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Preguntas Frecuentes Agencia Viajes

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Preguntas Frecuentes Agencia Viajes
PREGUNTAS FRECUENTES
1.
¿Puedo utilizar los servicios de
cualquier agencia de viajes?
2.
¿Es cierto que el Consejo Superior
de Investigaciones Científicas no
tiene contrato de agencia de
viajes?
3.
¿Qué ocurre si utilizo otra agencia
de viajes o gestiono personalmente
mis desplazamientos?
4.
¿A quiénes van dirigidas las
Instrucciones de funcionamiento
de la agencia de viajes “Halcón
Viajes” desde el 1 de junio de
2015?
5.
¿Qué servicios gestiona Halcón
Viajes?
6.
7.
8.
¿Qué servicios no gestiona Halcón
Viajes?
¿Qué ocurre si utilizo estos medios
de transporte no gestionados por
Halcón Viajes?
¿Y si encuentro un billete más
barato por mi cuenta?
No. La UNED está obligada a utilizar los servicios de “Halcón Viajes”, pues ha sido la
adjudicataria del contrato centralizado, siendo imposible la utilización de cualquier otra agencia
de viajes, tal y como se señala por el dictamen elaborado por la Abogacía del Estado y que se
encuentra en el espacio web.
No. El CSIC cuenta con agencia de viajes y, en octubre de 2015, entra a formar parte de los
organismos públicos que gestiona los desplazamientos de su personal a través del contrato
centralizado (con Halcón Viajes), firmado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones
Públicas, tal y como sucede en el caso de la UNED.
Según los términos del contrato esto únicamente es posible en determinadas condiciones (ver
preguntas números 8, 22 y 27); al margen de estos casos, los organismos de supervisión y
control -Intervención General de la Administración del Estado y Tribunal de Cuentas- pueden
exigir responsabilidades por incumplimiento de contrato a la UNED, en el caso de gestión de
los desplazamientos fuera de las condiciones del contrato.
Con carácter general, a las personas que viajen con cargo a la UNED: PDI, PAS, ProfesoresTutores, Estudiantes y otro personal ajeno a la UNED para asistencia a tribunales, comisiones,
jornadas, etc.
No obstante, los representantes de estudiantes disponen de normas específicas que siguen
vigentes y que se encuentran disponibles en su espacio web (Campus estudiantes).
La gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los billetes de
transporte aéreo, terrestre y marítimo.
Los bonos de alojamiento y de alquiler de vehículos.
Los billetes en otros tipos de medios de transporte, distintos de los señalados que, en su caso,
se autorizarán de forma excepcional.
No está incluida la gestión de taxis, transporte público urbano (metro, autobús, tranvía, etc.) y el
ferrocarril de cercanías (salvo que se englobe en un billete combinado).
En ese caso, los desplazamientos autorizados por estos medios -no gestionados por Halcón
Viajes- se abonarán por la UNED directamente a los interesados.
Cuando la UNED o el viajero encuentren un mejor precio que el ofrecido por Halcón Viajes, lo
comunicarán a esta Agencia quien intentará igualar la oferta. En caso de que Halcón Viajes no
consiga igualar esa oferta, el propio Halcón Viajes emitirá un certificado en el plazo
improrrogable de dos horas y a partir de ese momento, la UNED o el viajero, ya podrán tramitar
y contratar la oferta externa encontrada.
1
9.
¿Cómo solicito los servicios de
Halcón Viajes?
10.
¿Cómo contacto con Halcón Viajes
fuera de los horarios fijados o si
me encuentro fuera de España?
11.
¿Puedo acudir a reservar a una
oficina de calle de Halcón Viajes?
12.
¿Con cuánta antelación debo
solicitar los servicios de Halcón
Viajes?
13.
¿Estaré asegurado en mis
desplazamientos?
14.
¿Qué vuelos me ofrecerá Halcón
Viajes?
15.
16.
17.
¿Cuáles son las características
generales de los vuelos que me
ofrecerá Halcón Viajes?
¿Qué horarios tienen los vuelos
que me ofrecerá Halcón Viajes?
¿Cuándo se aplica el margen de
tres horas sobre la hora solicitada?
Preferentemente, mediante un formulario habilitado para tal fin que se encuentra en el espacio
web de Gerencia al que habrá que adjuntar la comisión de servicios firmada, la convocatoria o
el certificado órgano que corresponda (el convocante, el centro de gasto, etc.), o la
documentación justificativa necesaria, según los casos.
No obstante, próximamente y siguiendo instrucciones del MINHAP se va a poner a disposición
de todos los organismos públicos incluidos en el contrato, un formulario web del que se dará la
oportuna publicidad.
Con carácter excepcional, están habilitados los siguientes teléfonos 24 horas durante los
sábados, domingos y festivos: desde España, 900 811 150; fuera de España, 800 34 547 494
(con carácter general), 34 91 663 02 04 (para móviles españoles en el extranjero)
No. Únicamente se podrá contactar con la agencia Halcón Viajes, preferentemente, a través del
formulario antes descrito y del teléfono 91 663 02 91 (centralita telefónica), en horario de lunes
a viernes de 09:00 a 19:00 h
Se solicitarán con la antelación mínima de 5 días naturales para los viajes nacionales y de 7
días naturales para los internacionales
Sí. La comisión de servicios me asegura al ser un documento oficial y necesario de cualquier
empleado público que se desplaza por motivo de trabajo.
Adicionalmente, cada viajero dispondrá de un seguro asociado a su desplazamiento y cuyas
coberturas y prestaciones puede consultarlas en la siguiente dirección: www.amexnet.es/age
Halcón Viajes ofrecerá obligatoriamente los precios de su extensa oferta si se cumplen las
condiciones generales al solicitar los servicios (con la antelación suficiente que se ha indicado
anteriormente) o más baratos si los hubiera.
Si no se cumplen las condiciones generales, se ofrecerá la tarifa económicamente más
ventajosa que se encuentre en cualquier compañía
Con carácter general, los vuelos se ofrecerán en líneas regulares, con trayecto directo, en clase
turista, con maleta y reserva de asiento, tarifa turista restringida (sin cambios ni anulaciones).
Las reservas de los vuelos atenderán siempre la hora de salida solicitada sin margen horario.
Únicamente en la oferta oficial restringida de vuelos que ha efectuado “Halcón Viajes”
denominada “Precios vuelos LOTE 3” (tarifas TOP), que está a disposición del personal en el
espacio web y que tiene precios muy competitivos como Madrid-Barcelona-Madrid por 60
euros o Madrid-Nueva York- Madrid por 300 euros, entre otros.
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18.
19.
¿Las ofertas del archivo “Precios
vuelos LOTE 3” (Tarifas TOP) están
vigentes durante todo el año?
Si tengo el título de familia
numerosa o la tarjeta dorada,
¿se aplican los descuentos en
billetes de tren?
20.
¿Qué ocurre con las
indemnizaciones estipuladas por
RENFE en caso de retrasos o
quejas?
21.
¿Puedo solicitar un vehículo de
alquiler?
22.
¿Puedo utilizar un vehículo
particular?
23.
24.
¿Qué características tienen los
alojamientos que me ofrecerá
Halcón Viajes?
¿La reserva de alojamiento incluirá
desayuno?
25.
¿Puedo elegir cualquier
alojamiento?
26.
¿Y si encuentro un alojamiento
más barato por mi cuenta?
Sí, con excepción de los denominados “días de embargo” previstos en el Pliego de
prescripciones técnicas y que únicamente afectan a estas tarifas TOP
Sí, en la tarifa normal por lo que, al solicitar un billete de tren se debe facilitar el número del título
de familia numerosa y la categoría del mismo o el número de la tarjeta dorada. En este caso, la
agencia emitirá el billete más barato que resulte de las siguientes alternativas:
 el de la tarifa normal con aplicación de los descuentos correspondientes
 el de la tarifa pactada con la administración (tarifa AGE)
La indemnización estipulada por RENFE por retraso de un tren que pueda derivarse de la queja
de un viajero la hará efectiva Halcón Viajes a la UNED y, en ningún caso, al viajero.
Sí, siempre a través de Halcón Viajes y cuando en la comisión de servicios se autorice.
El vehículo a alquilar siempre será en la clase “económica” e incluirá los costes del seguro a
todo riesgo y del consumo de combustible que Halcón Viajes facturará a la UNED.
Sí, en atención a las especiales características de los desplazamientos realizados por el PDI de
la UNED y siempre que se autorice en la comisión de servicios
En el resto de casos, la utilización de vehículo propio tendrá carácter excepcional, previa
conformidad del órgano competente, reflejándose esta circunstancia en la comisión de servicio
o en la autorización del órgano convocante, en su caso, para representantes de estudiantes y
profesores tutores
Con carácter general, habitación estándar de uso individual (o doble si así se especifica en la
comisión de servicio), que en ningún caso incluirá gastos por servicios extra ofrecidos por el
hotel.
Únicamente en aquellos casos en los que la tarifa lo permita
Halcón Viajes ofertará primero los hoteles de su listado (que se mantendrá público en todo
momento) y en caso de que ello no resultara posible, ofrecerá otros hoteles de la misma
localidad o proximidades.
No obstante, se mantendrá el criterio de prelación de los hoteles con los que tengan acuerdo
los Centros Asociados, tal y como viene sucediendo en los servicios prestados por Halcón
Viajes desde el 1 de junio de 2015
Cuando la UNED o el viajero encuentren un mejor precio que el ofrecido por Halcón Viajes, lo
comunicarán a esta Agencia quien intentará igualar la oferta. En caso de que Halcón Viajes no
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27.
28.
30.
31.
32.
¿Y si el precio del alojamiento
solicitado supera el importe de mi
dieta?
¿Puedo alojarme en
establecimientos de la Red de
Paradores del Estado?
¿Cómo puedo obtener más
información?
¿Cómo puedo gestionar las
cuestiones pendientes de algún
desplazamiento que gestioné con
la anterior agencia de viajes?
¿Qué puedo hacer cuando tenga
quejas o sugerencias con respecto
al servicio que presta Halcón
Viajes?
consiga igualar esa oferta, el propio Halcón Viajes emitirá un certificado en el plazo
improrrogable de dos horas y a partir de ese momento, la UNED o el viajero, ya podrán tramitar
y contratar la oferta externa encontrada.
Únicamente se puede utilizar un hotel cuyo coste exceda de la dieta, en las siguientes
circunstancias:
1.- Cuando el personal en comisión de servicios opte por un hotel de precio mayor del que le
corresponde (excediendo el importe del grupo de dieta asignado) tendrá que abonar él mismo
la diferencia de precio pero podrá escoger el hotel que quiera y no estará obligado a tramitar la
contratación a través de Halcón Viajes.
2.- Cuando exista imposibilidad de obtener alojamiento dentro de los márgenes de la dieta en
determinados destinos por la confluencia de ferias, eventos, congresos, etc. y la consiguiente
falta de disponibilidad hotelera, previa autorización del órgano competente.
Sí. Las reservas de alojamiento en la red de Paradores se efectuarán, igualmente, a través de
“Halcón Viajes”, respetándose las condiciones y precios previstos en el convenio firmado entre
Paradores de Turismo de España, S.A. y la Universidad Nacional de Educación a Distancia. No
obstante, en la actualidad se está negociando con Paradores la renovación del convenio con
vigencia hasta el 31 de diciembre de 2015.
Consultando toda la información relativa a la agencia de viajes que se encuentra a disposición
de la comunidad universitaria en el espacio web de la Gerencia o contactando con la
Administración de la Facultad o Escuela o el Servicio o Unidad correspondiente de la UNED
Cualquier cambio o cancelación en relación con los servicios contratados con Barceló BCD
Travel debe gestionarse a través del teléfono 913916322 en horario de 09:00 a 19:00 horas.
En caso de problemas con su petición de servicios póngalas en conocimiento de la Gerencia a
través de la dirección electrónica [email protected]
Madrid, 30 de noviembre de 2015
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