campo Folio_rec, por
ejemplo:
XX000020.pdf
XX000020.xml
XX000020.tiff
cfdstatus: El Sistema “COBRA” coloca el status “PROCESAR CFDI”, con lo cual el PAC debe realizar el proceso de
timbrado de la facturación electrónica, una vez concluido el proceso, debe colocar en este campo el status:
“OK PROCESADO”. Tipo Carácter 20.
Status
PROCESAR CFDI
¿Quien genera el Status?
Sistema COBRA
OK PROCESADO
PAC
PROCESADO
PAC
CANCELAR
Sistema COBRA
Descripción
Se graba el estatus de este registro cuando usuario del
Sistema COBRA imprime el recibo. Asigna el status
PROECESAR CFDI
Realiza el timbrado y modifica el Status del registro por OK
PROCESADO
El PAC genera nota de remisión por falta de internet o
cualquier otro motivo que impida el timbrado, modifica el
Status por PROCESADO. Genera los archivos .PDF y .TIFF en
la ruta indicada.
El usuario cancela el recibo en el sistema COBRA y a su vez
este modifica el Status por CANCELAR en la tabla
facturas.dbf
OK CANCELADO
PAC
El PAC cancela la factura y modifica el Status por OK
CANCELADO en la tabla facturas.dbf
Es importante considerar los casos en que no haya el servicio de Internet o cualquier otra causa por la cual no se
pueda realizar el CFDI, en estos casos el PAC debe generar una nota de remisión y guardar los archivos PDF y TIFF
en la ruta correspondiente, colocando en este campo el status de “PROCESADO”. Esto con la finalidad de no
detener el proceso de recaudación en la Tesorería Municipal u Organismo de Agua, sin embargo se deben
procesar estos registros posteriormente.
cfdstdescr: El PAC debe color el motivo por el cual no se pudo generar la factura electrónica. Tipo Carácter 200.
*ESTRUCTURA DEL CAMPO datos DE LA TABLA
FACTURAS.DBF
GUÍA DE SERVICIO DE TIMBRADO A PARTIR DEL CAMPO TEXTO (datos)
Identificador de Registro ‘01’ – Datos del Cliente
No.
Nombre
Req.
Tipo / Long.
Descripción
1
2
3
Identificador
Nombre
Tipo Persona
SI
SI
SI
Char(2)
Char(255)
Char(6)
Valor fijo “01”
Nombre completo del cliente
Indica el tipo de persona que recibirá el comprobante. Debe tomar los
siguientes valores (lo valida mayúsculas o minúsculas):
Física (puede recibirse sin acento)
Moral
4
RFC
Destinatario
SI
Char(13)
Registro federal de contribuyentes (mayúsculas), armado de acuerdo a la
estructura autorizada por el SAT, respetando las longitudes: 13 caracteres
para personas físicas y 12 para personas morales.
5
Nombre (s)
NO
Char(255)
Nombre o nombres de la persona contacto del Cliente.
6
Apellidos
NO
Char(255)
Apellidos de la persona contacto del cliente.
7
Email
NO
Char(50)
Correo electrónico del cliente, al cual será enviado el CFDI (incluyendo la
representación impresa o archivo PDF), en caso de activarse la opción de
envío.
8
9
10
Teléfono
Ubicación
Dato1
NO
SI
NO
Char(50)
Char(100)
Char(50)
Teléfono del cliente
Calle del domicilio del cliente
Opcional
11
Dato2
NO
Char(50)
Opcional
12
Dato3
NO
Char(50)
Opcional
13
14
15
16
17
Dato4
Municipio
Dato5
Estado
País
NO
NO
NO
SI
SI
Char(50)
Char(50)
Char(5)
Char(50)
Char(50)
Opcional
Municipio del domicilio
Opcional
Estado del domicilio del cliente
País del domicilio del cliente. Para domicilios fiscales del país se colocará fijo
“México”, o el nombre del país en el cual radica el receptor del comprobante.
18
19
Referencia
RFC Emisor
NO
SI
Char(100)
Char(13)
Referencia del domicilio del cliente.
RFC de la organización o contribuyente que emite el comprobante, armado
de acuerdo a la estructura autorizada por el SAT, respetando las longitudes:
13 caracteres para personas físicas y 12 para personas morales
20
Notificar
SI
Char(2)
21
22
23
Serie
Folio
Referencia3
SI
SI
NO
Char(2)
Char(6)
Char(50)
Indicar si se desea que se envíe por correo al cliente su factura; debe
contener los valores “SI” o “NO”.
Serie de los recibos
No. del recibo
Identificador interno del cliente.
Identificador de Registro ‘02’ – Datos de la Factura
No.
Nombre
Req.
Tipo / Long.
Descripción
1
2
Identificador
Subtotal
SI
SI
Char(2)
Decimal (10,6)
Valor fijo “02”
Monto de la suma de los conceptos facturados.
3
Descuento
SI
Decimal (10,6)
Monto total del descuento aplicado a la factura. Si no existe descuento
se coloca 0.00.
4
% Descuento
SI
Decimal (10,2)
Porcentaje del descuento aplicado a la factura. Si no existe descuento
se coloca 0.00.
5
Total
SI
Decimal (10,6)
Monto total de la factura, con IVA incluido.
6
Forma de Pago
NO
Char(255)
Descripción de la forma en que se realiza el pago. Si se omite la forma,
el Sistema de Facturación CFDI coloca la leyenda “Pago en una sola
exhibición.”
7
Motivo descuento
NO
Char(255)
8
Asunto
NO
Char(255)
Motivo que originó el descuento, en caso de que haya aplicado un
descuento a la factura.
Asunto de la factura, que se incluirá como título del correo electrónico
enviado al cliente, en caso de aplicar envío.
9
Tipo de Comprobante
SI
Char(10)
Tipo de comprobante que se utiliza para la generación del CFDI. Deben
ser cualquiera de los siguientes valores (considerando mayúsculas y
minúsculas):
Ingreso
Egreso
Traslado
10
Observaciones
NO
Char(255)
Observaciones adicionales a la factura.
11
Método de Pago
SI
Char(100)
Método por medio del cual se pagará el monto de la factura: Efectivo,
Transferencia, Efectivo, etc.
12
Cuenta de Pago
NO
Char(50)
Aplica en pagos electrónicos para definir el origen de la cuenta
bancaria y el nombre del banco.
13
Tipo de Impuesto
SI
Char(10)
Indica cómo será representado los impuestos en el PDF (se coloca
alguno de los siguientes valores fijos con mayúsculas y minúsculas):
Individual. Se aplica Impuesto por producto.
Grupal. Se aplica Impuesto Global.
14
Lugar de Expedición
SI
Char(100)
Lugar en el que se expide la factura.
15
Moneda
SI
Char(1)
Moneda en la cual se genera la factura o lo conceptos facturados:
1 – Moneda nacional
2 – Dólar estadounidense
16
Tipo de Cambio
NO
Decimal (5,2)
17
Monto IVA Grupal
NO
Decimal (10,6)
Tipo de cambio aplicable a moneda distinta de moneda nacional; en
caso de facturación con moneda nacional se coloca vacío.
Monto Total de IVA Trasladado, cuando el Tipo de Impuesto es
“Grupal” (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de
Timbrado Masivo.
18
Tasa IVA Grupal
NO
Decimal (10,6)
Tasa del IVA Trasladado, cuando el Tipo de Impuesto es “Grupal”
(campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado
Masivo.
19
Monto IEPS Grupal
NO
Decimal (10,6)
Monto Total de IEPS, cuando el Tipo de Impuesto es “Grupal” (campo
13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo.
20
Tasa IEPS Grupal
NO
Decimal (10,6)
21
Monto IVA Retenido
NO
Decimal (10,6)
Tasa de IEPS, cuando el Tipo de Impuesto es “Grupal” (campo 13).
Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo.
Monto de IVA Retenido, cuando el Tipo de Impuesto es “Grupal”
(campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado
Masivo.
22
Monto ISR
NO
Decimal (10,6)
Monto de ISR, cuando el Tipo de Impuesto es “Grupal” (campo 13).
Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo.
Identificador de Registro ‘03’ – Conceptos que integran la Factura
No.
Nombre
Req.
Tipo / Long.
Descripción
1
2
3
4
5
Identificador
Nombre
Código
Descripción
Unidad de medida
SI
SI
SI
NO
SI
Char(2)
Char(100)
Char(50)
Char(255)
Char(50)
6
Precio Unitario
SI
Decimal (10,6)
Valor fijo “03”.
Nombre del producto o servicio.
Código del producto o servicio facturado.
Descripción completa del producto o servicio.
Unidad de medida del producto o servicio; si se desconoce se coloca “No
aplica”
Precio unitario del producto o servicio.
7
Cantidad
SI
Decimal (10,6)
Cantidad del concepto facturado; puede contener hasta 3 decimales.
8
% de descuento
SI
Decimal (5,2)
Aplica cuando existe un porcentaje de descuento al producto o servicio.
Si no considera descuento se coloca 0.
9
Monto de Descuento
SI
Decimal (10,6)
Monto que se descontó en los casos de aplicación de descuento al
producto o servicio. Si no considera descuento se coloca 0.00.
10
Importe
SI
Decimal (10,6)
Total del importe a facturar, incluido el descuento que haya aplicado.
Debe contener valor mayor a cero.
11
% IVA
SI
Decimal (5,2)
Porcentaje de IVA aplicado al producto. Si no considera IVA se coloca 0.
12
Monto IVA
SI
Decimal (10,6)
Monto del IVA que se aplicó al producto o servicio. Si no considera IVA
se coloca 0.00.
13
% IEPS
SI
Decimal (5,2)
14
Monto IEPS
SI
Decimal (10,6)
15
% IVA Retenido
SI
Decimal (5,2)
Porcentaje de IEPS que se aplicó al producto o servicio, en caso de que
aplique. Si no considera IEPS se coloca 0.
Monto de IEPS aplicado al concepto. Si no considera IEPS se coloca
0.00.
Porcentaje de IVA Retenido aplicado al concepto. Si no considera IVA
Retenido se coloca 0.
16
Monto IVA Retenido
SI
Decimal (10,6)
Monto de IVA Retenido. Si no considera IVA Retenido se coloca 0.00
17
% ISR
SI
Decimal (5,2)
Porcentaje de ISR aplicado al producto o servicio. Si no considera ISR
se coloca 0.
18
Monto ISR
SI
Decimal (10,6)
Monto de ISR aplicado al producto o servicio. Si no considera ISR se
coloca 0.00.
Identificador de Registro ‘05’ – Información Predial
No.
Nombre
Req.
Tipo / Long.
Descripción
1
2
Identificador
Número
SI
SI
Char(2)
Char(100)
Valor fijo “05”.
Número de cuenta predial
Identificador de Registro ‘99’ – Datos Adicionales a la Factura
No.
Nombre
Req.
1
2
3
Identificador
Periodo de pago
Superficie
SI
NO
NO
Tipo /
Long.
Char(2)
Char(255)
Char(255)
Descripción
Valor fijo “99”.
Periodo de pago
Superficie de terreno y construcción
PRUEBAS DE ESCRITORIO Y DE FUNCIONALIDAD
Es importante que cada Municipio u Organismo de Agua valide, la información proporcionada por el PAC, con la
finalidad de realizar la puesta en marcha del Sistema Integral de Administración Tributaria Municipal COBRA.
PUESTA EN MARCHA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
 Ya no se utilizaran los recibos de cobro CFD (Comprobante Fiscal Digital).
 Ya no se utilizaran impresoras matriz de puntos.
 Asegurarse que su proveedor de facturación electrónica, cumpla con los requisitos mencionados
anteriormente en este instructivo.
 Confirmar que el equipo, en donde está instalado el Sistema COBRA y la aplicación del PAC, cuente con
el servicio de Internet.
 Conectar a cada uno de los equipos que liquidan y cobran, con el Sistema COBRA, su respectiva
impresora laser.
 Accesar al Sistema COBRA como Administrador del sistema ( Usuario Apellidos Nombre) utilizado los
folios que desee.
 Haga clic en el menú Mantenimiento de Catálogos y clic a la opción Datos del H. Ayuntamiento
 En la ventana que le aparece realizar lo siguiente:
Teclear el RFC del Municipio.
Al comienzo debe dejar un espacio en blanco
y posteriormente capture el RFC de su
municipio.
Active la casilla “Imprimir factura al cobrar”.
NOTA: Activar esta casilla solamente
después de realizar pruebas exitosas de
generación de CFDI con el PAC
 Ejemplo:
EJEMPLO
 Cierre la ventana de Datos del H. Ayuntamiento
 Confirme que SI desea almacenar los cambios.
 Los cobros realizados a contribuyentes o usuarios que no estén dados de alta en el SAT, el sistema
COBRA utilizará el RFC genérico XAXX010101000 y el PAC timbrará la factura electrónica en el
SAT.
 Deberá dar de alta, en el Sistema COBRA, una nueva serie de folios para proceso de control interno,
estos folios ya no son validados por el SAT y podrán ser controlados por el Municipio de acuerdo al
número de cajeros que utilicen el Sistema.
 La serie de los nuevos folios sigue teniendo la misma estructura 2 letras y 6 dígitos.
 Cada cajero debe llevar su control, para saber cuál fue el último folio utilizado y así poder darle
continuidad.
 Emitir cualquier tipo de cobro con el Sistema COBRA y verificar que se imprima la factura generada por
el PAC y confirmar en el Servidor COBRA, que en la carpeta 01 (Enero), se estén almacenando, por cada
recibo cobrado realizado, los archivos .PDF, .XML y .TIFF
NOTA: Si el archivo .XML no fue generado por el PAC, la factura electrónica en el SAT no fue timbrada,
por lo que el proveedor deberá generarlas posteriormente.
 Para que el PAC envié una factura a un contribuyente que la solicite, en el padrón correspondiente
(impuesto predial y/o Agua potable de Uso No Comercial), deberán capturar el RFC y su cuenta de
correo electrónico correctamente, ya que de lo contrario el PAC no generara la factura y/o no la enviará
con éxito a través de Internet.
PARA CUALQUIER DUDA ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO [email protected]
JUAN CARLOS SERRANO VILLEGAS.
PARA PODERTE BRINDAR UN MEJOR SERVICIO DE SOPORTE Y ASESORIA SOBRE EL
SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MUNICIPAL COBRA,
DEBERÁS DESCARGAR DE LA PAGINA EN DONDE BAJASTE ESTE INSTRUCTIVO,
LLENAR Y ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO LA “CEDULA DE RESPONSABLES DEL
SISTEMA COBRA”. FAVOR DE NO HACER CASO OMISO A ESTA SOLICITUD DEL
LLENADO DE ESTA CEDULA.
ATTE.
JUAN CARLOS SERRANO VILLEGAS
ENC. DEL SISTEMA COBRA
IHAEM
Fly UP