...

Tapahtumajärjestäjän opas Korhonen, Heidi; Korkalainen Karoliina; Pienimäki, Tanja & Rintala, Satu

by user

on
Category: Documents
3

views

Report

Comments

Transcript

Tapahtumajärjestäjän opas Korhonen, Heidi; Korkalainen Karoliina; Pienimäki, Tanja & Rintala, Satu
Laurea Julkaisut I Laurea Publications
Korhonen, Heidi; Korkalainen Karoliina; Pienimäki, Tanja & Rintala, Satu
Tapahtumajärjestäjän opas
Laurea Julkaisut I Laurea Publications I 58
Korhonen, Heidi; Korkalainen Karoliina;
Pienimäki, Tanja & Rintala, Satu
TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN
OPAS
Copyright ©tekijät ja Laurea-ammattikorkeakoulu 2015
Kannen kuva: Ilpo Vuorivirta
ISSN-L 2242-5241
ISSN 2242-5225 (verkko)
ISBN 978-951-799-426-2 (verkko)
Sisällysluettelo
1. Tapahtumat ovat monimuotoisia
6
2. Tapahtuman määritelmä
7
8
8
2.1 Tapahtuma projektina
2.2. Tapahtuma brändin rakentamisen keinona
3. Suunnittelu takaa onnistuneen tapahtuman
3.1 Projektisuunnitelma
3.2 Kohderyhmät
3.3. Tapahtumapaikan valitseminen
3.4 Sisältö ja ohjelma
3.5 Markkinointi ja viestintä
4. Toteutus tekee suunnitelmista totta
4.1 Henkilökunta
4.2 Osallistujan huomiointi
4.3 Isäntänä tai emäntänä toimiminen
4.4 Tapahtumaympäristö
5. Arviointi ja jälkimarkkinointi luovat pohjaa tulevaa varten
5.1 Arviointitilaisuuden järjestäminen ja raportointi
10
11
13
13
14
15
17
17
18
18
19
26
27
6.1 Messuille osallistuminen näytteilleasettajana
29
30
7. Kansainvälisyys on osa tapahtuman järjestämistä
32
8. Esimerkkitapahtuma: Oppilaitosvierailut
34
9. Esimerkkitapahtuma: Rekryfestarit
35
10. Esimerkkitapahtuma: Laureamkon vuosijuhla
37
11. Lopuksi
39
12. Opiskelijaesittelyt
40
13. Haastateltavien esittelyt
41
14. Lähteet
43
15. Liitteet
44
6. Messut rakentavat brändiä
1. tapahtumat ovat monimuotoisia
T
ämän oppaan tarkoituksena on olla yleispätevä
opas, joka auttaa niin Laurean opiskelijoita kuin
henkilökuntaakin erilaisten Laurean sisäisten ja
ulkoisten tapahtumien järjestämisessä. Oppaan avulla saa
kattavan käsityksen tapahtuman järjestämisestä sen kaikissa vaiheissa. Lukijan apuna toimivat selkeät ja yksityiskohtaiset muistilistat, joiden avulla voi varmistaa, että mitään ei
unohdu tapahtumaa suunniteltaessa. Mukana on myös esimerkkejä tapahtumista sekä kokeneiden tapahtumajärjestäjien havaintoja. Oppaassa olevat esimerkkitapahtumat on
koottu Laurean sisäisistä ja ulkoisista tapahtumista. Lisäksi messujen järjestämistä ja niille osallistumista käsitellään
omassa luvussaan, sillä Laurea osallistuu useille messuille näytteilleasettajana. Kansainvälisyyden huomioiminen
tapahtuman järjestämisessä on tärkeää, joten sille on omistettu oma lukunsa. Oppaan on kirjoittanut Laurea Hyvinkään liiketalouden projektijohtamisen (P2P) opiskelijatiimi.
Tapahtumat rakentavat ja vahvistavat Laurean brändiä. Laurean brändilupauksen ”Yhdessä enemmän – Laurea Uudellamaalla” tulee näkyä ja välittyä kaikissa Laurean ulkoisissa ja sisäisissä tapahtumissa ja toiminnassa. Brändin
6
Tapahtumajärjestäjän opas
rakentamiseen osallistuvat kaikki laurealaiset omalla tekemisellään. Vahva brändi luo kilpailuetua ja erottaa Laurean
muista alan toimijoista ja lisää tunnettuutta sekä kiinnostusta Laureaa kohtaan. Laurean brändi perustuu Laurean
arvoihin, tahtotilaan ja strategiaan. Tapahtumissa näkyviä arvoja ovat yhteisöllisyys, sosiaalinen vastuullisuus ja
luovuus.
Haluamme kiittää yhteistyökumppania viestintäjohtaja
Päivi Korhosta projektin toimeksiannosta sekä Laurean julkaisupalveluja julkaisun taittamisesta. Lisäksi haluamme
sanoa kiitokset projektin ohjaajille lehtori Pirjo Lappalaiselle ja lehtori Leena Suoniemi-Särkijärvelle tuesta ja kaikesta avusta. Kiitos myös niille, jotka olivat haastateltavina ja
antoivat materiaaleja, jotta opas saatiin koottua. Yliopettaja
Irma Pahlmania kiitämme oppaan lainsäädäntöosion tarkistuksesta. Kiitokset myös Hyvinkään International Week
2015-tapahtuman projektitiimille neuvoista kansainvälisen
tapahtuman järjestämiseen.
Heidi Korhonen, Karoliina Korkalainen, Tanja Pienimäki ja Satu
Rintala
2. tapahtuman määritelmä
T
apahtumaksi lasketaan mikä tahansa tilaisuus yksityisistä pienistä tilaisuuksista aina suuriin massatapahtumiin saakka. Tapahtumat voivat olla niin
organisaation sisäisiä kuin ulkoisiakin tapahtumia. Tapahtuman tarkoituksena on saada tuloksia aikaan, oli tapahtuma millainen tahansa. Tapahtuma-käsitteellä voidaan
tarkoittaa esimerkiksi messuja, markkinoita, kilpailuja,
konsertteja ja monia muita yleisötilaisuuksia. Tapahtuman
voi järjestää niin yksityinen henkilö kuin myös yritys tai
yhdistyskin. Tapahtumaa voivat olla järjestämässä henkilöt
organisaation sisältä tai tapahtuma voidaan ostaa tapahtumatoimistosta. Tapahtumien avulla ihmiset kootaan yhteen
jotain tarkoitusta varten tiettyyn paikkaan ja aikaan.
Laurea järjestää sisäisiä ja ulkoisia tapahtumia. Sisäisiä
tapahtumia ovat esimerkiksi koulutukset, henkilöstön virkistystilaisuudet, lukukauden avajaiset, valmistujaisjuhlat
ja vuosijuhlat. Tapahtumat vahvistavat Laurean henkilöstön ja opiskelijoiden yhteisöllisyyttä sekä Laurean brändija palvelulupauksen toteutumista. Laurean brändilupaus
”Yhdessä enemmän – Laurea Uudellamaalla” kuvastaa Laureaa vahvana ja verkostoituneena korkeakouluyhteisönä,
jolloin yhteistyöllä työelämän ja ympäröivän alueen kanssa
saavutetaan parhaat tulokset. Laurean palvelulupaus on ”Me
Laureassa olemme juuri sinua varten”. Laureassa voi opiskella joustavasti ja suunnitella oman opintoaikataulunsa. Laureassa saa ohjausta ja palautetta sekä laadukkaita, opintoja
tukevia palveluita. Laureassa rakennetaan opiskelijoiden
tulevaisuutta yhdessä työelämän kanssa.
Ulkoiset tapahtumat on suunnattu Laurean ulkoisille sidosryhmille kuten nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille
ja potentiaalisille uusille opiskelijoille. Ulkoisia tapahtumia
ovat muun muassa Studia-messut ja erilaiset hankkeet, jossa
Laurea on mukana. Tapahtumien tavoitteiden tulee olla selvät tapahtumaa suunnittelevassa projektiryhmässä ja Laureassa, ennen kuin niistä viestitään ulkopuolelle.
Tapahtumat ovat aina ohimeneviä sosiaalisia tilanteita ja ne
sisältävät aina jonkinlaisia riskejä, jotka voivat olla esimerkiksi taloudellisia tai maineeseen tai turvallisuuteen liittyviä. Tapahtuman toteuttajalla on siis aina suuri vastuu, jotta
kommelluksilta ja onnettomuuksilta vältyttäisiin ja tapahtuma saataisiin järjestettyä onnistuneesti. Tämän oppaan
avulla tapahtuman suunnittelu, toteuttaminen ja jälkiarviointi ovat helpompia. Hyvin suunniteltu tapahtuma pienentää mahdollisia riskejä huomattavasti.
Tapahtumat voidaan luokitella eri lajeihin esimerkiksi niiden koon, muodon tai sisällön perusteella. Kooltaan pienimmät tapahtumat ovat paikalliset ja yhteisölliset tapahtumat,
joiden päätarkoituksena on yleensä viihdyttää ja mahdollistaa sosiaaliset kontaktit. Tätä laajempia ovat suuret ja merkittävät tapahtumat. Ne keräävät suurempia yleisömääriä
pienempiin tapahtumiin verrattuna, ja media ottaa usein
kyseiset tapahtumat huomioon.
Mikäli tapahtumat lajitellaan niiden sisällön perusteella, kolme pääkategoriaa on kulttuuri- ja taidetapahtumat,
Tapahtumajärjestäjän opas
7
urheilutapahtumat ja liiketoimintaan liittyvät tapahtumat.
Messut ovat liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista huomattavan suuri ja kasvava osa-alue.
Jyrki Virtanen:
”Hyvä tapahtuma koostuu sitoutuneesta ja innostuneesta tiimistä, tyytyväisistä osallistujista ja siitä, että tapahtuman järjestäjä
kokee onnistumisen tunteen. ”
Susanna Kauppinen:
”Tapahtuma on onnistunut, jos ihmisillä on hauskaa ja tapahtuma luo yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä. Esimerkiksi Laureamkon vuosijuhlassa ovat yhdessä Laurean väki ja Laureamkon
väki. Raja-aidat katoavat pois ja kaikki ovat yhdessä juhlimassa
kulunutta vuotta. ”
2.1 Tapahtuma projektina
Tapahtuma on projekti, jonka onnistumisesta on vastuussa
tapahtumaa varten koottu projektiryhmä. Projektiryhmä tai
osa sen jäsenistä vastaa tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta. Kullekin tapahtumalle on tärkeää tehdä projektisuunnitelma sekä viestintä- ja markkinointisuunnitelma,
joihin on kirjattu tarkat tehtävät, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Projektiryhmä koostuu projektipäälliköstä, projektin
jäsenistä ja mahdollisesta asiantuntijaryhmästä ja tukihenkilöstöstä sekä projektin asettajasta.
Projektin asettaja on henkilö, joka päättää tapahtuman käynnistämisestä ja valitsee projektiryhmän jäsenet. Lisäksi on
mahdollista, että projektia valvoo johtoryhmä, joka määrittää tapahtuman tavoitteet, hyväksyy projektisuunnitelman
ja loppuraportin sekä seuraa projektin edistymistä. Projektipäälliköllä puolestaan on keskeinen vastuu tapahtumasta,
sillä hän hoitaa tapahtuman suunnittelua ja toteutusta sekä
vastaa tapahtuman päätöksestä ja lopputuloksesta. Tärkeää
on myös se, että projektipäällikkö delegoi tehtäviä muille projektin jäsenille. Projektin muut jäsenet ovat mukana
suunnittelussa ja hoitavat heille asetettuja tehtäviä.
Yksi tärkeimpiä asioita projektin onnistumisen kannalta
on asioiden varmistaminen moneen kertaan. Tapahtuman
päävastuullinen järjestäjä eli yleensä projektipäällikkö koordinoi useiden eri tahojen toimia, jotta kokonaisuus toimisi
hyvin. Tapahtuman yhteistyökumppaneita voivat olla muun
muassa pitopalvelu, tekniikasta vastaavat, ohjelmaan osallistuvat esiintyjät, tilojen somistajat ja tapahtuman isännät
ja emännät.
8
Tapahtumajärjestäjän opas
Tarvittaessa tapahtumaprojektia voidaan jakaa pienempiin
osaprojekteihin, joilla kaikilla on omat vastuuhenkilönsä
ja joita hoidetaan itsenäisesti. Projektipäällikkö ohjaa pienempien osaprojektien projektiryhmiä. Projektikokouksessa varmistetaan, että osaprojektit etenevät toivotulla tavalla.
Osaprojekteiksi kannattaa jakaa suuremmat ja pitempään
kestävät tapahtumat. Esimerkiksi viikon konferenssin voi
jakaa osaprojekteiksi niin, että jokaisella päivällä tai ohjelmakokonaisuudella on oma projektiryhmä.
Projektin koordinoinnin kannalta neljä tärkeintä tekijää
ovat tapahtuman visio ja tavoitteet, asioiden varmistaminen
ja koordinoivat kokoukset sekä viestintä. Projektipäälliköllä
tulee olla selkeä kuva tapahtumasta ja hänen tulee viestiä se
muille. On tärkeää varmistaa, että kaikki tietävät, mitä sovittiin. Päätökset tuleekin dokumentoida. Projektin kokouksia
on tärkeää pitää tiiviisti varsinkin projektin alussa ja tapahtuman lähestyessä ja jokaisesta palaverista on hyvä kirjoittaa
täsmällinen muistio.
Myös viestinnän tulee olla aktiivista. Koordinoivat kokoukset ja viestintä ovat suuri osa projektin onnistumista.
2.2 Tapahtuma brändin rakentamisen
keinona
Organisaation täytyy huolehtia siitä, että kaikki sen toiminta tukee annettujen brändilupausten lunastamista. Brändin uskottavuus kärsii, mikäli organisaation toiminta on
kaikkea muuta kuin sitä, mitä brändilupauksessa sanotaan.
Brändin rakentamisessa fokus on usein vain viestinnän sisällössä ja sen keinoissa ja kanavissa. Brändin kehitys saattaa
näin jäädä vain pinnalliseksi puuhasteluksi vain visuaalisuuden ja mainoslauseiden kanssa. Organisaation ja materiaalien visuaalista ilmettä ei kuitenkaan saa jättää huomiotta
tapahtuman järjestämisessä.
Brändin rakentaminen ja vahvistaminen tapahtumissa on
hyvä keino, sillä tapahtumissa asiakas saa mediamainontaa paljon voimakkaamman henkilökohtaisen kokemuksen.
Bränditodellisuus koetaan tällöin vahvemmin kuin passiivisessa mainonnassa. Tapahtumien tarkoituksena brändin
rakentamisessa on pyrkiä lisäämään tietoutta ja vahvistamaan brändiä. On tärkeää, että tapahtuma erilaistuu muista
ja sillä on hyvää yhteistyötä avaintoimijoiden kanssa. Menestystekijäksi on tutkimuksissa tunnistettu myös tapahtuman
perinteet ja pitkäikäisyys.
Tapahtumat ovat myös hyvin vuorovaikutteisia ja ne mahdollistavat hyviä kontakteja markkinointitapahtumaan
osallistuville. Tapahtumissa on tärkeää päästä vuorovaikutukseen ihmisten kanssa. Kun vuorovaikutusta pyritään
tekemään tapahtumien avulla, tulee tapahtumaosastoon
kiinnittää huomiota. Osaston visuaalisuus ja esittelijät
kuvastavat brändiä ja sen arvoja, ja kaikessa toiminnassa ja
sanomassa tulee käydä toteen brändilupaus. Tapahtumissa
asiakkaiden bränditietoisuus ja organisaation imago vahvistuvat. Tapahtumien avulla myös organisaation oma sisäinen
identiteetti vahvistuu. Identiteetillä tarkoitetaan organisaation omaa näkemystä sen toiminnasta. Onnistuneet tapahtumat auttavat vahvistamaan asiakkaiden positiivista mielikuvaa brändistä. Onkin tärkeää kiinnittää huomiota siihen,
kuinka asiakkaat kokevat brändin.
Tapahtumamarkkinointi on hyvä keino brändin rakentamisessa ja parhaimmillaan se on moniaistista, tunteisiin vetoavaa ja vuorovaikutteista. Tapahtumamarkkinoinnin tavoite
on pitkälle sama kuin mainoksilla. Asiakkaat yrittävät usein
välttää mainoksia, mutta he ovat kuitenkin innokkaita osallistumaan tapahtumiin.
Laurean brändilupauksen tulee näkyä ja välittyä kaikessa,
mitä Laureassa tehdään. Tapahtumien yhteisöllisyys onkin
asia, joka rakentaa Laurean brändiä. Yhteisöllisyys näkyy
myös siinä, että brändin rakentamiseen osallistuvat kaikki
laurealaiset omalla tekemisellään. Tapahtumissa kävijöiden
on helppo vastaanottaa Laurean brändi ja siksi brändin tulee
näkyä visuaalisesti ja toiminnallisesti tapahtumissa. Visuaalisuutta on muun muassa Laurean ilmeen, värien ja markkinointimateriaalin käyttäminen. Toiminnallista puolta on
puolestaan esimerkiksi se, että tapahtumissa toimitaan Laurean arvojen ja brändi- ja palvelulupausten mukaisesti.
Ilari Paananen:
”Laurean brändilupaus ”Yhdessä enemmän” näkyy muun muassa tapahtumissa, joissa saadaan kokoon pieniä toimijoita ja
heidän kanssaan saadaan aikaan menestyksekkäitä ja suuria
tapahtumia.”
Tapahtumajärjestäjän opas
9
3. Suunnittelu takaa onnistuneen
tapahtuman
E
nnen kuin tapahtuman sisältöä lähdetään ideoimaan, mietitään tapahtuman pääsanoma ja tarkoitus. Suunnittelussa pohditaan, miten erottaudutaan
muista ja minkälainen mielikuva halutaan jättää kävijälle
tapahtumasta. Lisäksi määritellään, miksi tapahtuma järjestetään, kenelle se järjestetään ja mitkä ovat tapahtuman
tavoitteet. Tapahtuman tavoitteena voi esimerkiksi olla
imagon rakentaminen, tunnettuuden kasvattaminen, työntekijöiden motivointi ja kiittäminen, tiedon jakaminen tai
sisäisten ja ulkoisten suhteiden rakentaminen. Tavoitteiden
tulee olla mitattavia. Tavoitteen kirkastuttua kootaan projektiryhmä, joka vastaa tapahtuman suunnittelusta, viestinnästä ja markkinoinnista, toteutuksesta ja jälkiarvioinnista
sekä jälkihoidosta. On tärkeää, että projektiryhmä sitoutetaan tapahtuman järjestämiseen ja sille selvennetään tapahtuman pääsanoma ja tavoitteet. Myös organisaation muun
henkilökunnan tulee tietää tapahtuman tavoitteet.
Ideointi aloitetaan yleensä alustavasta budjetista. Aluksi tarkastellaan, paljonko rahaa on käytettävissä. Budjetoinnissa
listataan mahdolliset menoerät ja mietitään, kuinka hyvin
rahat riittävät. Koko suunnittelun ajan tulee olla selvillä, paljonko rahaa on käytettävissä. Raha vaikuttaa todella paljon
siihen, millainen tapahtuma voidaan toteuttaa.
10
Tapahtumajärjestäjän opas
Tapahtuma suunnitellaan alusta asti loppuun kirjoittaen
jokainen idea ylös. Ensin päätetään tapahtuman pääsanoma, teema ja luonne ja mietitään, miksi ja milloin tapahtuma järjestetään. Mihin vuoden aikaan, minä viikonpäivänä ja mihin aikaan vuorokaudesta tapahtuma järjestetään?
Tämän jälkeen valitaan kohderyhmät. Seuraavaksi pohditaan tapahtumapaikkaa. Missä tapahtuma kannattaisi järjestää, suuressa messukeskuksessa vai tiivistunnelmaisessa
yökerhossa? Oikeanlainen paikka vaikuttaa suuresti tapahtuman tunnelmaan. Ideoinnissa tulee koko ajan huomioida järjestävän organisaation oma imago ja tapahtuman
osa-alueiden tulee olla sopusoinnussa sen kanssa. Tapahtuman ideointia on hyvä jäsentää esimerkiksi miellekartan
avulla, idealistalla tai SWOT-analyysillä. SWOT-analyysin
avulla tarkastellaan tapahtuman vahvuuksia, heikkouksia,
mahdollisuuksia ja riskejä.
Muistilista
•
Nimeä tapahtuma
•
Kokoa projektiryhmä
•
Määrittele tavoitteet ja onnistumisen mittarit
•
Tee alustava budjetti
•
Määrittele tapahtuman luonne ja sisältö
•
Valitse kohderyhmä
•
Päätä tapahtumapäivä(t)
•
Päätä tapahtumapaikka
3.1 Projektisuunnitelma
Projektisuunnitelman laatiminen aloitetaan ideoinnin jälkeen. Suunnitelmassa kuvataan, miten ja millä keinoilla
tapahtuma toteutetaan. Siinä selvennetään tapahtuman
taustojen, tavoitteiden, kohderyhmien ja toimenpiteiden
lisäksi projektiryhmä ja sen jäsenten tehtävät. Kaikki tehtävät ja toimenpiteet aikataulutetaan. Projektisuunnitelma
sisältää myös selvitykset resursseista, riskeistä sekä markkinoinnista. Lisäksi tapahtuman onnistumisen arviointikriteereiden tulee olla suunnitelmassa ja suunnitelmaan kuuluu myös viestintäsuunnitelma.
3.1.2 Aikataulut
Tapahtumaa järjestettäessä ajoitus tulee miettiä heti suunnittelun alkuvaiheessa. Tapahtuman ajoitus ei tarkoita pelkästään tapahtumapäivän aikataulua, vaan etenkin tapahtuman suunnittelun ja työtehtävien ajoittamista järkevästi.
Kun työtehtäviä ajoitetaan, kannattaa ne porrastaa tärkeysjärjestykseen niin, että eniten aikaa vievät ja tärkeimmät tehtävät aloitetaan ensimmäisenä. Jokaiselle työtehtävälle tulee
valita vastuuhenkilöt, jotta asiat hoidetaan ajoissa. Mitä
paremmin aikataulu on tehty, sitä tehokkaammin ja usein
myös paremmin tehtävät saadaan tehtyä. Mitään ei kannata
jättää viimeisille hetkille, jos sen voi tehdä jo aiemmin.
Aikataulun pohjaa voidaan lähteä suunnittelemaan miettimällä koko tapahtumaprosessia suunnitteluvaiheesta
toteutukseen ja siitä arviointiin. Mitä näissä vaiheissa täytyy
tehdä, jotta tapahtuma onnistuu ja kaikki tarvittavat asiat
hoidetaan ajoissa? Aikataulu toimii järjestäjille myös muistilistana siitä, mitä tehtäviä eri tapahtumavaiheissa on. Esimerkiksi tapahtuman rakennusvaihe vie paljon aikaa, joten
sen tehtävien ajoittaminen on todella tärkeää. Kun tapahtuman aikataulua suunnitellaan, tulee aina ottaa huomioon
mahdolliset muutokset ja peruutukset. Esimerkiksi esiintyjien hankkimiseen kannattaa varata reilusti aikaa, sillä mahdollisia peruutuksia saattaa tulla viime hetkilläkin. Tapahtumaan tarvittavia lupia hankittaessa ulkopuoliset toimijat
voivat aiheuttaa viivästyksiä, joihin järjestäjät eivät voi vaikuttaa. Tämän vuoksi myös lupien hankkimiseen kannattaa
varata aina ylimääräistä aikaa.
Itse tapahtuman aikatauluja ovat muun muassa tapahtuman
järjestäjien työaikataulut, esiintymisaikataulu sekä tapahtuman muun ohjelman aikataulu. Ohjelman aikataulu tulee
suunnitella siten, ettei se ole liian tiukka eikä liian löyhä.
Kukaan ei halua joutua kiirehtimään ohjelmanumerosta toiseen, vaan siirtymiin pitää varata sopivasti aikaa. Ohjelma
ei saa kuitenkaan olla täynnä taukoja ja tyhjiä kohtia, koska
kävijöiden kiinnostus saattaa sammua. Ohjelman aikataulu
riippuu paljon tapahtuman luonteesta ja tyylistä. Esimerkiksi tietyn tyylisillä tapahtumilla erillisiä ohjelmanumeroita ei
välttämättä ole ollenkaan, kun taas jotkin tapahtumat koostuvat niistä.
Muistilista
•
Ajoita kaikki työtehtävät näiden vaiheiden
perusteella:
•
Ideointi ja suunnittelu
•
Tapahtuman toteutus
•
Arviointi ja jälkimarkkinointi
•
Porrasta työtehtävien aikataulu tärkeysjärjestykseen
•
Aikatauluta tehtävät niin, että viivästyksien sattuessa
ehdit vielä toimimaan
•
Jaa työtehtäville vastuuhenkilöt, jotta asiat hoituvat
ajallaan
•
Tee jokaiselle projektin jäsenelle oma työaikataulu
•
Tee tapahtumapäivälle tarkka aikataulu
Susanna Kauppinen:
”Jos aikataulu ei toimi tai on epärealistinen, se aiheuttaa vain
pahaa mieltä ja kaaosta. Realistisuus on tärkeää ja ilmaa täytyy
jättää. Usein tapahtumien deadlinet tahtovat venyä.”
3.1.3 Resurssit
Resurssit ovat tärkeä osa tapahtuman suunnittelua. Tapahtuma vaatii muun muassa henkilöstöresursseja, koneita ja
laitteita, rahaa sekä erilaisia materiaaleja. Henkilöstöresurssien suunnittelu on merkittävää tapahtuman toteutuksen
kannalta. Henkilöstö koostuu pienemmissä tapahtumissa
ainoastaan omasta henkilökunnasta, mutta suuremmissa
saatetaan hankkia ulkopuolisia työntekijöitä ja talkoolaisia. Kaikki tapahtuman alueet tapahtumapaikan rakentamisesta lipunmyyntiin ja siivoamiseen tulee ottaa huomioon
hankkimalla tarpeeksi henkilöstöä. Monissa tapahtumissa myös erilaiset koneet ja laitteet ovat tarpeen. Järjestäjällä on aina hyvä olla tietokone ja tulostin. Lisäksi valot ja
äänentoistolaitteet ovat useimmissa tapahtumissa tarpeen.
Joissain tapahtumissa saatetaan tarvita myös mikrofoneja, videotykkejä tai mitä tahansa muita koneita tai laitteita. Muita materiaaleja ovat kaikki ne asiat ja esineet, joita tapahtumassa tarvitaan, esimerkiksi pöydät, tuolit ja
perustoimistotarvikkeet.
Muistilista
•
Selvitä resurssit
•
Henkilöstö
•
Koneet ja laitteet
•
Rahat
•
Muut materiaalit
Tapahtumajärjestäjän opas
11
3.1.3 Budjetti
Raha on yleensä ensimmäinen asia, joka tulee puheeksi jo
tapahtumaa harkittaessa. Tarkkaan suunniteltu budjetti on
kaiken a ja o. Ensimmäiseksi mietitään, kuinka paljon kaikki tulee maksamaan ja mistä rahaa saadaan vai saadaanko
ollenkaan. Tapahtuman järjestäminen on edullisimmillaan,
kun sitä hoitaa oma henkilökunta tai se tehdään talkootyönä
mahdollisimman pitkälle. Mitä pienempi budjetti, sitä haastavampaa tapahtuman järjestäminen on ja sitä enemmän
tarvitaan luovuutta. Yleensä kuitenkin ainakin suuremmissa tapahtumissa rahaa tarvitaan hieman enemmän. Tätä varten on hyvä hankkia yhteistyökumppaneita ja sponsoreita.
Näin tapahtumasta saadaan halutun kokoinen ja näköinen,
ja kaikki viihtyvät, kun henkilökuntaa on riittävästi.
Virkistysillan budjetti
12
Bussikuljetus
400 €
Tilavuokra
600 €
Somistus
200 €
Ohjelma
100 €
Ruoka
700 €
Juomat
800 €
Yhteensä
2800 €
Osallistujia n. 50
56 € / hlö
Tapahtumajärjestäjän opas
Budjetin laatiminen on helppo aloittaa, jos organisaatio on
tehnyt aikaisemmin jo samankaltaisia tapahtumia. Tällöin
saadaan realistinen pohja budjetoinnille. Kaikki suunnitellut menot kannattaa pilkkoa mahdollisimman moneen
osa-alueeseen. Jokaiselle näistä osa-alueista kannattaa myös
valita omat vastuuhenkilönsä ja selvittää heille heidän taloudelliset velvollisuutensa. Kulujen lisäksi tapahtumat useimmiten luovat tuottoja. Nämäkin tulee kirjata budjettiin. Täytettävä budjettipohja on liitteessä 1.
Kuluja
•
tilavuokrat
•
markkinointi- ja
mainontakulut
•
rakentaminen
•
somistus
•
tekniikka
•
luvat
•
kuljetukset
•
majoitus
•
tarjoilut
•
ohjelma
•
vartiointi
•
palkkiot
•
yllätysmenot
Muistilista
•
Selvitä budjetti
•
Listaa kulut
•
Listaa tulot
Tuloja
•
sponsorointitulot
•
lipputulot
•
arpajaistuotot
•
tarjoilutuotot
•
myyntituotot
•
näytteilleasettajat
3.1.4 Riskit
Tavallisimpia tapahtumien riskejä ovat henkilö-, omaisuusja toimintaan liittyvät riskit. Henkilöstöriskejä ovat sairastumiset ja tapaturmat. Sen lisäksi, että varaudutaan sairastumisiin, tulee myös aina varmistua siitä, että henkilöstö on
motivoitunut ja hoitaa kaikki annetut työtehtävät ajallaan.
Henkilöstöriskeihin voidaan varautua sopimalla henkilöstölle varavastuuhenkilöt. Omaisuusriskejä ovat tavaroiden
rikkoutuminen ja vahingoittuminen. Toimintaan liittyy
lukuisia eri riskejä, jotka vaihtelevat tapahtuman luonteen
mukaan. Yhtenä isona riskinä voidaan pitää ajoituksen pettämistä, jolloin tapahtuma saattaa epäonnistua. Myös äkilliset, järjestäjästä riippumattomat, riskit tulee huomioida.
Niihin voidaan varautua laatimalla hyvä aikataulu. Sään
muutokset, sähkökatkokset, mahdolliset lakot tai muut toimintaympäristössä tapahtuvat äkilliset muutokset voivat
aiheuttaa vaikeuksia. Lisäksi mahdolliset ”no showt” täytyy ottaa huomioon. ”No show” tarkoittaa ilmoittautuneita, jotka eivät kuitenkaan saavu paikalle. Myös taloudelliset
riskit, kuten budjetin riittämättömyys, ovat mahdollisia.
Joihinkin riskeihin pystytään varautumaan vakuutuksien
hankkimisella.
Jyrki Virtanen:
”Varautua täytyy melkein mihin tahansa!”
Muistilista
•
Tee riskianalyysi
•
Henkilöriskit
•
Omaisuusriskit
•
Taloudelliset riskit
•
Toimintaan liittyvät riskit
•
Ympäristöön liittyvät riskit
•
Hanki tarvittavat vakuutukset
3.2 Kohderyhmät
Tapahtumaa järjestettäessä on tärkeää miettiä, kenelle se
suunnataan. Useimmiten jo heti ideoinnin alussa järjestävällä taholla on selkeä mielikuva tapahtuman kohderyhmästä. Sen voi muodostaa suuri yleisö, rajattu kutsuvierasjoukko tai avoin kutsuvierasjoukko. Jotta tapahtumasta osataan
tehdä oikeannäköinen ja -kokoinen, tulee kohderyhmä tuntea riittävän hyvin. Täytyy miettiä, onko tapahtuma jo harmaantuneille yksilöille, keski-ikäisille herroille vaimoineen
vaiko juhlimista rakastaville nuorille. Kohderyhmän valinta
riippuu paljon siitä, minkälainen tapahtuma tulee olemaan
ja minkälaisia tavoitteita tapahtumalle on asetettu.
Tapahtuma voi olla vaikkapa järjestävän organisaation asiakkaille, henkilöstölle, yhteistyökumppaneille tai opiskelijoille. On otettava huomioon, onko kutsuttava esimerkiksi
mies vai nainen, minkä ikäinen hän on, onko hän
perheellinen, urheilullinen vai mahdollisesti absolutisti.
Kaikki nämä vaikuttavat paljon siihen, millainen tapahtuma
tehdään. Tapahtuman järjestäjän tulee muistaa, että tapahtumaa ollaan järjestämässä tarkkaan valitulle kohderyhmälle, ei itselle. Kohderyhmää tulee analysoida tarkkaan ja huomioida koko suunnittelun ajan, sillä kaikki ei sovi kaikille.
Hyvin usein tapahtumiin kutsutaan ihmisiä, joita halutaan
kohdella erityisen hyvin. Nämä arvovieraat täytyy huomioida alusta alkaen. Heidän mahdolliset erikoistarpeensa
tarjoilussa, kuljetuksissa ja majoituksissa tulee varmistaa.
Kansainvälisiä vieraita kestittäessä usein liputus on paikallaan. Liputusta varten löytyy ohje liitteestä 3. Lippujen saatavuus ja oikean pituiset lipputangot tulee tällöin varmistaa.
Monesti lippuja on myös tapahtumapaikan pöydissä. Jos tarvitaan tulkkeja tai tulkkausvälineitä, on se huomioitava riittävän ajoissa. Lisäksi mahdolliset seuralaiset ja heidän tarpeensa täytyy huomioida. He suhtautuvat usein tapahtuman
järjestelyihin kriittisemmin kuin kutsutut.
3.3 Tapahtumapaikan valitseminen
Tapahtumapaikan valitseminen on yksi tärkeimmistä päätöksistä tapahtuman järjestämisessä. Paikka vaikuttaa paljon siihen, mitä osallistujat ajattelevat tapahtumasta ja
millainen mielikuva siitä jää. Tapahtumapaikan valinta aloitetaan maantieteellisen paikan eli esimerkiksi paikkakunnan valitsemisella. Valintaa kannattaa miettiä siltä kannalta,
että useimpien osallistujien on helppo tulla sinne. Jos useimmat kutsutut työskentelevät ja asuvat samassa kaupungissa,
kannattaa tapahtumakin pitää siellä, jos tahdotaan säästää
majoituskuluissa. Toisaalta uusi ja yllättävä paikka tekee
tapahtumasta aivan erilaisen. Sellaiset tapahtumat, jotka on
suunnattu kuluttajille tai muutoin suurelle kohdeyleisölle,
sijoitetaan yleensä suuriin kaupunkeihin. Joskus voi kuitenkin olla hyötyä siitä, että tapahtuma sijoitetaan pienemmälle
paikkakunnalle. Tällöin paikalle tulee osallistujia, jotka ovat
tyytyväisiä siihen, että myös heidän lähialueellaan järjestetään tapahtumia. Tämä tunne voi luoda luottamusta ja kiinnostusta tapahtuman järjestävää organisaatiota kohtaan.
Tapahtumapaikan valitsemisen seuraava vaihe maantieteellisen alueen rajaamisen jälkeen on tapahtumapaikan kriteerien määrittäminen. Kriteerejä voi miettiä teeman, tapahtumalajin ja osallistujien määrän mukaan. Kun kriteerit on
valittu, ne listataan ylös. Tämän jälkeen aletaan kartoittaa
sopivia tapahtumapaikkoja ja tiloja. On tärkeää, että tapahtuman järjestäjä selvittää, vastaako tapahtumapaikka valittuja kriteerejä. Tällöin kannattaa kysellä mahdollisimman
tarkasti tapahtumapaikasta. Lopuksi päätetään, mikä tapahtumapaikoista on sopivin.
Tapahtumajärjestäjän opas
13
Kysymyksiä tapahtumapaikasta:
•
Ovatko tilat tarpeeksi suuret osallistujamäärälle?
•
Ovatko tilat oikean näköiset ja tyyliset?
•
Onko paikalle helppo saapua? Entä liikuntarajoitteiset?
•
Ovatko opasteet tapahtumapaikalle selkeitä?
•
Ovatko opasteet tapahtumapaikalla selkeitä?
•
Onko vuokra budjettiin sopiva?
•
Sopiiko paikka tapahtuman luonteeseen?
•
Onko paikassa tarvittavat ja riittävät nettiyhteydet?
•
Minkälaista tekniikkaa tapahtumapaikalla on?
•
Onko
sähkökapasiteetti
riittävä
tapahtuman
tarpeisiin?
•
Onko mahdollista järjestää tarjoilua?
•
Minkälaiset saniteettitilat tapahtumapaikassa on?
•
Minkälainen paikoitus tapahtumapaikassa on?
•
Onko kiinteistön omistaja tai isännöitsijä tietoinen
tapahtumasta?
•
Onko
tapahtumapaikan
pelastussuunnitelma
tiedossa?
Vakiintuneita tapahtumapaikkoja ovat muun muassa hotellit, konferenssitilat, historialliset paikat, kauppakeskukset,
urheilutilat ja vapaa-ajan viettoon tarkoitetutut tilat. Vakituiset tapahtumapaikat ovat hyvä valinta useimmille tapahtumille. Niillä on valmis infrastruktuuri ja työntekijöitä, jotka ovat kokeneita tapahtuman järjestämisessä. Vakituisten
tapahtumapaikkojen vuokraaminen on usein myös halvempaa kuin uuden tapahtumapaikan rakentaminen.
Tapahtumapaikkaa valittaessa voidaan myös harkita väliaikaisen tapahtumapaikan rakentamista. Väliaikaisen tapahtumapaikan rakentaminen on järkevää silloin, kun halutaan
tapahtumapaikan vastaavan täysin tapahtuman järjestäjän
visiota ja toiveita. Väliaikaisen tapahtumapaikan rakentaminen vaatii kuitenkin huomattavasti enemmän työtä
kuin vakituisen tapahtumapaikan käyttäminen. Väliaikaisia
tapahtumapaikkoja rakennetaan varsinkin silloin, kun halutaan järjestää tapahtuma ulkona. Ulkotapahtumissa on paljon tilaa, mutta usein olematon infrastruktuuri. Vuodenajat
tulee tietysti ottaa huomioon.
Tapahtumapaikan valinta ei ole kuitenkaan rajattu vain
vakituisiin tai väliaikaisiin tapahtumapaikkoihin. Tapahtumapaikkana voivat toimia myös esimerkiksi koulut, erilaiset
klubitilat, kulttuurikohteet ja teeman mukaiset tapahtumapaikat. Tapahtumapaikka voi olla jopa ulkomailla. Ei kannata jättää mahdollisia tiloja huomioimatta vain siksi, että ne
eivät ole tavanomaisia tapahtumapaikkoja. Joskus voidaan
tarvita myös useampaa tapahtumapaikkaa riippuen tapahtuman luonteesta.
Laurean brändin kannalta on tärkeää, että tapahtumapaikkaa
voi tilaratkaisujen ja somistuksen avulla muuttaa brändin
14
Tapahtumajärjestäjän opas
mukaiseksi. Laurea on esimerkiksi järjestänyt tapahtumia
kampuksilla, Heurekassa, Finlandia-talossa, kauppakeskuksissa ja toreilla. Tavoitteisiin on päästy, kun tapahtumapaikan avulla Laurean brändi jää kävijöiden mieleen. Tämän
takia tapahtumapaikalla on suuri merkitys brändimielikuvan vahvistamisessa.
Muistilista
•
Valitse alue ja paikka tapahtumalle
•
Määrittele tapahtumapaikan kriteerit
•
Kartoita kriteerejä vastaavat tapahtumapaikat
•
Vieraile mahdollisissa tapahtumapaikoissa ja selvitä
vielä kertaalleen niiden sopivuus
•
Valitse tapahtumapaikka
3.4 Sisältö ja ohjelma
Tapahtumaan voidaan valita yhtenäinen teema, joka yhdistää koko tapahtumaprosessia ideasta toteutukseen. Tapahtuman teema kertoo paljon järjestävästä organisaatiosta,
joten se kannattaa valita huolella. Teeman tulee noudattaa
organisaation brändiä ja vahvistaa sitä. Teemaa voidaan
lähestyä tapahtuman järjestämisessä usealla eri tavalla, joissa vain mielikuvitus on rajana. Teemaa voidaan hyödyntää
esimerkiksi tilojen somistuksessa, kutsukorteissa, tarjoilussa ja tapahtuman markkinoinnissa. Oikeastaan koko tapahtuman ohjelma voidaan rakentaa teeman ympärille, mutta
tällöinkin tulee muistaa ottaa huomioon tapahtuman tavoite, organisaation brändi, kohderyhmä sekä se, mitä tapahtumalla halutaan viestiä yleisölle.
Eniten tapahtuman sisältöön vaikuttaa sen luonne, joka voi
olla viihteellinen tai asiallinen ja joskus myös molempia.
Kun tapahtuman sisältöä ja ohjelmaa lähdetään suunnittelemaan, pidetään siis mielessä jatkuvasti tapahtumalle määritellyt tavoitteet ja kohderyhmä. Tapahtuma tulee suunnitella kohderyhmälle sopivaksi, jotta päästään haluttuihin
tavoitteisiin ja tapahtuma saadaan onnistumaan. Mikäli
tapahtuma on maksullinen, tulee ohjelman vastata pääsylipun hintaa, jotta asiakas tuntee saavansa tarpeeksi vastinetta rahalleen.
Tapahtumaan voidaan järjestää sellaisia aktiviteetteja, joissa osallistujat voivat olla mukana halutessaan. Mikäli tapahtumaan halutaan järjestää jonkinlaisia aktiviteetteja osallistujille, tulee niiden suunnittelussa ottaa aina huomioon
tapahtuman teema. Aktiviteetteja voivat olla oikeastaan
mitkä tahansa ohjelmanumerot käsitöistä hurjempiinkin
tehtäviin esimerkiksi kalliokiipeilyyn. Ne voivat olla osana
ohjelmaa tiettyyn aikaan tapahtumapäivästä tai ne voivat
kulkea muun ohjelman taustalla koko tapahtuman ajan.
Turvallisuusnäkökohdat pitää ottaa myös aktiviteetteja
suunniteltaessa huomioon, mikäli ne vaarantavat jollain
tapaa osallistujia tai sivustakatsojia.
yhteisöllisyytenä ja hyvänä yhteishenkenä, kun eri yksiköiden
henkilöstöt ovat päässeet tutustumaan toisiinsa. ”
Kun tapahtuman sisältö ja ohjelma on saatu suunniteltua
tapahtuman luonteen, teeman, tavoitteiden ja kohderyhmän mukaiseksi, pitää miettiä eri ohjelmanumeroiden järjestäjät. Järjestäjä voi hoitaa kokonaan itse tapahtumaohjelman tai ulkoistaa osan siitä. Esimerkiksi tapahtuman
esiintyjä, juontaja, tarjoilu tai musiikkijärjestelyt voidaan
ulkoistaa. Ulkoistettaessa tulee kuitenkin pitää aina huolta
siitä, että ulkopuolinen yhteistyökumppani huolehtii saamistaan tehtävistä huolella. Vaikka tapahtuman järjestäjä
olisikin ulkoistanut esimerkiksi tapahtumaohjelman järjestämisen jollekulle muulle, on vastuu tapahtuman onnistumisesta kuitenkin aina hänellä.
Muistilista
•
Määrittele tapahtuman tarkempi sisältö näiden asioiden kannalta:
•
Tapahtuman luonne ja teema
•
Kohderyhmä
•
Tapahtuman tavoite
•
Päätä suunnitteletko ohjelman itse vai ulkoistatko
siitä jotain
•
Ota yhteyttä ajoissa kaikkiin haluttuihin esiintyjiin
•
Kutsu koolle juontajat, puhujat ja esiintyjät
•
Muista käydä läpi tapahtuma suunnittelusta
toteutukseen
•
Kirjoita tapahtuman käsikirjoitus tapahtuman järjestelyihin ja ohjelmaan osallistuville
•
Kirjoita käsiohjelma vieraille
•
Kirjoita mahdolliset sopimukset
•
Tarkistuta sopimukset sellaisella henkilöllä, joka tuntee alan sopimuskäytännön
•
Varmista, että olet löytänyt oikeanlaiset henkilöt
•
Valmenna tapahtuman esiintyjät ja vastuuhenkilöt
tapahtuman kulkuun
Jos tapahtuman järjestävä taho päättää itse huolehtia kaikesta tapahtumaohjelmasta, tulee oikeanlaisten henkilöiden
etsiminen tehtäviin aloittaa hyvissä ajoin. Mitä tunnetumpi
esiintyjä tapahtumaan halutaan, sitä aiemmin tulee ryhtyä
tiedustelemaan ohjelmantekijöitä. Tapahtuman esiintyjiä
voidaan etsiä esimerkiksi ohjelmatoimistoista tai ottamalla
suoraan esiintyjiin yhteyttä. Esiintyjät voidaan saada myös
järjestäjien tuttavapiiristä.
Kun tapahtumalle on saatu järjestettyä kaikki tarvittavat
puhujat, juontajat sekä kaikki muut mahdolliset esiintyjät,
kannattaa heidät kutsua koolle. Kaikkien esiintyjien kanssa
olisi hyvä tehdä kirjallinen sopimus tapahtumaan osallistumisesta, jotta vältyttäisiin viime hetken peruutuksilta.
Silloin kun kyseessä on maksullinen esiintyjä, tulee aina
tehdä sopimus. Tapahtuman esiintyjien kanssa keskustellaan yhdessä läpi koko tapahtuman kulku sekä sen teema ja
luonne. Tällä tavoin saadaan varmistettua, että ohjelmanumerot sopivat varmasti tapahtuman muuhun sisältöön. Esimerkiksi erilaisten puhujien tai luennoitsijoiden kanssa on
hyvä keskustella melko tarkasti luennon sisältö läpi hyvissä
ajoin ennen tapahtumaa, jotta mahdollisilta yllätyksiltä vältytään. Juontaja ohjaa koko tapahtumaohjelmaa eteenpäin,
joten oikeanlaisen henkilön löytäminen tehtävään on tärkeää. Tapahtuman luonteesta ja koosta riippuen juontajia
voi myös usein olla kaksi. Tapahtuman juonnot voidaan tehdä täysin juontajille valmiiksi, mutta niitä voidaan miettiä
myös yhdessä juontajien kanssa. Hyvä ohjelma takaa onnistuneen tapahtuman.
Marjo Valjakka:
”Laurea tekee yhteistyötä Hyvinkään Tahkon kanssa. Tahko ja
Laurea ovat järjestäneet yhteistyössä liikuntailtapäiviä ja kehityspäiviä Laurea Hyvinkään henkilöstölle. Päivillä on ollut aina
teema, jonka ympärille ohjelma on rakennettu. Esimerkiksi Laurean brändilupaus ”Yhdessä enemmän” on näkynyt teemassa
3.5 Markkinointi ja viestintä
Tapahtuman markkinoinnissa on kyse siitä, miten tapahtumasta tehdään kiinnostava kaikille osallistujille, esimerkiksi
tapahtuman järjestäjille, vapaaehtoisille, sponsoreille, vierailijoille ja medialle. Tapahtuman markkinointia aloitettaessa kartoitetaan ensimmäisenä kilpailu- ja markkinointikeinot. Asioita, joilla tapahtuma voi kilpailla, ovat esimerkiksi
tapahtuman sisältö, pääsylipun hinta, saatavuus ja markkinointiviestintä. Tapahtuman saatavuus tarkoittaa sitä, kuinka helppo tapahtumaan on osallistua. Tähän vaikuttavat esimerkiksi se, missä tapahtuma sijaitsee, kuinka helppo sinne
on saapua sekä se, miten helpoksi pääsylipun hankkiminen
on tehty. Viimeisin ja ehkä tärkein tapahtuman kilpailukeinoista on oikeanlainen markkinointiviestintä.
Tapahtuman viestintää varten on hyvä laatia viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelmaan määritellään tapahtuman
viestintäkanavat, joita voivat olla muun muassa tapahtuman kotisivut, lehdet, uutiskirjeet, sosiaalinen media ja
sähköposti. Viestintäkanavaa valitessa täytyy miettiä, mikä
viestintäkanava helpoimmin tavoittaisi kohderyhmän. Viestintäkanavan valitsemisen jälkeen suunnitelmaan kirjataan,
koska ensimmäiset viestit tapahtumasta lähetetään. Kun
tapahtuma lähestyy, lähetetään ennakkokutsuja, lehdistötiedotteita ja mainoksia. Viestinnän kannalta on tärkeää myös,
Tapahtumajärjestäjän opas
15
että organisaation henkilökunta kertoo omissa kohtaamisissaan johdonmukaisesti tapahtumasta. Siksi kannattaa tehdä
selkeät säännöt siitä, miten henkilökunta saa tapahtumasta
viestiä. Viestintäsuunnitelmassa kannattaa miettiä, kannattaako osallistujille soittaa ennen tapahtumaa. Myös tapahtumapäivän viestinnän suunnitteleminen on osa viestintäsuunnitelmaa. Tapahtuman tavoitteena on joskus saada
näkyvyyttä mediassa. Hyvä tavoite olisi se, että tapahtuma
saisi artikkelin tai uutisen eri medioihin.
Kun tapahtuman tavoitteet ovat selvillä, tehdään markkinointisuunnitelma. Yksinkertaisimmillaan suunnitelmaan
sisältyvät sisäinen markkinointi, lehdistötiedottaminen,
mediamarkkinointi ja suoramarkkinointi. Sisäisellä markkinoinnilla tarkoitetaan tapahtuman ja sen tavoitteiden
markkinoimista ja tiedottamista järjestävälle organisaatiolle. Ulkoista markkinointia kannattaa lähteä tekemään
ajoissa, heti, kun tapahtuman pääpiirteet ovat selvillä.
Tapahtumaa ei kuitenkaan voida markkinoida, ennen kuin
tapahtumapaikka ja -aika sekä esimerkiksi ohjelman runko
ovat tiedossa. On tärkeää luoda tapahtumalle oikeanlainen
markkinointimateriaali, joka vastaa tapahtuman teemaa
ja luonnetta. Materiaaleja suunniteltaessa mietitään myös,
millä tavalla kohderyhmä tavoitettaisiin parhaiten ja miten
kohderyhmään kuuluvat saataisiin kiinnostumaan tapahtumasta. Markkinointimateriaaleja ovat esimerkiksi julisteet,
esitelehtiset, kutsut ja mediatiedotteet. Aina ennen materiaalien julkistamista ne tulee käydä läpi, jotta varmistetaan,
että niissä ovat tarvittavat tiedot tapahtumasta ja että tiedot
ovat varmasti oikein. Hyvässä markkinointimateriaalissa
tulee aina näkyä vähintään tapahtuman idea ja tarkoitus,
ajankohta, paikka ja kesto sekä mahdollinen pääsymaksu.
Myös järjestävän organisaation on hyvä näkyä.
Riippuen tapahtuman kohderyhmästä ja luonteesta voidaan
markkinointia tehdä erilaisin keinoin. Nykyisin yleisimpänä keinona on hyödyntää internetiä markkinoinnissa. On
mahdollista tehdä tapahtumasta myös lehti-ilmoituksia tai
lähettää medialle lehdistötiedote tapahtumasta etukäteen.
Hyödyllisintä tapahtuman kannalta olisi se, että media saataisiin tapahtumapaikalle kokemaan ja näkemään tapahtuma, jotta tapahtumasta kirjoitettaisiin uutinen tai artikkeli. Markkinointikeinona voidaan käyttää myös sähköpostia,
tekstiviestejä, tv-mainoksia, sosiaalista mediaa ja totta kai
henkilökohtaista markkinointia. Esimerkiksi nuorelle yleisölle suunnattua tapahtumaa kannattaa markkinoida sosiaalisen median avulla, jolloin se saa todennäköisesti eniten
huomiota.
16
Tapahtumajärjestäjän opas
Jos tapahtuma järjestetään kutsutilaisuutena, on tärkeää
muistaa lähettää kutsut vieraille ajallaan. Riippuen tapahtuman laajuudesta voidaan ensimmäiset kutsut lähettää jo
useita kuukausia ennen tapahtumaa. Ensimmäiset kutsut
ovat yleensä ennakkokutsuja, joilla kerrotaan tapahtumasta
ja pyydetään vieraita ilmoittautumaan tiettyyn päivämäärään mennessä. Kutsussa on tultava esiin tapahtuman hyödyt eli se, miksi kutsutun kannattaa tulla juuri tähän tapahtumaan. Kutsun ja tapahtuman tulee erota selkeästi muiden
organisaatioiden samankaltaisista tapahtumista. Kutsussa
on tärkeää olla myös tapahtumapaikan osoite.
Myöhemmin, lähempänä tapahtumaa, lähetetään vieraille vielä muistutus tilaisuudesta, jolloin tapahtuman laajuudesta riippuen voi olla vielä mahdollisuus ilmoittautua
mukaan. Mitä suurempi tapahtuma on kyseessä, sitä aiemmin yleensä sitoutuvat ilmoittautumiset tulee lähettää järjestäjille. Niin kuin muuhunkin markkinointimateriaaliin,
myös kutsuihin tulee paneutua huolella, sillä ne viestivät
vastaanottajalle paljon tapahtumasta.
Marjo Valjakka:
”Ilmoittautuminen kannattaa hoitaa esimerkiksi Lyyti-ohjelman
avulla. Näin voidaan helposti huomioida tarkatkin toiveet, esimerkiksi erityisruokavaliot.”
Muistilista
•
Kartoita kilpailu- ja markkinointikeinot
•
Tee tapahtumalle markkinointi- ja
viestintäsuunnitelma
•
Suunnittele markkinointimateriaalit kohderyhmää
ajatellen
•
Varmista materiaalien tiedot ennen niiden
julkaisemista
•
Käytä sosiaalista mediaa tapahtuman
markkinoinnissa
•
Lähetä kutsut ajoissa kutsuvieraille
•
Ota huomioon, että isompaan tapahtumaan lähetetään myös ennakkokutsut
•
Laita osallistuville vieraille infoviesti tapahtumapäivän lähellä
4. toteutus tekee suunnitelmista totta
H
uolellinen suunnittelu ja aikatauluttaminen takaavat toteutuksen onnistumisen. Toteutusvaiheeksi
voidaan kutsua kaikkia niitä hetkiä, joissa suunnitelmista tulee todellisuutta. Tapahtuman toteutuksessa tärkeitä seikkoja ovat tapahtuman henkilökunta, osallistujan
huomiointi, tapahtumaympäristö sekä tapahtumapäivä. On
tärkeää, että kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tietävät omat tehtävänsä ja yhteistyö eri tahojen kesken
sujuu tehokkaasti. Tapahtuman toteutuksessa on kolme vaihetta: rakennusvaihe, itse tapahtuma ja purkuvaihe. Rakennusvaihe vie useimmin enemmän aikaa kuin itse tapahtuma. Purkuvaihe on puolestaan nopeampi ja tehokkaammin
toteutettavissa kuin muut vaiheet.
4.1 Henkilökunta
Henkilökunnan huomioiminen tarkoittaa käytännössä sitä,
että henkilökunnan viihtyvyydestä ja turvallisuudesta on
huolehdittu riittävän hyvin. Erityisen tärkeää onkin tauottaa henkilökunnan työ oikein. Tapahtuman henkilökunnalla tulee olla käytössään taukotilat ja virkistystilat, joissa voi
levätä kaiken kiireen keskellä. Myös saniteettitiloja täytyy
varata henkilökunnalle.
Osa henkilökunnan huomioimista on ryhmähengen luominen. Työskentely on tehokasta, kun kaikki ovat motivoituneita. Siksi henkilökuntaa tulee myös palkita ja kiittää.
Monet tapahtumat onnistuvat talkoohengellä, mutta joskus
työntekijöitä kannattaa palkata hoitamaan tapahtumaa.
Henkilökunnan kouluttamisella vaikutetaan paljon tapahtuman toteutukseen. Henkilökunnan tulee ymmärtää tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet. Koulutus on järjestettävä ennen
tapahtumapäivää ja sen aikana on kerrottava ne kaikki seikat, jotka ovat työntekijöille oleellisia tapahtuman kannalta.
Esimerkiksi messuille osallistuttaessa tulee opastaa henkilökuntaa siitä, mitkä ovat messujen tavoitteet, miksi tapahtumassa ollaan mukana ja miten hyvän messuesittelijän
tulee toimia. Koulutuksessa voidaan käsitellä esimerkiksi
pukeutumista, käytöstapoja, aikatauluja ja kaikkia tapahtuman toteuttajien vastuualueita aina tarjoilusta tekniikkaan.
Koulutuksessa on tärkeää myös huomioida turvallisuusasiat. Hyvän koulutuksen pohjalta on helppo toimia. Kun henkilökunta on ohjeistettu hyvin, se näkyy myös osallistujille
tapahtuman sujuvuutena. Johdon kannattaa olla paikalla
koulutuksessa motivoimassa henkilökuntaa, vaikka johtajat
eivät itse osallistuisi tapahtumaan.
Susanna Kauppinen:
”Ihmiset haluavat tuntea itsensä merkitykselliseksi ja nähdä
oman käden jälkensä, joten vastuita tulee jakaa kaikille. Ihmiset
ovat tapahtuman järjestämisessä yleensä mukana omasta ilostaan, joten heitä tulee palkita ja kiittää. Se auttaa myös saamaan
heidät mukaan seuraavaan tapahtumaan.”
Tapahtumajärjestäjän opas
17
Muistilista
•
Muista huolehtia henkilökunnan viihtyvyydestä
•
Varmista, että henkilökunnalla on sopivasti taukoja
tapahtuman aikana
•
Varaa henkilökunnalle omat sosiaali- ja saniteettitilat
•
Tarvittaessa hanki henkilökunnalle virvokkeita ja
pientä välipalaa
•
Motivoi ja kiitä henkilökuntaa
•
Kouluta henkilökunta oikein
•
Kouluta henkilökuntaa turvallisuudesta
•
Aina maalaisjärkeen luottaminen ei riitä:
•
Puhelimen käyttö on sallittu ainoastaan taukotilassa
•
Purukumia ei saa syödä muualla kuin taukotilassa
•
Tupakalta, valkosipulilta ja alkoholilta
haiseminen on epäkohteliasta
•
Turha seurustelu muun henkilökunnan kanssa ei anna hyvää kuvaa osallistujille
•
Ei istuskelua muualla kuin taukotilassa
•
Alkoholi ei kuulu työpäivään
•
Veden juonti tärkeää
•
Muista hymyillä ja olla ystävällinen
•
Oikea asenne tapahtuman aikana
•
Huolellinen perehdytys tapahtumaan
•
Siisti, helposti lähestyttävä olemus
•
Hiukset kammattuna
•
Valitse hyvät työkengät, joilla pystyy seisomaan pitkiäkin aikoja
•
Siistit vaatteet
•
Kunnioita kävijöitä, vaikka mielipiteet eriäisivätkin
4.2 Osallistujan huomiointi
Osallistujan informointi tarkoittaa sitä, että osallistujalla
tulisi olla jo ennen tilaisuutta kaikki mahdollinen tieto siitä.
Tietoa annetaan ainakin seuraavista seikoista:
•
tapahtuman sisällöstä, käsiohjelmasta
•
isännistä
•
aikatauluista
•
aukioloajoista
•
liikenneyhteyksistä
•
ikärajoista
•
infopisteistä
•
löytötavaroista
•
maksuvälineistä
•
roskien käsittelystä
•
ruokailusta
•
turvallisuudesta
•
parkkipaikoista
•
saniteettitiloista
•
tupakointipaikoista
•
ensiapupisteistä
18
Tapahtumajärjestäjän opas
Osallistujan informointi on tärkeää, sillä osallistuja vaikuttaa käyttäytymisellään ja toiminnallaan tapahtuman
kulkuun. Tapahtuman tiedottamista kannattaa hoitaa
monen eri kanavan kautta. Tapahtumalla voi olla omat
verkkosivut tai siitä voi tiedottaa sosiaalisessa mediassa tai
sähköpostitse.
Muistilista
•
Informoi osallistujaa mahdollisimman ajoissa
tarvittavista tiedoista verkossa, sähköpostitse ja
sosiaalisessa mediassa
•
Informoi osallistujaa myös tapahtumapaikalla
4.3 Isäntänä tai emäntänä toimiminen
Isäntien tehtävänä on viihdyttää ja ohjata tapahtuman osallistujia. Heidän täytyy huomioida myös esiintyjät ja muut
erityisvieraat. Tarkoitus on, että hyvä isännyys jättää vieraalle positiivisen muistikuvan tapahtumasta. Isäntää valitessa
valintaa tulee pohtia organisaation imagon perusteella. Minkälaisen kuvan isäntä tapahtumassa organisaatiosta antaa?
Nyrkkisääntönä on se, että hyvä isäntä on sosiaalinen ja
hänellä on hyvä asenne. Hän tuntee etiketin, on kiinnostunut muista ihmisistä ja osaa huomioida ympäristöään. On
tärkeää, että isäntä osaa seurustella osallistujien kanssa,
kysellä heidän tuntojaan ja kuunnella niitä. Osallistujia tulee
kohdella tasapuolisesti. Siihen auttaa usein se, että etukäteen selvitetään, mistä osallistujat ovat kiinnostuneita ja
mitä puheenaiheita voitaisiin ottaa esille. Myös kehonkieli
aina hymystä lähtien on erityisen tärkeää.
Hyvän isännän piirre on myös se, että isäntä on täysin selvillä tapahtuman luonteesta. Hän tuntee tapahtuman tavoitteen ja läpiviennin aina esiintyjistä ruokailuun. Tapahtumissa, joissa on tarjoilua, isäntä ohjaa osallistujat pöytiin.
Jos tapahtumassa on useita isäntiä, he eivät saa keskustella
keskenään. Isäntä ei saa juoda itseään humalaan tai poistua
paikalta ennen tapahtuman loppua. Isännän pukeutumien
määräytyy tapahtuman luonteen mukaan. Yksi tärkeä seikka on myös se, että isäntä kiinnittää osallistujien huomion
muualle, jos jokin menee vikaan.
Isäntiä kannattaa valmistella tapahtumaan erillisellä isäntäinfolla. Muuta pohdittavaa on muun muassa isännöintitehtävien jako ja aikataulutus sekä isäntien erottautuminen.
Erottautumisella tarkoitetaan isäntien yhtenäistä pukeutumista ja mahdollisia henkilökortteja. Huomaavainen isännöinti jättää vieraille hyvän mielikuvan tapahtumasta.
Muistilista
•
Kouluta isännät
•
Jaa isäntien tehtävät ja aikatauluta ne
•
Tutustu etikettiin, jos ei ole entuudestaan tuttua
•
Kysele vierailta heidän tuntojaan
•
Kuuntele vieraita
•
Ohjaa vieraita
•
Pukeudu asiallisesti
•
Ole selvillä tapahtuman luonteesta
jatkua. Siksi tekniikan pettämiseen tulee varautua. Tapahtuman järjestäjistä tai henkilökunnasta jonkun on oltava
vastuussa, jos ongelmia ilmenee. Lisäksi tapahtumapaikan
teknisen avun yhteystiedot kannattaa ottaa talteen, jos apua
on mahdollista saada tapahtuman aikana. Suuremmissa
tapahtumissa kannattaa harkita tekniikkaan erikoistuneiden alihankkijoiden palkkaamista. Alihankkijoita saadaan
esimerkiksi tapahtumatoimiston kautta. Ammattilaisia voidaan palkata huolehtimaan esimerkiksi valaistuksesta sekä
ääni- ja videotekniikasta.
Susanna Kauppinen:
”Paikan päällä esiintyjät, puhujat ja muut erityisvieraat tulee
erikseen huomioida. Heidät tulee ottaa vastaan, koska useimmiten he eivät tiedä, mihin tulla ja mitä tehdä. Esiintyjille on hyvä
olla ”backstage”, josta löytyy juotavaa ja purtavaa. Kaiken tulisi olla niin valmiina vieraita varten, että heidän tarvitsee vain
ilmestyä paikalle, ja järjestävä organisaatio hoitaa kaiken. Heidät
täytyy muistaa myös hyvästellä. ”
Muistilista
•
Varmista tekniikan sujuvuus:
•
Videotykit
•
Tulostimet
•
Valaistus
•
Tietokoneet
•
Piirtoheittimet
•
Dokumenttikamerat
•
Taltiointivälineet
•
Äänentoistolaitteet, mikrofonit
•
Varmista sähkövirran riittävyys
•
Varmista mitä laitteita tai tekniikkaa osallistujat ja
esiintyjät tarvitsevat
•
Informoi osallistujia siitä, mitä tekniikkaa paikalla on
käytettävissä.
•
Varmista nettiyhteydet ja nettikapasiteetti
•
Varmista tekniikan toimivuus ennen tapahtumaa.
•
Varmista laitteiden yhteensopivuus ennen
tapahtumaa.
•
Arvioi tekniikkaan liittyvät riskit.
•
Valitse tekniikkavastaava
•
Ota ennakkoon selville tapahtumapaikan teknisen
avun yhteistiedot
•
Tarvittaessa palkkaa ulkopuolinen taho hoitamaan
tekniikan järjestelyjä.
4.4 Tapahtumaympäristö
Tapahtumaympäristöön vaikuttavia osa-alueita ovat esimerkiksi tapahtuman tekniikka, somistus ja tilat, siisteys, opastus ja ilmoittautuminen, kuljetus, paikkakortit, turvallisuus
sekä musiikki ja äänimaailma. Toteutuksessa pohditaan
kaikkia niitä osa-alueita, jotka vaikuttavat tapahtuman kulkuun sekä tunnelmaan.
4.4.1 Tekniikka
Tapahtumapaikan tekniikkaa ovat videotykit, valaistus,
tietokoneet, piirtoheittimet, äänentoistolaitteet, taltiointivälineet ja kaikki muu tekniikka, jota tapahtuman järjestämiseen vaaditaan. Aina tulee varmistaa, mitä tekniikkaa
tapahtumapaikalla on käytettävissä ja mitä sinne tarvitsee
tuoda. Etukäteen varmistetaan myös se, mitä tekniikkaa tai
tietoteknisiä yhteyksiä esitykset tarvitsevat. Kannattaa varmistaa, että tapahtumapaikan sähkövirta riittää teknisten
laitteiden ja lavasteiden käyttöön. Tapahtumapaikan tekniikkaa kannattaa testata noin viikko ennen tapahtumapäivää ja kertaalleen vielä edellisenä päivänä. Järjestäjän tulee
informoida yhteistyökumppaneita tapahtumapaikan tekniikasta ja varmistaa, että yhteistyökumppaneiden ja tapahtumapaikan laitteet ovat yhteensopivia. On hyvä muistaa, että
valaistus on tärkeä osa tapahtuman tunnelmaa. Se on osa
tapahtuman visuaalista ilmettä, ja riittävä valaistus auttaa
huolehtimaan tapahtuman sujuvuudesta.
Jyrki Virtanen:
”Yleensä esimerkiksi valot ja äänet hoitaa ulkopuolinen taho.
Yhteistyökumppanit tulee valita erityisen tarkkaan, sillä työn
laatu ja hinnat vaihtelevat niin paljon! ”
Tekniikan pettäminen on yleinen riski tapahtumissa, mutta
vaikka pieniä teknisiä ongelmia olisikin, tulee tapahtuman
Tapahtumajärjestäjän opas
19
20
4.4.2 Siisteys, saniteettitilat ja jätehuolto
4.4.3 Turvallisuus
Tapahtuma-alueen ja tilojen siisteys on todella tärkeää
tapahtuman onnistumisen kannalta. Kukaan ei viihdy sotkuisessa tilassa. Tapahtuma-alueen siisteyteen vaikutetaan
ennalta ehkäisevästi sijoittamalla alueelle tarpeeksi roska- ja
jäteastioita. Ne täytyy lisäksi sijoittaa paikkoihin, joista ne
löytyvät helposti. Yleensä tämä tarkoittaa roska-astioiden
sijoittamista kulkureittien varrelle. Astiat tulee muistaa tyhjentää säännöllisesti.
Tapahtuman järjestäjällä on vastuu yleisön, esiintyjien ja
muiden paikallaolijoiden turvallisuudesta. Usein tapahtumat ovat niin suuria, että niihin tarvitaan järjestyksenvalvojia. Tapahtuman järjestäjän päävastuu on pelastuslain
mukaisen pelastussuunnitelman laatiminen. Pelastussuunnitelman laatimisella pyritään varautumaan omatoimisesti
ja ehkäisemään onnettomuuksia, tapaturmia ja vahinkoja.
Liitteessä 3 on linkkejä helpottamaan pelastussuunnitelman
tekemistä.
Siivousta tehdään koko tapahtuman aikana, jotta tilat pysyisivät siisteinä. Parhaiten siivous onnistuu, kun sitä hoitavat ennalta määrityt henkilöt. Näin tapahtuman järjestäjillä riittää aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Siivous voidaan
tarvittaessa ulkoistaa siivouspalveluja tarjoavalle yritykselle. Käymälöiden ja saniteettitilojen järjestelyt riippuvat
tapahtuman luonteesta ja koosta. Tärkeintä on, että käymälöitä on tarpeeksi ja ne pidetään siisteinä. Käymälöitä
varten tulee olla selkeitä opasteita, joita sijoitetaan eri osiin
tapahtuma-aluetta.
Tapahtumaa varten tehdään myös turvallisuussuunnitelma, jonka tarkoituksena on kartoittaa riskit ja ennaltaehkäistä niitä. Turvallisuussuunnitelma ja pelastussuunnitelma voidaan yhdistää. Tarvittavia tietoja ovat muun
muassa tapahtuman nimi, paikka, ajankohta, järjestäjät,
tapahtuman riskit, viestintä, ensiapu ja pelastussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelma on pelastussuunnitelmaa laajempi ja käsittelee riskejä, joita pelastussuunnitelmassa ei
huomioida.
Tapahtuman järjestäjä on velvoitettu huolehtimaan jätehuollosta. Sen järjestämisestä määrätään jätelaissa. Jätehuollossa pyritään ennaltaehkäisemään jätteen syntymistä
esimerkiksi välttämällä kertakäyttöastioiden käyttämistä.
Suunniteltaessa jätehuoltoa tulee pohtia jätteiden keräämistä, lajittelemista ja kierrätystä. Huomioitavia seikkoja
jätteen synnyssä ovat tapahtuman tarjoilu, kesto ja kävijämäärä. Jätehuoltomääräykset vaihtelevat paikkakunnittain, joten ne kannattaa tarkistaa tapahtumapaikkakunnan
ympäristöviranomaisilta.
Tapahtumissa saatetaan tarvita myös ensiapupistettä. Joissakin tapauksissa ensiapupiste on jopa pakollinen. Lisätietoja saa linkistä, joka on liitteessä 3. Jos tapahtuma tarvitsee
ensiapupisteen, tulee sitä hoitava ryhmä löytää ja varmistaa jo viikkoja ennen tapahtumaa. Yhteistyökumppanina
ensiapuryhmän järjestämisessä voi toimia esimerkiksi SPR.
Ensiapuryhmän vaatimukset vaihtelevat, mutta niitä voivat muun muassa olla 18 vuoden ikä, hyvä kunto, aktiivinen
osallistuminen harjoituksiin, ensiavun perus- ja jatkokoulutukset, alkusammutuskurssi ja päivystyksen ensiapukurssi.
Muistilista
•
Suunnittele tapahtuman jätehuolto
•
Pyri välttämään jätteen syntyä
•
Sijoita tapahtuma-alueelle tarpeeksi roska- ja
jäteastioita
•
Valitse siivousvastaava
•
Varmista, että käymälöitä on tarpeeksi ja ne ovat
siistejä
Muistilista
•
Laadi turvallisuus- ja pelastussuunnitelma
•
Toimita ne viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa pelastusviranomaisille
•
Arvioi ensiapupisteen tarve ja hanki tarvittaessa
ensiapuryhmä
•
Palkkaa tarvittaessa järjestyksenvalvojia
•
Muista informoida tilan omistajaa tai isännöitsijää
tilaisuuden kulusta
Tapahtumajärjestäjän opas
4.4.4 Musiikki ja äänimaailma
4.4.5 Opasteet ja osallistujan vastaanotto
Musiikkia ja äänimaailmaa hyödynnetään elämyksellisesti
tapahtumaympäristössä. Musiikin ja äänimaailman tarkoitus on luoda sopivaa tunnelmaa tapahtumaan. Ennen tapahtuman alkua voidaan soittaa taustamusiikkia ja muissakin
tapauksissa, joissa joudutaan odottamaan, sitä kannattaa
hyödyntää. Esityksissä musiikilla voidaan korostaa huippukohtia ja myös tapahtuman lopetuksessa sitä voidaan
hyödyntää.
On tärkeää, että tapahtumapaikalle löytää helposti. Opastekylttien tuleekin olla mahdollisimman selkeitä ja niitä tulee
olla runsaasti. Ilmoittautumispisteessä tai vastaanottopisteessä osallistujat otetaan vastaan, heille annetaan tarvittava
materiaali ja heitä ohjataan eteenpäin. Osallistujien vastaanottamiseen painottaminen kannattaa, sillä niin osallistuja
saa heti alkuun hyvän kuvan tapahtumasta.
Musiikkia voi hyödyntää siis monella eri tapaa. Musiikin
toteutusta pohdittaessa tulee miettiä, halutaanko paikalle elävää musiikkia vai soitetaanko musiikkia tallenteelta.
Molempia keinoja kannattaa hyödyntää tapahtuman resurssien rajoissa. Musiikki tekee tapahtumasta viihtyisän, ja sen
avulla muokataan osallistujien mielikuvia. Myös muu äänimaailma on osa tapahtuman puitteita.
Jos tapahtumaan tulee esiintyviä artisteja, heille tulee kertoa, minkälaisesta tapahtumasta on kyse ja miten tapahtumassa musiikkia aiotaan hyödyntää. On paljon eroa sillä,
tuleeko musiikki taustamusiikiksi vai onko se koko tapahtuman vetonaula. Tilaisuuden järjestäjän kannattaa tarkistaa
soittolista ennen tapahtumaa. Musiikkia käytettäessä tulee
hankkia Teoston ja Gramexin yhteinen Tapahtumalupa. Liitteessä 3 on linkki Teoston sivuille.
Muistilista
•
Päätä mihin tarkoitukseen musiikkia käytetään
•
Valitse haluatko käyttää tallenteita vai palkata paikalle elävää musiikkia
•
Tarkista tilaisuuden soittolistat
•
Hae Gramexin ja Teoston yhteistä Tapahtumalupaa
Isoissa tapahtumissa kannattaa käyttää nimikylttejä. Niiden
tarkoitus on helpottaa osallistujien tutustumista toisiinsa.
On tärkeää, että nimikylttien tiedot ovat oikein ja selkeästi kirjoitettuna. Nimikyltissä tulee lukea henkilön nimi ja
mahdollinen titteli, organisaation nimi, tapahtuman nimi
ja päivämäärä.
Muistilista
•
Laadi selkeät opastekyltit tapahtumapaikkaan
•
Järjestä vieraiden vastaanottopiste
•
Tee tarvittaessa osallistujille nimikyltit
•
Vastaanottopisteessä täytyy huomioida:
•
reipas, siisti ja tilaisuuden mukaisesti pukeutunut henkilökunta
•
palvelualttius
•
vastaanottajat tuntevat tapahtuman hyvin
•
kaunis ulkoasu ja somistus: liinat, kukat, teeman mukainen somistus
•
nimikyltit aakkosjärjestyksessä
•
tyhjiä nimikylttejä, jos tarvitsee tehdä muutoksia
•
osallistujalistat
•
jaettava materiaali
•
kyniä ja paperia
•
ohjelman aikataulu
•
taksien ja kuljetuspalveluiden tiedot
•
parkkipaikat ja liput
•
turvallisuussuunnitelma
•
osallistujamäärälaskurit
•
tiedot tupakointipaikoista, vaatesäilytyksestä ja WC-tiloista
•
muuta tarvittavaa tietoa tapahtumasta.
Tapahtumajärjestäjän opas
21
4.4.6 Istumajärjestys ja paikkakortit
Tapahtumissa, joihin kuuluu lounas, päivällinen tai illallinen, kannattaa harkita istumajärjestyksen laatimista. Istumajärjestyksen laatiminen saa osallistujat tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja sen avulla vaikutetaan siihen, kuka istuu
kenenkin vieressä. Virallisissa tapahtumissa ja ulkomaalaisia vieraita kestittäessä istumajärjestyksen tulee olla etiketin mukainen. Pöytiin kannattaa myös asettaa maiden liput.
Suurissa tilaisuuksissa pöytäkarttojen tulee olla esillä ruokasalin aulassa, jotta jokainen löytää paikkansa.
Etiketin mukaisessa istumisessa naispuolinen kunniavieras
istuu isännän oikealle puolelle ja miespuolinen emännän
oikealle puolelle. Isäntä ja emäntä yleensä istuvat pöydän
päässä tai keskellä. Emännän vasemmalla puolella istuu Herra 2 ja isännän vasemmalla puolella Rouva 2. Tämän jälkeen
loput paikat jaetaan niin, että vastakkaista sukupuolta olevat
vieraat istuvat vierekkäin.
Jos tilaisuudessa on ennalta määrätty istumajärjestys, sen
merkitsemiseen käytetään paikkakortteja. Paikkakortin
tulee sopia tapahtuman teemaan. Kortissa lukee henkilön
nimi ja tarvittaessa myös hänen organisaationsa nimi.
Muistilista
•
Laadi istumajärjestys
•
Tee istumajärjestyksestä virallisissa tilanteissa ja
asioitaessa kansainvälisten vieraiden kanssa etiketin
mukainen
•
Muista kansainvälisten vieraiden edustamien maiden
pöytäliput
•
Aseta tarvittaessa pöytäkartta ruokasalin aulaan
•
Tee ja aseta paikkakortit pöytiin
Isäntä
Rouva 1
Rouva 2
Herra 3
Herra 4
Rouva 4
Rouva 3
Herra 2
Herra 1
Emäntä
Kuvio 1: Istumajärjestys etiketin mukaan (Istumajärjestys 2014).
22
Tapahtumajärjestäjän opas
4.4.7 Kuljetus, pysäköintipaikat ja majoitus
4.4.8 Tarjoilu
Joissakin tapauksissa tapahtumaan voidaan järjestää kuljetus osallistujille. Se voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun
tapahtuma on paikassa, jonne ei ole julkisia kulkuyhteyksiä,
jos se järjestetään vieraalla paikkakunnalla tai mikäli tapahtumassa tarjotaan alkoholia. Osa kuljetusta on myös tarvittavien tavaroiden, rekvisiitan, somistuksen, esiintyjien ja
henkilöstön kuljettaminen tapahtumapaikalle ja sieltä pois.
Jos tapahtuman vieraiden on tarkoitus saapua omilla autoillaan, täytyy varmistaa, että tapahtumapaikan lähellä on tarpeeksi pysäköintipaikkoja. Lisäksi osallistujille kannattaa
antaa ajo-ohjeet ja tiedot pysäköinnistä. Joissakin tapauksissa tapahtumanjärjestäjä maksaa paikoitusmaksut etukäteen. Tällöin siitä tulee ilmoittaa osallistujille.
Tapahtuman tarjoilua aletaan miettiä heti tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Tarjoilu voidaan tapahtuman luonteesta
riippuen tehdä itse tai tilata tapahtumapaikan vuokraajalta
tai ulkopuoliselta pitopalvelulta. Tarjoilua suunniteltaessa
otetaan huomioon tapahtuman teema, kohderyhmä, osallistujamäärä ja tapahtuman vuodenaika. Tarjoilua valittaessa
täytyy pohtia tapahtumapaikan resursseja tarjoilun järjestelyyn, kuten tapahtumapaikan henkilökuntaa ja heidän taitojaan sekä tapahtumapaikan välineitä ja tiloja. Tapahtumaan
osallistuvilta henkilöiltä tulisi aina etukäteen selvittää mahdolliset ruoka-aineallergiat. Tarjoilua järjestettäessä otetaan
huomioon elintarvikelaki (Lisätietoja liitteestä 7). Mikäli tarjoilu tilataan ulkopuoliselta palvelulta, tulee tarjoilun järjestäjän tietää vähintään tapahtuman ohjelma ja teema, jotta
oikeanlainen tarjoilu osataan järjestää. Kaikki toiveet ja tarpeet kannattaa kertoa ajoissa tarjoilun järjestävälle taholle,
jotta tarjoilusta saadaan halutunlainen.
Joissakin tapauksissa tapahtumaa varten tarvitaan majoitusta. Tätä kannattaa harkita varsinkin silloin, kun osallistujat
tulevat paikalle kaukaa. Majoitus järjestetään kohderyhmän
ja tilanteen luonteen mukaan. Majoitusta suunniteltaessa
tulee pohtia, tarvitaanko yhden vai kahden hengen huoneita
vai voiko majoitus olla jotain muuta.
Muistilista
•
Tee osallistujien saapuminen paikalle mahdollisimman helpoksi
•
Järjestä tarvittaessa osallistujille kuljetus tapahtumapaikalle
•
Selvitä pysäköintipaikkojen määrä ja informoi niistä
•
Anna tarvittaessa reittiohjeet
•
Kerro tarkat opasteet niin paikalle kuin tilan ulko- ja sisäpuolella toimimiseen
•
Selvitä majoitusmahdollisuudet
Tarjoilussa on tärkeää se, että osallistujat eivät joudu odottamaan pitkään. Esimerkiksi buffettarjoilu sujuu paremmin
silloin, kun kaikki vieraat eivät joudu odottamaan ruokaa
samasta linjastosta. Osallistujien kannalta tarjoilun oikea
ajoitus on todella tärkeää. Päivän pituisessa tapahtumassa
tarjoilua tulee olla jo usean kerran. Osallistujille tarjotaan
esimerkiksi aamukahvi, lounas, päiväkahvi ja illallinen.
Ilari Paananen & Miia Vakkuri:
”Laurea on ollut mukana järjestämässä Herkkujen Suomi tapahtumaa. Herkkujen Suomi -tapahtumassa on mukana eri maakuntien telttoja, joissa tavaran ja ruuan tuottajat ovat esittäytymässä ja myös myymässä tuotteitaan. Vuonna 2014 Laurea oli
tapahtuman järjestämisen lisäksi mukana tapahtumatoimijana,
jolloin Laurealla oli mukana tapahtumassa pop up -ravintola. ”
”Tapahtuman tarjoilu kannattaa suunnitella laajemmaksi kuin
todellisuudessa tarvittaisiin. Näin tarjoilu ei lopu kesken, jos tarjottavaa jostain syystä kuluu enemmän kuin ajateltiin. Jos tarjoilua on kuitenkin tapahtumapäivänä liian vähän, sitä voidaan
hätätapauksessa täydentää käymällä ruokakaupassa. ”
Muistilista
•
Ota tarjoilu huomioon heti suunnitteluvaiheen alussa
•
Päätä, mistä tarjoilu hankitaan
•
Ota huomioon teema, kohderyhmät, osallistujamäärä ja tapahtumapaikan tilojen ja henkilökunnan
resurssit
•
Muista myös erikoisruokavaliot
•
Ajoita tarjoilu
Tapahtumajärjestäjän opas
23
4.4.9 Somistus, sisustus ja tilojen järjestely
Somistus on tärkeä osa tapahtumaa siksi, että se vaikuttaa
paljon siihen, kuinka hyvin tapahtuma muistetaan. Tapahtuman somistus ja tilojen järjestely vaatii paljon aikaa.
Tapahtuman järjestäjät voivat huolehtia somistuksesta tai
se voidaan ulkoistaa. Somistuksen tulee noudattaa organisaation visuaalista ilmettä.
Tilan järjestelyä suunniteltaessa on tärkeää hahmottaa,
kuinka tapahtuma mahtuu valittuun tilaan. Tilanjakoa
havainnollistetaan piirrosten avulla. Tilanjakoon on olemassa erilaisia malleja, joita voi hyödyntää suunnitelmia tehdessä. ”Teatteri”-tyyppisessä järjestyksessä kaikki istuimet ovat
suunnattu esiintymislavaa kohti. Tämä järjestely sopii konferensseihin tai tilaisuuksiin, koska lavalta tullut viesti välittyy hyvin yleisölle. ”Pidot”-tyyppisessä järjestelyssä saliin
asetetaan useita pyöreitä pöytiä. Pöydissä istuu kahdeksasta
kymmeneen vierasta, jolloin keskustelu on helppoa. Puolikuun muotoisessa järjestyksessä vieraat istuvat pyöreissä
pöydissä niin, että pöytä on puoliksi tyhjä ja kaikki katsovat
kohti lavaa. Näin saadaan molemmat hyödyt aiemmista järjestelyistä. ”Luokkahuone”-järjestelyssä vieraat istuvat pitkän pöydän toisella puolella niin, että kaikki katsovat kohti
esiintymislavaa.
24
Tapahtumajärjestäjän opas
Somistus tehdään teeman mukaisesti ja organisaation brändin tulee näkyä tiloissa esimerkiksi väreissä, kukissa ja
koristeissa. Somistukseen kuuluvat myös tuolien irtopäälliset, pöytäkoristeet, kynttilät, valaistus, matot ja taide. Myös
vuodenaikojen tulee näkyä somistuksissa. Kesäisin käytetään yleensä kirkkaita sävyjä, kun taas talvella käytetään
tummempia sävyjä.
Susanna Kauppinen:
”Somistukseen on hankittu tarvittavat tavarat tarpeen mukaan
mistä milloinkin. Vuosijuhlaan on esimerkiksi tilattu punaisia
mattoja niitä vuokraavasta paikasta, ilmapallot ilmapallokeskukselta. Usein myös esimerkiksi Ikea, Robin Hood tai kierrätyskeskukset ovat käypiä vaihtoehtoja pieniin hankintoihin. Viime
vuonna vuosijuhlaan opintojaksolta valittu pienempi projektiryhmä ideoi ja toteutti somistuksen.”
Muistilista
•
Noudata organisaation visuaalista ilmettä
•
Suunnittele somistus ja tilojen järjestely
•
Hahmottele eri tilaratkaisuja paperille
•
Valitse sopiva tilaratkaisu
•
Huomioi vuodenaika
4.4.10 Tapahtumapäivä
Tapahtumapäivään kuuluu mahdollinen kenraaliharjoitus sekä tapahtuman läpivienti. Ohjelmaa varten kannattaa
järjestää kenraaliharjoitus, jossa käydään läpi tapahtumaohjelma kokonaisuudessaan. Kenraaliharjoitus kannattaa
järjestää varsinkin silloin, kun kyseessä on suurempi tapahtuma, jossa on erityyppisiä esityksiä. Kenraaliharjoituksessa
tarkistetaan tekniikka, somistus ja rekvisiitta. Kenraaliharjoituksessa ovat paikalla kaikki esiintyjät, johdattelijat sekä
mahdollinen juontaja. Etukäteen käydään läpi esiintymisjärjestys, esiintulo ja tekniikka. Olisi hyvä, että puheen pitäjät
harjoittelisivat puhettaan. Kenraaliharjoituksen ajankohta
on silloin, kun tapahtuma on suunnilleen koossa eli usein
tapahtumapäivänä muutamia tunteja ennen tapahtuman
alkua tai jos mahdollista, jo edellisenä päivänä. Yön aikana
ehtii tehdä paljon, jos jotain on pielessä. Tapahtumapäivänäkin on vielä aikaa tehdä muutoksia tai korjata mahdollisia
virheitä.
Aloitus ja lopetus ovat tapahtuman kannalta tärkeitä ajankohtia. Aloituksen ja lopetuksen tulee olla hyviä ja selkeitä.
Tapahtuman aloituksessa toivotetaan osallistujat tervetulleeksi ja kerrotaan tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet sekä
päivän kulku. Puheen voi pitää esimerkiksi yksi tapahtuman
järjestäjistä. Yleensä lopetuksessa kiitetään osallistujia sekä
kaikkia yhteistyökumppaneita. Kaikki niiden välissä on puolestaan ajoitettu tarkasti. Hyvässä ajoituksessa on tarpeeksi
taukoja. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että ohjelmaa
on puolestatoista tunnista kahteen, minkä jälkeen pidetään
tauko. Tapahtuman luonne vaikuttaa kuitenkin paljon siihen, kuinka tiukka aikataulusta tehdään. Tapahtumaa, joka
tähtää osallistujien sosiaaliseen toimintaan, ei aikatauluteta
kovin tiukasti. Informatiivinen tapahtuma saa puolestaan
olla napakka.
Tapahtuman läpiviennissä seurataan aikaisemmin tehtyä
suunnitelmaa eli käsikirjoitusta. Tapahtuman järjestäjien ja muun henkilöstön tulee varmistaa, että tapahtuma
sujuu toivotusti ja aikataulussa. Päävastuussa olevan tulee
huolehtia tapahtuman sujuvuudesta. Hän päättää, missä ja
miten edetään, jos kaikki ei toimikaan ennalta suunnitellun
mukaan. Jos muutoksia tulee, ne pitää ilmoittaa nopeasti tietoja tarvitseville.
Tapahtuma kannattaa aina taltioida etenkin jälkimarkkinoinnin helpottamiseksi. Kun tapahtuma saadaan taltioitua esimerkiksi kuvilla, voi kuvia käyttää hyvin kiitosviestin lähettämisen yhteydessä. Taltiointia voidaan tehdä niin
kuvin, videolla kuin myös äänitteiden avulla. Usein järjestäjä ei ehdi itse päivän aikana kuvaamaan tapahtumaa,
minkä vuoksi tähänkin tehtävään kannattaa ennalta hankkia ammattitaitoinen henkilö. Kuvien ottamiseen ja käyttöön jälkimarkkinoinnissa täytyy kysyä luvat kuvauksen
kohderyhmiltä.
Muistilista
•
Varmista kaikki vielä kertaalleen
•
Pidä tapahtumapäivänä tai sitä edeltävänä päivänä
kenraaliharjoitus
•
Varmista, että tapahtuman käsikirjoitus on kaikilla
•
Pidä tapahtumassa selkeä aloitus ja lopetus
•
Ajoita tapahtuman kulku tarpeeksi väljästi
•
Seuraa tapahtumapäivänä läpivientiä
•
Reagoi muutoksiin ja tiedota niistä nopeasti
Tapahtumajärjestäjän opas
25
5. arviointi ja jälkimarkkinointi luovat pohjaa
tulevaa varten
T
apahtuman jälkeen analysoidaan tilaisuus tapahtumalle asetettujen tavoitteiden ja saatujen palautteiden avulla, minkä jälkeen aloitetaan jälkimarkkinointi. Tapahtuma kannattaa arvioida aina huolellisesti,
jotta saadaan tietää, missä onnistuttiin hyvin ja mitä voidaan seuraavalla kerralla kehittää. Tämä unohdetaan usein
ja onnistumista arvioidaan vain sattumanvaraisesti. Jälkihoidon tarkoituksena on lunastaa tapahtumassa annetut
lupaukset. Esimerkiksi tapahtumassa tavattuihin henkilöihin otetaan yhteyttä tapahtuman jälkeen, mikäli niin on
luvattu. Tapahtuman jälkihoito tulisi aloittaa viimeistään
kolme päivää tapahtuman jälkeen. Jälkihoito tulee suunnitella ja vastuuttaa.
Tapahtumien päätavoitteina on usein tuottaa rahanarvoista tulosta, lisätä tunnettuutta, vahvistaa brändiä ja imagoa
sekä vahvistaa asiakas- ja sidosryhmäsuhteita. Asiakas- ja
sidosryhmissä keskitytään muun muassa kehittämään
yhteistyötä ja yhteishenkeä sekä sitoutumista työnantajaan.
Mikäli onnistumista ei mitata eikä tuloksia analysoida, voi
tapahtumien järjestäminen olla turhaa. Huolellisen arvioinnin avulla on helpompaa lähteä rakentamaan tulevia tapahtumia, kun tiedetään, mitä täytyy kehittää ja missä viimeksi
onnistuttiin.
toimii niin, että jokaiselle tavoitteelle määritellään arvo. ROI
saadaan jakamalla osallistumisen arvo sen aiheuttamilla
kustannuksilla.
Jotta onnistumista voidaan mitata, täytyy tapahtumalle olla
asetettu selkeät ja konkreettiset tavoitteet. Kun asetetaan
tavoitteita, kannattaa valita myös heti niiden mittaustavat.
Onnistumista voidaan mitata esimerkiksi kvalitatiivisesti eli
laadullisesti tai kvantitatiivisesti eli määrällisesti. Määrällisesti mitattaessa voidaan tutkia esimerkiksi kävijämääriä ja
näin selvittää, päästiinkö tavoitteeseen. Toinen mahdollinen
mittari on tapahtuman aikana saatujen asiakaskontaktien
määrä. Lisäksi tapahtuman jälkeen voidaan laskea saatujen yhteydenottojen ja osallistujien yhteystietojen määrä.
Tavoitteita voidaan asettaa sosiaaliseen mediaan; voidaan
esimerkiksi selvittää, onko tapahtumasivujen tykkääjien
määrä kasvanut ja yleisesti, saiko tapahtuma medianäkyvyyttä. Laadullinen mittaaminen on usein haastavampaa,
mutta silloin voidaan arvioida esimerkiksi vieraiden tyytyväisyyttä ja tapahtuman ohjelman laatua. Vieraiden tyytyväisyyttä arvioitaessa tulee selvittää, täyttyivätkö osallistujan odotukset tapahtumasta. Mahdollisia kysymyksiä ovat
muun muassa:
•
Tapahtuman tavoitteiden onnistumista voidaan arvioida
ROI:n avulla. ROI tulee sanoista Return On Investment. Se
on talouden tunnusluku, jolla selvitetään, oliko tapahtuma
kannattava investointi. ROI:lla pystytään tehokkaasti mittaamaan ja parantamaan osallistumisien tuloksia. Laskutapa
26
Tapahtumajärjestäjän opas
•
•
•
•
Vaikuttiko tapahtuma osallistujan kuvaan järjestettävästä tahosta? Miten?
Saiko tapahtuma aikaan ostopäätöksen?
Tulisiko osallistuja tapahtumaan uudelleen?
Mikä tapahtumassa oli mieluisaa?
Suosittelisiko osallistuja tapahtumaa muille?
Osallistujilta kerätty palaute ja sen analysointi on tärkeää
laadullisesti mitattaessa. Onnistumista kannattaa mitata
useammalla tavalla, jotta saadaan mahdollisimman realistinen kuva. Palautteen keruussa kannattaa palauttaa mieleen
asetetut tavoitteet, jotta ymmärretään kysyä mahdollisimman osuvat kysymykset ja saadaan niihin totuudenmukaiset
vastaukset.
pysytään järjestelyissä mukana ja huomataan ajoissa, jos
jokin ei ole toteutumassakaan kuten suunniteltiin. Lopullisessa tilaisuudessa keskustellaan tapahtuman järjestelyistä
ja itse tapahtumapäivästä. Siinä arvioidaan tapahtuman ja
työskentelyn onnistumista. Ennen arviointitilaisuutta kaikki saatu palaute on analysoitu ja tuloksista on tehty päätelmät ja kehitysehdotukset.
Palautetta kerätään tapahtumassa osallistujilta, mutta on
tärkeää muistaa pyytää palaute myös yhteistyökumppaneilta ja omalta henkilökunnalta. Heiltä saadaan arvokasta tietoa esimerkiksi yhteistyön sujuvuudesta sekä tapahtuman
järjestelyiden onnistumisesta. Yhteistyökumppanit ovat
suuri osa tapahtuman onnistumista, eikä tapahtumaa olisikaan ilman heitä. Palaute kannattaa kerätä mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, kun kaikki on vielä tuoreessa muistissa. Kävijöiltä palaute voi olla kannattavin kerätä
heti tapahtumassa, mutta yhteistyökumppaneille kyselyn
voi lähettää myös jälkikäteen. Kun kerätään kävijäpalautetta, voi siihen yhdistää pienen arvonnan tai kilpailun, jotta
vastausprosentin saisi mahdollisimman suureksi. Liitteistä
4 ja 5 on Rekryfestarit 2015 -tapahtuman näytteilleasettajien
ja kävijöiden palautelomakkeet.
Arviointitilaisuudessa asioista keskustellaan ja käydään läpi
onnistumiset ja epäonnistumiset. Kannattaa myös käydä
läpi järjestelyiden alussa listatut mahdolliset riskit, ja mikäli
niitä toteutui, kuinka niistä selvittiin. Tämä on tärkeää seuraavaa tapahtumaa suunniteltaessa, sillä huolellinen arviointi antaa pohjaa jo tulevalle tapahtumalle. Kaikkea suunnittelua ei välttämättä silloin tarvitse aloittaa täysin alusta,
kun tiedetään jo, kuinka tietyt asiat kannattaa hoitaa. Aikaisemmista epäonnistumisista opitaan ja ongelmakohdat
hoidetaan seuraavalla kerralla eri tavalla. Arviointitilaisuus
kannattaa myös dokumentoida; esimerkiksi siitä on hyvä
kirjoittaa muistio. Tapahtuman järjestämisessä kannattaa
aina dokumentoida kaikki, jotta tiedot ovat saatavissa taas
seuraavaa tapahtumaa järjestäessä. Esimerkiksi suunniteltu
ja toteutunut budjetti voidaan hyödyntää suuntaa antavana
seuraavaa tapahtumaa suunniteltaessa. Arviointitilaisuus
on osa tapahtuman järjestämistä eikä sitä kannata sivuuttaa. Projektipäällikön kannattaa ajoissa sopia tilaisuuden
ajankohta.
Selkein tapa kerätä palautetta yhteistyökumppaneilta on
lähettää vastaajille sähköinen kyselylomake. Tapahtumassa
kävijöiltä voidaan palaute kerätä paperisella lomakkeella tai
sähköisesti. Mikäli tapahtumassa kerätään palautetta sähköisesti, mahdollinen riski on tekniikan pettäminen. Tällöin kannattaa harkita paperiversioita varasuunnitelmaksi.
Kannattaa myös muistaa huomioida tapahtumassa kuultu
suullinen suora palaute, jota kävijät mahdollisesti järjestäjille ovat antaneet. Kun kaikki palaute on kerätty, kannattaa
tapahtumasta tehdä SWOT-analyysi ja hyödyntää sen tuloksia organisaation ja palveluiden kehittämisessä. Palautetiedon välittäminen oikeille kohderyhmille on tärkeää.
Tuloksia tulee verrata aina aikaisempien tapahtumien tuloksiin, jotta saadaan tietää, onko kehitystä tapahtunut. Tulokset määrittävät myös tulevien tapahtumien tavoitteita. Jälkimarkkinointiin kuuluu arvioinnin lisäksi myös kävijöiden,
tapahtuman henkilökunnan ja yhteistyökumppanien muistaminen, ja heitä täytyy kiittää osallistumisesta ja yhteistyöstä. Muistaminen voi tapahtua kiitosviestillä tai pienellä
lahjalla tapahtuman luonteesta riippuen.
5.1 Arviointitilaisuuden järjestäminen ja
raportointi
Tapahtuman jälkeen järjestäjien täytyy pitää arviointitilaisuus, jossa on osallisena järjestävä taho ja projektiryhmä. Arviointia täytyy tehdä myös koko projektin ajan, näin
Tapahtuman toteutukseen kuuluu myös raportointi. Tapahtumasta tulee raportoida niin organisaation johdolle kuin
tapahtuman vastuuhenkilöille. Tapahtumaraportissa kerrotaan, mikä oli tapahtuman tavoite ja miten siinä onnistuttiin. Lisäksi raportissa kerrotaan, miten tapahtuma tukee
organisaation strategiaa ja brändiä. Raportoinnin tarkoituksena on toimia tapahtuman järjestämisen ohjausvälineenä.
Raportointiin kuuluu esimerkiksi SWOT-analyysi tapahtumasta. Raportointi on tärkeää ottaa huomioon, sillä seuraavat tapahtumat aloitetaan raportoinnin analysoimisella.
Edellisen tapahtuman kokemukset antavat arvokasta tietoa järjestäjille, mutta kannattaa myös muistaa, että jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen ja tapahtumat vaativat
luovuutta suunnitteluun ja toteutukseen. Vanhan kaavan
mukaan ei voi mennä.
Arviointitilaisuuden kulku voi sujua esimerkiksi seuraavasti:
•
Tapahtuman yleiset tunnelmat
•
Onnistumiset järjestelyissä ja tapahtuman aikana
•
Tavoitteiden
toteutuminen
ja
onnistumisen
mittaaminen
•
Mahdolliset epäonnistumiset ja kehittämisehdotukset
•
Tapahtumassa mukana olevien kiittäminen
•
Yhteenveto oivalluksista
Tapahtumajärjestäjän opas
27
Susanna Kauppinen:
”Sitouttamiseen kuuluu yleensä palautetilaisuus. Palautekeskustelussa käydään lävitse koko tapahtuma. Riittivätkö ennakkovalmistelut, varauduttiinko kaikkeen? Mikä meni tosi hyvin,
mikä ei niin hyvin ja mitä pitää kehittää? Myös valmiiksi asetetut tavoitteet ja mittarit käydään läpi. Tämän jälkeen vielä järjestetään loppukaronkka, jossa tarjoillaan juotavaa ja syötävää
ja juhlistetaan tapahtuman päätöstä. Täytyy kuitenkin muistaa
vielä jälkimarkkinointi.”
28
Tapahtumajärjestäjän opas
Muistilista
•
Tapahtuman onnistumisen mittaaminen ja
jälkimarkkinointi:
•
Valitse heti tapahtumaprojektin alussa
onnistumisen mittaamistavat
•
Kerää palaute
•
Analysoi tulokset
•
Järjestä arviointipalaveri
•
Raportoi tulokset yrityksen sisällä
6. messut rakentavat brändiä
M
essutilaisuuden järjestämisessä on samanlaisia
vaiheita kuin muunkin tapahtuman järjestämisessä. Suurin ero on varmasti se, että messuille
täytyy hankkia näytteilleasettajia. Messut ovat myös yleensä
suuria tapahtumia ja järjestelyissä on paljon henkilökuntaa,
joista kootaan projektiryhmä hoitamaan eri vastuualueita.
Usein jokaiseen tehtävään on oma projektiryhmänsä, jolloin
esimerkiksi yksi ryhmä vastaa markkinoinnista ja toinen
ohjelman järjestämisestä.
Näytteilleasettajien hankinta kannattaa aloittaa ajoissa. Yrityksille voidaan lähettää kutsu, jossa kerrotaan messujen
tarkoituksesta ja tavoitteesta. Siinä kannattaa kertoa, keitä
messuille odotetaan eli kohderyhmät, sillä se on yritysten
osallistumisen kannalta tärkeimpiä tietoja. Kutsuun laitetaan tietysti myös ajankohta ja viimeinen ilmoittautumispäivämäärä. Näytteilleasettajilta peritään usein myös osallistumismaksuja ja näillä tuloilla katetaan järjestämisestä
koituvia kuluja. Näytteilleasettajille täytyy ilmoittaa tapahtumaohjelma ja järjestäjien täytyy tietää siitä toiminnasta,
jota näytteilleasettajat ovat suunnitelleet messuille. Ennen
tapahtumapäivää on hyvä lähettää kattava infopaketti, jotta
näytteilleasettajat tietävät, kuinka toimia paikalle tullessaan
ja mitä päivien aikana tulee tapahtumaan. Liitteessä 2 kerrotaan, mitä kaikkea infopaketti voi sisältää.
Projektipäälliköllä on suuri vastuu tapahtuman järjestelyissä. Hän ajoittaa suunnittelua ja huolehtii, että kaikki
projektiryhmät hoitavat oman vastuualueensa tehtävät ajallaan. Projektipäällikkö tarkkailee ja on jatkuvasti hieman
edellä muita. Näin muutoksiin ja mahdollisiin riskeihin pystytään reagoimaan nopeasti. Kaikilla tulee olla myös varahenkilöt nimettyinä, jotta järjestelyt jatkuvat suunnitellusti
poissaoloista huolimatta.
Järjestäjien tulee huolehtia laki- ja lupa-asiat kuntoon ajallaan (Liite 7). Viranomaiset voivat pyytää esimerkiksi tarkennuksia hakemuksiin tai pyytää tekemään muuta selvitystyötä. Tapahtuma-alueelle täytyy laatia pohjakartta ja
osastosijoitukset täytyy suunnitella. Alueelle ja sen lähistölle tulee tehdä opasteet ja pysäköinti täytyy järjestää, jotta
näytteilleasettajien ja kävijöiden paikalle tuleminen helpottuu ja vältytään turhalta epäjärjestykseltä.
Myös markkinointiin kannattaa olla oma ryhmänsä, ja markkinointi täytyy muistaa järjestelyiden jokaisessa vaiheessa.
Messut ovat yleensä vuosittaisia tapahtumia, ja seuraavaa
markkinoidaan jo edellisenkin ollessa käynnissä. Aina messujen kuten muidenkin tapahtumien jälkeen tulee selvittää,
päästiinkö tavoitteisiin ja kuinka ne toteutuivat. Kehitysehdotukset täytyy myös listata, sillä ne auttavat tulevia järjestelyjä. Kävijöitä pitää kiittää ja tärkeimmille yhteistyökumppaneille lähettää erityiskiitokset ja pohjustaa yhteistyötä
myös tulevaisuudelle. Järjestäjien täytyy pitää myös arviointipalaveri, jossa käydään läpi onnistumiset ja myös asiat, joita voidaan parantaa seuraavaan kertaan.
Tapahtumajärjestäjän opas
29
Muistilista
•
Hanki näytteilleasettajat
•
Informoi näytteilleasettajia
•
Suunnittele osastosijoitukset
•
Tee pohjakartat tapahtumapaikasta
•
Tee opasteet paikanpäälle ja pysäköinti
6.1 Messuille osallistuminen
näytteilleasettajana
Messuille osallistuminen on hyvä keino tehdä markkinointia
ja vahvistaa organisaation imagoa ja brändiä. Messuilla on
mahdollisuus luoda uusia kontakteja ja saada lisää näkyvyyttä. Näin lisätään tunnettuutta sekä edistetään myyntiä. Messuille osallistuttaessa tulee selventää osallistumisen tarkoitus ja se, mitä osallistumisella halutaan saavuttaa. Kannattaa
asettaa realistiset tavoitteet ja pohtia, kuinka onnistumista
mitataan. Tavoitteita asettaessa niille annetaan arvoja, jotta
arviointivaiheessa voidaan laskea ROI.
On hyvä selvittää, mille messuille on järkevintä osallistua ja
miten esimerkiksi messujen kohderyhmät vaikuttavat päätökseen. Messuihin osallistumisesta tulee kuluja, joten budjetti kannattaa määritellä heti suunnittelun alkuvaiheessa.
Hinnat ovat messukohtaisia ja messuista riippuen ne vaihtelevat joistain sadoista tuhansiin euroihin. Hinnat määräytyvät usein messuosaston koon ja kaiken oheistavaran
(pöydät, tuolit) mukaan, mutta myös osaston sijainti tapahtumapaikalla voi vaikuttaa hintaan. Myös sähkön käytöstä
joutuu usein maksamaan erikseen. Siksi tapahtumasta riippuen kannattaa varmistaa sähkön ja esimerkiksi jatkojohtojen saatavuus. Messuilla näytteilleasettajapakettiin voi kuulua myös ruokailu tai vaikka lounastarjous.
Kuluja voi tulla myös markkinoinnista. Markkinointiin
kannattaa panostaa erityisesti ennen messuja, mutta myös
niiden aikana ja jälkeen. On hyvä muistaa, että messutapahtuman järjestäjä markkinoi messuja, mutta oman osaston
markkinointi hoidetaan itse. Siihen voi saada apua järjestäjiltä. Heille kannattaa esimerkiksi kertoa oman osaston
ohjelmasta. Sosiaalisessa mediassa on hyvä olla aktiivinen,
ja messujen aikana sen avulla voidaan päivittää tunnelmia
ja tiedottaa esimerkiksi osaston kilpailuista ja muista messuosastolla tapahtuvista aktiviteeteista. Messuille osallistumisesta on hyvä ilmoittaa esimerkiksi oman alan lehdissä ja
tiedotusvälineiden edustajia voi kutsua vierailemaan omalle
osastolle. Lehdistötiedotteet tulee huolehtia etukäteen.
Osaston ohjelmalla herätetään kävijöiden kiinnostus.
Messuilla tulee pohtia, kuinka erotutaan kilpailijoista ja
kuinka kävijät saadaan omalle osastolle. Messuosaston
30
Tapahtumajärjestäjän opas
suunnittelussa kannattaa huomioida oman organisaation
brändi ja visuaalinen ilme. Suunnittelussa täytyy muistaa
aikatauluttaa messupäivät ja suunnitella työtehtävät ja jakaa
työvuorot. Isoimmilla messuilla osastojen rakentamisessa
ovat apuna järjestäjät ja esimerkiksi pöydät ja tuolit voivat
olla jo paikallaan. Joihinkin tapahtumiin voi joutua itse järjestämään kokonaan oman paikkansa pöydistä lähtien, ja
tällöin täytyy muistaa henkilöt huolehtimaan kuljetuksista.
Messuosastolla voidaan jakaa esitteitä ja siellä voi olla myös
muuta oheismateriaalia. Paperiset esitteet ovat nykyään
vähentyneet, sillä ympäristöllisistä syistä niitä ei mielellään
liiaksi jaeta. Mikäli messuilla on mahdollista osallistua juontajien tekemiin haastatteluihin, ne ovat hyvä keino tehdä
oma osasto huomatuksi messupäivänä. Messuilla voidaan
pitää esimerkiksi tiedotustilaisuus, jossa voidaan lanseerata uusi tuote tai esimerkiksi julkistaa tutkimuksen tuloksia.
Messuille osallistuvat esittelijät tulee kouluttaa, ja heille on
hyvä jakaa esimerkiksi messumappi, johon on koottu tärkeimmät muistettavat asiat. Esittelijät täytyy ohjeistaa aikataulutuksessa, pukeutumisessa ja yleisessä käyttäytymisessä messujen aikana. Esimerkiksi puhelinta ei ole suotavaa
käyttää messujen aikana, vaikka sitä nykyisin jatkuvasti
käytetään. Esittelijöiden määrä kannattaa myös pohtia, sillä liika henkilökunta voi karkottaa kävijöitä. Esittelijöiden
täytyykin keskittyä messujen aikana kävijöihin, eikä osastolla saa jäädä keskustelemaan pitkiksi ajoiksi työkaverin
kanssa. Esittelijöiden on hyvä pitää mielessä koko messujen
ajan tavoitteet ja se, kuinka päästä niihin. Heidän täytyy olla
reippaita ja palvelualttiita, sillä he ovat organisaation kasvot
messuilla ja omalta osaltaan vaikuttavat kävijöiden saamaan
mielikuvaan. Myös siisti pukeutuminen, edustava ulkonäkö
sekä hyvä hygienia tulee ottaa huomioon.
Messujen jälkeen täytyy arvioida, onko tavoitteissa onnistuttu. Messujen onnistumista voidaan arvioida ROI:n avulla
eli tavoitteille aiemmin annettu arvo jaetaan messuosallistumisen kustannuksilla. Tavoitteita on voitu mitata esimerkiksi kontaktien määrällä ja kävijöiden palautteilla. Kaikki
palautteet täytyy analysoida, jolloin saadaan kuva onnistumisesta ja selvitetään, missä on kehitettävää. Esittelijöiden
kanssa kannattaa keskustella messujen kulusta ja yleisestä
tunnelmasta: missä onnistuttiin ja missä täytyy parantaa.
Messujen jälkeen on hyvä miettiä, kuinka tuloksia seurataan
lyhyen ja pitkän ajan kuluessa. Jälkimarkkinointia tehtäessä voi päivittää esimerkiksi kuvia ja tunnelmia messuilta,
jolloin messut elävät kävijöiden mielissä vielä jälkeenpäin.
Kävijöitä pitää myös muistaa kiittää, ja tärkeimmät asiakkaat täytyy huomioida heti messujen jälkeen. Kaikki messuilla luvatut yhteydenotot on hoidettava heti, jotta messuilla annettu hyvä kuva säilyy. Lisäksi medialle voi tehdä
tiedotteet messujen jälkeen julkaistavaksi.
Noora Toiviainen:
”Laurea on osallistunut Studia-messuille jo useita vuosia. Aikaisemmin Laurea on ollut mukana messuilla FUAS-liittouman
kanssa, mutta vuonna 2014 Laurea osallistui omalla messuosastolla. Tavoitteena on hakea uusia potentiaalisia hakijoita ja saada Laureaa paremmin ihmisten tietouteen. Messuilla kerrotaan
Laureassa opiskelusta käytännössä ja siitä, miten työelämäläheisyys näkyy opiskelussa. Brändilupaus on näkynyt pääosin osaston visuaalisuutena, mutta se tulee myös esille hakijaoppaissa
ja kilpailuissa. Messuilla kerrotaan Laurean palvelulupauksesta
”Olemme Laureassa juuri sinua varten”. Palvelulupaus näkyy esimerkiksi opetuksen joustavuutena.
Messuosasto koostuu kolmesta tärkeästä tekijästä: innostuneista
ja motivoituneista esittelijöistä, visuaalisesta houkuttelevuudesta ja siitä, että osasto erottuu muista näytteilleasettajista. ”Hyvä
messuesittelijä on iloisella fiiliksellä, ei ole syönyt sitruunoita
ennen messuja eikä pelkää lähestyä messukävijöitä. Sellainen
positiivinen kokonaisuus.”
Muistilista
•
Kouluta messuosaston esittelijät
•
Muista reipas asenne ja iloinen mieli
•
Huolellinen osaston ja ohjelman suunnittelu
•
Selvennä osallistumisen tarkoitus ja tavoitteet –
onnistumisen mittaaminen
Tapahtumajärjestäjän opas
31
7. kansainvälisyys on osa tapahtuman
järjestämistä
K
ansainvälisyys tulee huomioida erityisesti tapahtumissa, joihin kutsutaan kansainvälisiä puhujia
ja vieraita, tai järjestäjissä on eri kansalaisuuksia.
Liitteessä 3 on linkki, joka sisältää kuvauksia eri kulttuurien
etiketeistä. Myös yleisissä yleisötilaisuuksissa, joihin ei ole
lähetetty kutsuja, on kohteliasta huomioida eri kulttuurit.
Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tapahtumaohjelman kääntämistä englanniksi, jolloin kielivaihtoehdot täytyy huomioida kaikissa ohjelmanumeroissa. Mikäli kaikkea ohjelmaa
ei voi järjestää useammalla kielellä, kannattaa tapahtumaohjelmaan merkitä ne ohjelmat, joissa kielenä on muu kuin
kotimainen kieli. Tapahtuman järjestäjille voidaan laittaa
tapahtumapäiviksi nimikylttien oheen maiden lipuilla myös
merkintä siitä, mitä kieliä he osaavat.
Vieraita ja puhujia kutsuttaessa täytyy olla kohtelias, ja
mikäli suuri osa kutsutuista tulee tietystä maasta, voi kutsuja tehdessä perehtyä vielä erityisesti sen maan kulttuuriin. Kansainvälisten vieraiden ja puhujien yhteydenotoissa
kannattaa erityisesti alkuvaiheessa toimia mahdollisimman
virallisesti ja kohteliaasti. Kun yhteydenpito vieraiden kanssa on jatkunut pidempään, voi viestintä muuttua rennommaksi. Näin toimitaan vain siinä tapauksessa, että viestinnän vastapuoli tekee siihen aloitteen. Yhteydenpidossa
kannattaa huomioida yleensäkin käytettyä bisnesetikettiä
ja harkita tarkkaan sitä, kuinka puhuttelee vieraita ja esittää asioita heille. Yhteydenpidossa tulee huomioida myös,
että joissain maissa esimerkiksi sähköpostiin ei vastata niin
nopeasti kuten Suomessa, vaan vastaus voi tulla viikkoja
myöhässä. Tällöin kannattaa soittaa ja hoitaa puhelimitse
asiat, joihin vaaditaan pikaista vastausta.
32
Tapahtumajärjestäjän opas
Jos tapahtuman osallistujilta pyydetään ilmoittautumislomakkeen täyttöä (luennot, työpajat), kannattaa jo siinä huomioida tärkeitä asioita. Esimerkiksi usein on hankaluuksia
selventää henkilöiden titteliä ja vielä kääntää sitä vieraille
kielille. Ilmoittautumislomakkeeseen voi laittaa kohdan,
johon osallistuja täyttää itse oman tittelinsä. Tämä helpottaa nimikylttien tekoa, sillä niihin tulee usein nimen lisäksi
myös henkilön titteli. Ilmoittautumislomakkeessa kannattaa kysyä myös erityisruokavaliot, jossa vieraita voi pyytää
listaamaan mahdolliset kielletyt ruoka-aineet. Ilmoittautumislomakkeessa on kohteliasta huomioida majoitus. Vastaavatko majoituksen järjestämisestä järjestäjät vai vieraat
itse? Mikäli vieraat varaavat majoituksen itse, on kohteliasta
tehdä heille kuitenkin suosituksia majoituspaikoista. Järjestäjät voivat myös varata majoituspaikasta etukäteen kiintiön
vieraita varten. Tällöin majoituspaikan olisi hyvä olla mahdollisimman keskeisesti tapahtumapaikkaan nähden. Järjestäjät voivat yrittää neuvotella majoituksen hinnasta ja näin
keventää vieraiden matkakustannuksia.
Tapahtumaa aikataulutettaessa ja ohjelmaa suunniteltaessa voi olla hyvä huomioida myös eri kulttuurien käsitykset
ajankäytöstä. Kun suomalaiset tunnetaan tarkasta aikataulujen noudattamisesta, voi joissain maissa olla normaalia tulla
esimerkiksi luennolle viisitoista minuuttia myöhässä. Mikäli tapahtuma on minuutilleen aikataulutettu, voi jo arvata,
mikä seuraus yhdestäkin vartin pituisesta myöhästymisestä
on tapahtuman sujuvuuden kannalta.
Ulkomailta saapuville vieraille on kohteliasta järjestää myös
oheisohjelmaa itse tapahtumapäivien lisäksi. Oheisohjelmaan voi kuulua esimerkiksi illallisia, joissa voidaan tuoda
esille suomalaisuutta. Hauskoja aktiviteetteja kannattaa järjestää myös vuodenaikaa silmällä pitäen. Voisiko vierailijat
tutustuttaa esimerkiksi suomalaiseen sauna- ja avantokulttuuriin tai talviurheilulajeihin? Etelä-Euroopasta saapuville vieraille suomalainen murtomaahiihto pikkupakkasella
auringon paisteessa on varmasti eksoottinen ja ikimuistoinen kokemus.
Vieraita on hyvä muistaa tapahtuman jälkeen pienellä lahjalla. Tässä kannattaa muistaa yleinen bisnesetiketti ja huomioida eri kulttuurit. Eri kulttuureissa asioilla ja symboleilla
on erilaisia merkityksiä. Esimerkiksi useimmat värit, jotka
meille suomalaisille ovat neutraaleja, voivat joissain kulttuureissa loukata lahjan saajaa. Lahjaa valittaessa kannattaa
myös miettiä, annetaanko sillä muisto suomalaisuudesta vai
onko sillä jokin muu sanoma. Joka tapauksessa lahjan tarkoitus on jättää muisto itse tapahtumasta, sillä yksi tapahtuman
onnistumisen mittareista on sen muistaminen jälkeenpäin.
Kansainvälisissä tapahtumissa panosta ulkomailta saapuviin vieraisiin:
•
Muista lähettää kutsut ajoissa ja varata aikaa esim.
kansainvälisten puhujien hankkimiseen
•
Huomioi eri kansalaisuudet suunnittelun jokaisessa
vaiheessa
•
Suunnittele esim. iltaohjelmaa vieraille myös varsinaisen tapahtumaohjelman lisäksi
Tapahtumajärjestäjän opas
33
8. esimerkkitapahtuma: oppilaitosvierailut
L
aurea tekee oppilaitosvierailuja kouluvierailukiertueiden aikana. Kouluvierailukiertue on tavoittanut
yli 70 toisen asteen oppilaitosta Uudellamaalla ja
lähialueilla. Kouluvierailukiertueiden tarkoituksena on, että
Laurean omat opiskelijat kertovat opiskelijalähtöisesti, minkälaista opiskelu Laureassa on.
opiskelijoita osallistumaan, joten yleensä oppilaitosvierailut
ovat jokseenkin luentomaisia. Vierailun lopussa tulee kuitenkin aina olla aikaa kysymyksille. Lisäksi voidaan järjestää
infopiste, jossa opiskelijat voivat kysyä lisätietoja. Opiskelijoiden on helpompaa esittää kysymyksiä, kun muut ovat jo
lähteneet paikalta.
Oppilaitosvierailuja varten tehdään valmiit esittelymateriaalit, joissa käydään kaikki koulutusohjelmat ja muut hakemiseen liittyvät pääkohdat läpi. Esittelysarjassa kerrotaan
myös, minkälaista työtä opiskelija voi hakea valmistuttuaan.
Lisäksi kerrotaan yleisesti hakuajoista ja korkeakouluopiskelusta. Juha Niemen mukaan toisen asteen opiskelijoilla
harvoin on selkeää kuvaa siitä, mikä on yliopiston ja ammattikorkeakoulun ero. Tarkoituksena on tehdä tämä ero heille
selväksi. ”Toisen asteen opiskelijoita kiinnostavat oikeiden
ihmisten tarinat enemmän kuin pelkät korulauseet.”
Juha Niemen mukaan hyvät oppilaitosvierailijat ovat innostavia. Esittelijöiden pitää olla hyvin valmistautuneita. Esittelymateriaali on tärkeää käydä hyvin läpi. Hakijan opas on
tärkeä käydä etukäteen läpi. Pitää myös olla valmis esiintymään. Kouluvierailutiimiä ohjeistetaan vierailuihin rekrytoinnin yhteydessä pidettävillä perehdytystilaisuuksilla.
Niissä selvitetään materiaalit ja esiintymisen perusseikat.
Oppilaitosvierailujen onnistumista mitataan opinto-ohjaajille lähetetyn sähköisen lomakkeen avulla. Lomakkeessa
kysytään, miten vierailu sujui, minkä arvosanan he antaisivat vierailuista sekä selvitetään mahdollisia kehittämiskohteita. Lisäksi voidaan kysyä, mihin opinto-ohjaajat
olivat erityisen tyytyväisiä ja haluavatko he osallistua seuraavankin vuotena koulukiertueeseen. Kiertueet sijoittuvat yleensä yhteishaun aikaan. Uusia kouluja houkutellaan
mukaan kontaktien avulla. Laurea järjestää kerran vuodessa
opinto-ohjaajille seminaarin, johon kutsutaan Uudenmaan
opinto-ohjaajat.
Oppilaitosvierailuista pyritään tekemään mahdollisimman osallistavia. On kuitenkin vaikea saada toisen asteen
34
Tapahtumajärjestäjän opas
Kouluvierailujen lisäksi Laurea järjestää avoimien ovien päiviä. Avoimien ovien päivien haasteena on se, että paikalle voi
olla vaikea tulla. Myös ajoitus on vaikea valita, sillä sen pitää
sopia kaikille toisen asteen oppilaitoksille ja Laurealle. Laureassa järjestetään avoimien ovien päiviä, kun opinto-ohjaajat niitä itse toivovat. Esimerkiksi 2014 keväällä järjestettiin
Tikkurilassa avoimien ovien päivät. Keskeisin viesti avoimien ovien päivissä on esittää hakijoille käytännön opiskelua. ”Sen sijaan, että kierrätetään opiskelijoita ala-aulassa ja
auditoriossa ja heille luennoidaan siellä, olisi tärkeää, että he
pääsevät ihan sinne oikeisiin opetustilanteisiin näkemään,
mitä ne ovat käytännössä. Haastavaa on löytää sellaiset opetustilanteet mihin heidät voi noin vain viedä.” Mukana on
myös osallistavaa tekemistä, joissa kysellään osallistujien
tuntemuksia ja näytetään koulutusten, esimerkiksi liiketalouden perusjuttuja. ”Hyvä oppilaitosvierailu on innostava,
osallistava ja informatiivinen.”
9. esimerkkitapahtuma: rekryfestarit
U
ra- ja rekrytointitapahtuma Rekryfestarit järjestettiin helmikuussa 2015 viidettä kertaa. Tällä kertaa
ura- ja rekrytointitapahtumaa laajennettiin entisestään ja mukaan Rekryfestareihin liittyivät myös Riihimäen kesätyömarkkinat. Rekryfestarit 2015 -tapahtuman
suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi Laurea Hyvinkään
liiketalouden projektijohtamisen P2P-opiskelijatiimi. Projektitiimi toteutti tapahtuman Hyvinkään-Riihimäen Seudun Ammattikoulutussäätiölle HRAKS:lle sekä Riihimäen
kaupungille ja TE-palveluille.
Rekryfestarit 2015 oli myös osana Laurea Hyvinkään Työ Tähtäimessä -tapahtumaa. Projektitiimi suunnitteli Työ Tähtäimessä -tapahtuman aamupäivän, jossa pidettiin Annika
Rautiaisen Alumniaamukahvi sekä Irma Männyn kyvyt.fi
-luento. Aamun jälkeen opiskelijat siirtyivät Laurea Hyvinkäältä jatkamaan päivää Rekryfestareille.
Rekryfestareiden suunnittelu aloitettiin syyskuussa 2014 toimeksiannolla, jossa olivat mukana HRAKS:in edustaja, projektitiimi sekä Laurea Hyvinkään kaksi lehtoria. Tilaisuudessa selvitettiin tapahtuman tarkoitusta, tavoitteita, työnjakoa
sekä aikataulua. Tiimi aloitti työn laatimalla markkinointi-,
viestintä- ja toimenpidesuunnitelman projektin toteutuksen tueksi. Koska tapahtuma toteutettiin nollabudjetilla, tiimi sai käyttää luovuuttaan tapahtuman ohjelman ja sisällön
suunnittelussa. Järjestelyissä oli useita tehtäviä ja oli tärkeää
jakaa heti suunnittelun aluksi vastuualueet jokaiselle tiimin
jäsenelle. Projektipäällikkö huolehti aikataulutuksesta ja
siitä, että tiimin jäsenet hoitivat omat tehtävänsä. Aikataulu tehtiin aina jokaiselle viikolle, jolloin pysyttiin parhaiten
aikataulussa ja muutoksiin ehdittiin reagoimaan.
Yksi tärkeistä asioista tapahtuman onnistumisen kannalta
oli aktiivinen sisäinen sekä ulkoinen viestintä. Projektitiimi
tapasi tapahtuman suunnittelun yhteydessä viikoittain ja
tapasi myös yhteistyökumppaneita säännöllisesti suunnittelukokouksissa. Kun kokouksia ei ollut, kertoi projektitiimi yhteistyökumppaneille suunnittelun etenemisestä sähköpostitse tai puhelimitse. Yhtenä viestinnän tärkeimpänä
asiana tässä projektissa oli varmistaa, että jokainen tietää,
kuka on vastuussa mistäkin ja milloin tehtävien tulee olla
suoritettuna. Mikäli tehtäviä ei olisi jaettu huolellisesti ja
viestintä ei olisi toiminut järjestäjien välillä, olisi tapahtuman suunnittelu ja toteutus kärsinyt siitä.
Rekryfestareilla aikaa vievimpiä tehtäviä oli näytteilleasettajien hankkiminen ja oppilaitosten kanssa tehty yhteistyö.
Koska kyseessä oli rekrytointitapahtuma, tuli näytteilleasettajien hankinnassa sekä kävijöiden markkinoinnissa ottaa
huomioon kaksi tärkeää asiaa: millaisia yrityksiä kävijät
toivovat tapahtumassa olevan sekä millaista osaamista yritykset tulevat tapahtumasta etsimään. Suunnittelun alkuvaiheessa laadittiin yritys- ja koululistaus sekä lähetettiin
yrityksille kutsu tapahtumaan. Tapahtuman lähestyessä kaikille näytteilleasettajaksi ilmoittautuneille lähetettiin viesti,
jossa kerrottiin kaikki oleellinen tapahtumapäivästä sekä
paikalle saapumisesta Oppilaitoksia lähestyttiin aluksi myös
kutsulla, jossa kerrottiin tapahtumasta ja toivottiin niiden
merkitsevän päivän kalenteriinsa. Tiimi vieraili myös alueen
oppilaitoksissa markkinoimassa tapahtumaa.
Myös ohjelman suunnittelu aloitettiin heti projektin alkuvaiheessa. Tapahtumapäivän ohjelmaan haluttiin sisällyttää
luentoja, joten luentojen aiheiden määrittely sekä puhujien
Tapahtumajärjestäjän opas
35
hankkiminen aloitettiin melko varhain. Tapahtumassa
pidettiin myös Rekry Speed Dating eli pikatyöhaastattelut,
joiden suunnittelu ja osallistujien hankkiminen vei oman
aikansa. Koska kyseessä oli ura- ja rekrytointitapahtuma,
sisällytettiin päivään myös jatkuvasti pyörivä CV-klinikka,
jossa kävijät saivat apua oman ansioluettelonsa muokkaamiseen ja päivittämiseen. Näytteilleasettajien, luentojen,
pikatyöhaastattelujen ja CV-klinikan lisäksi tapahtumaohjelmassa pidettiin Suuri Kike -huutokauppa, johon yritykset
pystyivät halutessaan lahjoittamaan tavaroita tai palveluita
huutokaupattavaksi. Huutokaupan tuotot menivät nuorten
työllistämiseen HRAKS:n kesäkahviloihin kesälle 2015.
Koko tapahtuman suunnittelussa pyrittiin pitämään mukana tapahtuman päätarkoitus eli työttömien sekä nuorten
työllistäminen. Tapahtuman toisena juontajana toimi Mica
Ikonen ja toinen juontaja hankittiin työilmoituksen avulla,
josta kerrottiin sosiaalisessa mediassa. Projektitiimi valitsi työhakemuksista parhaan ja toiseksi juontajaksi valittiin
Sonja Reijonen. Tapahtuman teema ja tarkoitus tulivat myös
esille, kun projektitiimi hankki tapahtuman järjestyksenvalvojat Hyrian ammattikoulun vartijatutkinnon opiskelijoista.
Opiskelijat saivat tapahtuman avulla hyvää työkokemusta
järjestyksenvalvojan tehtävistä.
Projektitiimi arvioi tapahtuman kävijämäärän etukäteen.
Rekryfestareille odotettiin yli 700 kävijää päivän aikana,
joten tapahtumalle täytyi tehdä erillinen pelastussuunnitelma, jonka tekeminen aloitettiin jo marraskuussa. Pelastussuunnitelma luotiin Hämeen pelastuslaitoksen sivuilla olevaan pohjaan ja sen liitteeksi laitettiin kauppakeskus
Atomin oma turvallisuus- ja pelastussuunnitelma. Tämän
lisäksi projektitiimin piti tehdä poliisille yleisötilaisuudesta ilmoitus, jonka täyttämiseen käytiin kysymässä neuvoa
Riihimäen poliisilaitokselta. Yleisötilaisuusilmoitus saatiin palautettua poliisille vasta tammikuussa, sillä liitteiden
ja muiden tietojen keräämiseen kuluikin enemmän aikaa,
kuin oli suunniteltu. Ilmoitus hyväksyttiin kuitenkin ajoissa, mutta sen tekeminen olisi pitänyt aloittaa vieläkin aikaisemmin. Pelastussuunnitelman ja yleisötilaisuusilmoituksen lisäksi projektitiimi hankki musiikin soittamista varten
Teoston ja Gramexin yhteisen tapahtumaluvan.
Markkinointi aloitettiin heti Rekryfestareiden Facebook-sivulla, kun tapahtumapäivä ja -paikka oli päätetty. Projektitiimi painottikin tapahtuman markkinoinnin pääosin sosiaaliseen mediaan, mutta markkinointia tehtiin myös perinteisin
keinoin esimerkiksi mediatiedotteen sekä mainoksien avulla. Sosiaalisessa mediassa hyödynnettiin Facebookin sivun ja
tapahtuman lisäksi myös Instagramia. Instagram-kuvapalveluun tehtiin tapahtumalle oma profiili, jossa markkinointiin Rekryfestareita lähinnä projektitiimin näkökulmasta.
Instagramissa järjestettiin myös kuvakilpailu, jonka voittaja
36
Tapahtumajärjestäjän opas
julkistettiin tapahtumassa. Kilpailun tarkoituksena oli saada lisänäkyvyyttä sekä lisää kävijöitä tapahtumaan.
Projektitiimi suunnitteli myös tapahtuman mainokset, jotka toteutettiin yhteistyössä yhteistyökumppanin kanssa.
Mainoksia jaettiin ahkerasti lähialueella koko järjestelyjen
ajan. Yhteistyökumppanit avustivat myös muissa asioissa,
kuten pöytien ja tuolien hankkimisessa sekä muissa käytännön järjestelyissä. Tapahtumapaikka järjestyi myös yhteistyökumppanin avulla. Tapahtumapaikkana toimi kaksi liiketilaa Riihimäen kauppakeskus Atomissa. Tilat vaativat
myös suunnittelua, sillä niissä oli aikaisemmin toiminut
vaateliikkeitä. Toiseen tilaan järjestettiin esiintymislava, jolla pidettiin tapahtuman avaus, luennot, huutokauppa sekä
tapahtuman lopetus. Samassa tilassa sijaitsi myös takahuone, jonne järjestettiin näytteilleasettajien vaatesäilytys ja
kahvitus. Tapahtumatiloihin saatiin yhteensä 36 näytteilleasettajaa ja kävijöitä päivän aikana oli noin 900.
Koko tapahtumapäivän ajan kävijöillä oli mahdollisuus
jättää palautetta Rekryfestareista infopisteellä. Kävijöillä oli mahdollisuus vastata palautekyselyyn myös verkossa
tapahtuman jälkeen. Kävijäpalautteiden lisäksi myös näytteilleasettajilta kerättiin päivän aikana palautetta suullisesti ja kirjallisesti. Muiden palautekysymysten lisäksi
näytteilleasettajilta kysyttiin, haluaisivatko he osallistua
Rekryfestareille myös ensi vuonna. Tällä tavoin seuraava
järjestävä projektitiimi osaa olla yhteydessä heti sellaisiin
organisaatioihin, jotka ovat ilmaisseet mielenkiintonsa
osallistua tapahtumaan seuraavallakin kerralla. Palautteet
kerättiin yhteen ja arvioitiin vertaamalla niitä tapahtuman
tavoitteisiin. Tapahtuman onnistuneisuutta arvioitiin myös
vertaamalla kävijämäärä- ja näytteilleasettajatavoitteita
lopullisiin tuloksiin. Projektitiimi kirjoitti palautteiden ja
omien kokemustensa perusteella kehittämisehdotuksia, joita voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi seuraavia Rekryfestareita järjestettäessä.
Tapahtuman jälkimarkkinointi aloitettiin heti seuraavana
päivänä. Palautelomakkeen linkki lähetettiin kaikille osallistuneille oppilaitoksille ja kiitettiin kaikkia samalla osallistumisesta. Jälkimarkkinointia tehtiin kävijöille sekä yrityksille myös lisäämällä sosiaaliseen mediaan kiitosviestit sekä
kuvia tapahtumasta. Kaikille näytteilleasettajille lähetettiin
mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen sähköpostitse
kiitosviesti, jossa kerrottiin myös hieman saadusta palautteesta ja siitä, että palautteiden avulla Rekryfestareita aiotaan kehittää vielä lisää ensi vuodeksi.
10. esimerkkitapahtuma: laureamkon vuosijuhla
S
usanna Kauppinen on ollut mukana järjestämässä Laureamkon vuosijuhlaa useina vuosina. Hänen
mukaansa vuosijuhla pidetään yleensä aina marraskuussa. Sen suunnittelu aloitetaan jo heti alkuvuodesta.
Vuonna 2014 toteuttamassa vuosijuhlaa oli mukana Leppävaaran kampukselta Event Management -opintojaksolta
noin 20 opiskelijaa. Vuonna 2015 tätä opintojaksoa ei ole.
Vuonna 2014 osallistujia tapahtumassa oli 250, mukaan laskettuna kutsuvieraat, oma väki ja kaikki muut.
Vuosijuhlan ohjelma on yleensä valmis vasta syksyllä. Viimeisiä varmistuvia asioita tapahtuman ohjelmassa ovat
puhujat. Vuoteen 2013 asti tapahtuma on pidetty Tikkurilan
kampuksella ruokalassa, mutta vuonna 2014 päästiin ravintolaympäristöön. Kauppisen mukaan uudessa ympäristössä
päästiin ”Leikkaussalitunnelmasta hieman parempaan.”
Vuosijuhlan tavoitteena on luoda ihmisille elämyksiä. Se on
opiskelijoille tehty juhla, johon saa laittaa parempaa päälle.
Siellä saa seurustella hyvän ruuan ja juoman parissa paremmassa ympäristössä. Kauppinen totesi, että ”vuosijuhla on
ainutlaatuinen tapahtuma.” Siellä juhlitaan kulunutta vuotta ja palkitaan ansioituneet. Kaikki huippuhetket vuoden
varrelta nostetaan esille.
Kauppinen sanoo, että vuosijuhla on hyvin erityyppinen
kuin Laureamkon muut perinteiset tapahtumat, kuten koulutukset ja bileet. Sen järjestäminen vaatii enemmän aikaa
ja resursseja. Vuosijuhlan somistukseen on hankittu tarvittavat tavarat tarpeen mukaan mistä milloinkin. Esimerkiksi punaisia mattoja on tilattu niitä vuokraavasta paikasta ja
ilmapallot Ilmapallokeskukselta. Usein myös esimerkiksi
Ikea, Robin Hood tai kierrätyskeskukset ovat käypiä vaihtoehtoja pieniin hankintoihin. Viime vuonna vuosijuhlaan
opintojaksolta valittu pienempi projektiryhmä ideoi ja
toteutti somistuksen.
Vuosijuhlassa tunnelman on helppoa vaikuttaa. Esimerkiksi viinilasien on hyvä olla koko ajan täynnä. Lisäksi hyvin
suunniteltu ohjelma tuo olon, että ei ole kiire mihinkään.
Osallistujien ei tarvitse miettiä, sujuuko kaikki suunnitellusti, vaan he voivat rentoutua ja nauttia tapahtumasta.
Ohjelmassa tulisi olla koko ajan jotain, mitä odottaa. Esimerkiksi puheiden tulisi jotain, mitä odotettaisiin innolla,
eivätkä välttämätön paha. Myös yhteinen aloitus on tärkeä
osa tapahtumaohjelmaa. Vuosijuhlassa esimerkiksi yhteinen maljan nosto on ollut hyvä aloitus. On tärkeää, että osallistujat tietävät, koska tapahtuma alkaa, sillä epävarmuus
pilaa tunnelman.
Laureamko pyrkii kehittämään toimintatapojaan ja pääsemään tapahtumien projektimaisempaan ajatteluun. Tarkoituksena on päästä eroon ”musta tuntuu” -arvioimisesta
enemmän valmiiksi valittuihin arviointikriteereihin ja kunnon projektisuunnitelmiin. Vuoden 2015 vuosijuhla yritetään jo saada tehtyä projektina.
Onnistumisen mittareita ei ole Laureamkon juhlissa asetettu suunnitteluvaiheessa. Esimerkiksi tunnelmaa on vaikea
mitata, mutta se kertoo paljon onnistuneesta tapahtumasta. Tulot ovat tietysti yksi mittari. Tämän mittarin perusteella vuosijuhla on hyvin onnistunut, sillä liput myydään
Tapahtumajärjestäjän opas
37
joka vuosi loppuun. Vuosijuhla onkin suosittu juhla. Toinen
onnistumisen mittari on budjetti. Onnistuneessa tapahtumassa jäädään plussan puolelle. Kehykset budjetille on päätetty jo yli vuosi ennen vuosijuhlaa. Tärkeintä onnistuneessa
tapahtumassa on se, että ihmisillä on hauskaa ja tapahtuma
luo yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä. Vuosijuhlassa ovat
38
Tapahtumajärjestäjän opas
mukana sekä Laurean että Laureamkon väki. Mikä paremmin kuvaisi yhdessä tekemistä, kuin se, että rehtori ja fuksit
ovat yhdessä tanssimassa? Vuosijuhlassa saadaan raja-aitoja
madallettua, mikä on hienoa yhteisöllisyyden kannalta.
11. lopuksi
T
apahtumat ovat monien osien summia. Tämän
oppaan avulla lukija voi jäsentää koko tapahtuman
järjestämisen prosessia aina suunnittelusta tapahtuman arviointiin. Laurealaiset järjestävät tulevaisuudessakin upeita tapahtumia ja rakentavat Laurean brändiä yhdessä. Tulevaisuudessa tapahtuman järjestämistä helpottaa
varmasti liitteenä oleva muistilista, jossa on tämän oppaan
tärkeimmät kohdat. Lisäksi liitteenä on hyödyllisiä linkkejä,
esimerkkejä arviointilomakkeista, budjettipohja ja laki- ja
lupaliitteet. Mukana on myös esimerkki mesuille osallistumisen infopaketin sisällysluettelosta. Projektitiimi haluaa
vielä kiittää kaikkia heitä, jotka auttoivat tiimiä tämän
oppaan kanssa. Toivomme myös, että oppaasta on ollut paljon hyötyä lukijoille.
Tapahtumajärjestäjän opas
39
12. opiskelijaesittelyt
Karoliina Korkalainen, projektipäällikkö
”Olen Laurea Hyvinkään P2P-opiskelija (projektijohtaminen) ja toimin projektipäällikkönä tässä projektissa. Aloitin opiskeluni Laureassa keväällä 2014. Yhteensä projekteja
on kertynyt kuusi ja olen monessa niistä toiminut sihteerinä. Viestintä on muutenkin aiheena lähellä sydäntäni, joten
tämän oppaan laatiminen on ollut iloista puuhaa. Tapahtuman järjestäminen on minulle uutta, joten olen oppinut
paljon.”
Tanja Pienimäki, varaprojektipäällikkö
”Olen tässä projektissa varaprojektipäällikkö. Aloitin opiskelun Laureassa Hyvinkäällä liiketalouden opinnot syksyllä
2014. Minulla on neljä projektia takana ja olen ollut melkein
jokaisessa sihteeri. Tapahtuman järjestämisen lainsäädäntöön perehtyminen auttoi päätöksessä suuntautua oikeudelliseen osaamiseen. Tuutorina ollessa tulee järjesteltyä
kaikenlaisia tapahtumia ja olen myös ollut mukana järjestämässä muutamia pienempiä tapahtumia, pääosin markkinoita. Tältä pohjalta oli kiva olla mukana tapahtumaoppaan
laatimisessa.”
Satu Rintala, varasihteeri
”Olen opiskellut Laurea Hyvinkään liiketalouden P2P (projektijohtaminen) -koulutusohjelmassa keväästä 2014 lähtien. Tämä projekti on kuudes jossa olen mukana. Ennen
tätä projektia olen ollut esimerkiksi projektipäällikkönä
järjestämässä ura- ja rekrytointitapahtumaa Rekryfestarit
2015 Riihimäellä. Pidän paljon tapahtumien järjestämisestä
40
Tapahtumajärjestäjän opas
ja siksi tulin mielelläni mukaan Laurean tapahtumaoppaan
laatimiseen.”
Heidi Korhonen, sihteeri
”Aloitin liiketalouden P2P (projektijohtaminen) -opinnot
Laurea Hyvinkäällä tammikuussa 2014. Olen ollut mukana useissa eri projekteissa opiskelujen aikana ja kokemusta
on tullut sihteerin ja projektipäällikön tehtävistä. Projektit
ovat olleet monipuolisia ja olen saanut kokemusta erilaisista markkinointiin liittyvistä tehtävistä, kuten esimerkiksi
markkinointisuunnitelman tekemisestä ja tapahtuman järjestämisestä. Olin järjestämässä Rekryfestarit 2015 -tapahtumaa Riihimäellä ja toimin projektissa varaprojektipäällikkönä. Sen kokemuksen pohjalta tuntui luontevalta lähteä
mukaan Laurean tapahtumaoppaan laatimiseen.”
Miia Vakkuri
”Toimin opetus- ja koulutustehtävissä ravintolapäällikkönä Laurea-ammattikorkeakoulun Leppävaaran kampuksen
ravitsemispalveluita tuottavassa opetusravintolassa ja palveluliiketoiminnan oppimisympäristössä BarLaureassa.
BarLaureassa restonomiopiskelijat osallistuvat ravintolan
päivittäiseen toimintaan. BarLaurea tarjoaa opiskelijoille
monipuolisen mahdollisuuden oppia sekä osallistumalla
että kehittämällä palveluprosesseja. BarLaureassa suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä asiakkaan kanssa kokouksia,
tapahtumia, juhlia ja muita erilaisia tilaisuuksia. Tarjoamme asiakkaille kokonaisvaltaiset cateringpalvelut. Mainittavia suuria tapahtumia ovat olleet Laurea Leppävaaran kampuksen avajaiset ja Laurean 20 vuotisjuhla.”
13. Haastateltavien esittelyt
Juha Niemi
”Toimin markkinointiassistenttina Laurean Markkinoinnissa ja viestinnässä. Työnkuvaani kuuluu verkkomarkkinoinnin suunnittelu ja toteuttaminen, sosiaalisen
median markkinointi sekä markkinointiin ja viestintään
liittyvät juoksevat asiat. Yhdessä markkinointiharjoittelijamme kanssa olen vastuussa Laurean kouluvierailukiertueesta sekä Avoimien Ovien päivistä. Olen lisäksi ollut mukana Laurean ständillä Studia-messuilla sekä erilaisissa
opiskelijarekrytointitapahtumissa.”
Marjo Valjakka
”Nykyinen tehtävänimikkeeni on palvelukoordinaattori,
mutta toimin vuoden 2014 loppuun Hyvinkään yksikön johdon assistenttina, ja tehtäviini kuului muun muassa Laurean
Hyvinkään yksikön tapahtumien ja henkilöstötilaisuuksien
järjestelyt. Pienimmät tilaisuudet ovat olleet muutaman
hengen kokouspäiviä ja isoimmat tapahtumat reilun sadan
hengen kehittämispäiviä, laivaseminaareja ja virkistyspäiviä
yhteistyössä Laurean muiden yksiköiden kanssa.”
Jyrki Virtanen
edistäviä liikunnallisia tapahtumia, kehittämisseminaareja,
opintomatkoja Suomessa ja ulkomailla. Olen ollut mukana
Laurean viestintä- ja markkinointiryhmän apuna eri tilaisuuksissa, näitä kyseisiä tapahtumia on ollut n. 3-4 vuodessa. Olen ollut matkanjärjestäjänä, luennoitsijoiden hankkijana, yhdyshenkilönä tilaisuuksien tuottajan kanssa eli
yleismies Virtasena kauttaaltaan.”
Noora Toiviainen
”Olen markkinointi- ja viestintäsuunnittelija ja olen ollut
töissä Laureassa kolmisen vuotta. Vastaan Markkinoinnin
ja viestinnän tiimin toimintojen ja tilausprosessin suunnittelusta ja kehittämisestä. Lisäksi päävastuinani on muun
muassa vuosittaisen markkinointi- ja viestintäsuunnitelman kokoaminen, markkinointitoimenpiteiden suunnittelu ja yhteistyö Laurean sopimuspainon kanssa. Olen ollut
mukana suunnittelemassa ja järjestämässä erilaisia tapahtumia, muun muassa vuoden 2012 kesän tapahtumakiertuetta, jolloin kiersimme kesän aikana useita Uudenmaan
alueen tapahtumia ja festivaaleja. Lisäksi olen ollut suunnittelemassa ja toteuttamassa Studia-messujen Laurean messuosastoa ja toiminnallisuuksia osastolla.”
”Olen toiminut Laureassa Keravan kampuksella korkeakouluisäntänä 15 vuotta. Korkeakouluisäntänä olen saanut
olla mukana järjestämässä henkilökunnan työhyvinvointia
edistäviä tapahtumia, teemallisia illanviettoja, työkuntoa
Tapahtumajärjestäjän opas
41
Susanna Kauppinen
Ilari Paananen
”Työskentelen opiskelijakunta Laureamkon pääsihteerinä
ja olen ollut syksystä 2015 alkaen toiminnanjohtaja. Vastaan
opiskelijakunnassa taloudesta ja hallinnosta, joten ainakin
näistä näkökulmista olen mukana useiden tapahtumien järjestämisessä. Toimin usein myös linkkinä yhteistyökumppaneiden suuntaan.”
”Olen Ilari Paananen, keittiömestari Laurea Leppävaaran
toimipisteestä. Laurealainen olen ollut jo yli 7 vuotta ja
taustani on vahvasti ravintolapainotteinen, koostuen eri
tyyppisistä esimiestehtävistä Helsingin eri ravintoloiden
keittiöistä. Laureasta olen itse valmistunut vuonna 2001,
ravitsemispalveluiden koulutusohjelmasta.
Täällä Leppävaarassa vastuualueenani on ohjata opiskelijoita
tapahtumien ruokatuotteen suunnittelussa ja toteutuksessa. Olen mukana koko prosessissa tarjousten laatimisesta
tilaisuuden toteuttamiseen ja palautteen keräämiseen.
Tavoitteenani on kehittää Laurean tapahtumien ruokatuotetta koko ajan eteenpäin, Laurean arvojen, sekä vallitsevien
trendien avulla.”
42
Tapahtumajärjestäjän opas
14. lähteet
Allen, J., O’Toole, W., Harris, R. & McDonnel, I. 2011. Festival
and special event management. 5. painos. Milton: John
Wiley & Sons Australia.
Capell, L. 2013. Event management for dummies.
Chichester: John Wiley & Sons
Häyrinen, E. & Vallo, H. 2012. Tapahtuma on tilaisuus –
tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. 3.
painos. Helsinki: Tietosanoma.
Jansson, M. 2007. Messuguru. Messumarkkinoijan ideakirja.
Jönköping: Fairlink AB
Shore, A. & Parry, B. 2010. Successful event management.
Hampshire: Gengage Learning EMEA.
Painamattomat lähteet
Istumajärjestys. 2014. Viitattu: 19.5.2015. http://www.formin.
fi/public/default.aspx?contentid=50528&contentlan=1&cul
ture=fi-FI
Leskinen, S. 2011. Tapahtumajärjestäjän opas.
Opinnäytetyö. Kajaanin ammattikorkeakoulu. Matkailun
koulutusala. Viitattu 10.2.2015. http://www.leirit.sykli.fi/
upload/media-4f7424ff3bfd1.pdf
Birkstedt, R. 2012. Between the Deliberate and the EmergentConstructing Corporate Brand Meaning in MNCs.
Publications of Turku School of Economics. A-12:2012.
Väitöskirja. Turun kauppakorkeakoulu. Viitattu 10.2.2015.
https://www.doria.fi/handle/10024/86714
Laakso, H. 2004. Brändit kilpailuetuna. Helsinki: Talentum.
Van der Straeten, K. 2010. Events: How to organize a
successful event? Kontlich: Eventplanner media
Tapahtumajärjestäjän opas
43
15. liitteet
44
LIITE 1: Budjettipohja
46
LIITE 2: Infopaketin mahdollinen sisällysluettelo
50
LIITE 3: Linkkejä
51
LIITE 4: Rekryfestarit 2015 kävijöiden palautelomake
52
LIITE 5: Rekryfestarit 2015 näytteilleasettajien palautelomake
53
LIITE 6: Kuvauslupa
54
LIITE 7: Muistilista tapahtuman järjestämiseen
55
LIITE 8: Laki- ja lupaliite
59
Tapahtumajärjestäjän opas
Liite 1: Budjettipohja
tapahtuman budjetti
Tilakulut
Arvio
Toteutunut
Arvio
Toteutunut
Arvio
Toteutunut
Tilavuokra
Tarjoilijat
Tekniikka
Pöydät ja tuolit
Yhteensä
Hallintokulut
Henkilöstökulut
Tulkkaus
Puhelin/sähköposti
Toimistotarvikkeet
Yhteensä
Markkinointikulut
Mainostoimisto
Valokopiointi/tulostus
Postitus
Yhteensä
Tapahtumajärjestäjän opas
45
Tarjoilukulut
Arvio
Toteutunut
Arvio
Toteutunut
Arvio
Toteutunut
Ruoka
Juoma
Kattaus
Muu henkilökunta
Yhteensä
Ohjelmakulut
Esiintyjät
Matkakulut
Hotelli
Muu
Yhteensä
Sekalaiset kulut
Kuljetukset (tavarat)
Lahjat
Muu
Yhteensä
46
Tapahtumajärjestäjän opas
Pääsymaksut
Arvioitu
Toteutunut
Arvioitu
Toteutunut
Arvioitu
Toteutunut
Arvioitu
Toteutunut
Aikuiset, kpl
Lapset, kpl
Muu, kpl
Yhteensä
Mainokset ohjelmassa
Arvioitu
Toteutunut
Kokosivu, kpl
Puolikas, kpl
Neljäsosa, kpl
kpl
Yhteensä
Näytteilleasettajat, myyjät
Arvioitu
Toteutunut
Suuri osasto, kpl
Keskikok. osasto,
kpl
Pieni osasto, kpl
kpl
Yhteensä
Tapahtumajärjestäjän opas
47
Tavaroiden myynti
Arvioitu
Toteutunut
Arvioitu
Toteutunut
Arvioitu
Toteutunut
Tavara, kpl
Tavara, kpl
Tavara, kpl
kpl
Yhteensä
Muut tulot
Arvioitu
Yhteensä
48
Tapahtumajärjestäjän opas
Toteutunut
Liite 2: Infopaketin mahdollinen sisällysluettelo
1.
Tärkeät aikataulut
2.
Aukioloajat
3.
Alueelle saapuminen
4.
Sisäänpääsymaksu ja ikäraja
5.
Laskutus, arvonlisävero ja anniskeluasiat
6.
Sähkö ja valaistus
7.
Osastojen rakentaminen ja tarkastus
8.
Erilaisten rakenteiden kasaaminen
9.
Osastojen käytäväjärjestelyt
10.
Osastojen pohjakartat
11.
Huoltoliikenteen opas
12.
Infopisteen sijainti
13.
Osastojen purkaminen
14.
Puhtaanapitojärjestelyt ja siivous
15.
Tupakointi
16.
Kielletyt esineet ja aineet
17.
Narikka ja löytötavarat
18.
Järjestyksenvalvonta ja vartiointi
19.
Ensiapupiste ja yleiset turvaohjeet
20.
Somisteiden ja rakenteiden turvallisuusmääräykset
21.
Äänentoisto
22.
Muut asiat
23.
Tärkeät yhteystiedot
24.
Pohjakartta
Tapahtumajärjestäjän opas
49
Liite 3: Linkkejä
1.
Pelastussuunnitelma (Tarvittavat tiedot löydät oman paikkakuntasi pelastuslaitoksen sivuilta.)
1.1
Helsingin kaupungin pelastuslaitoksen opas pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan
1.2
Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen ohjeet yleisötilaisuuden pelastussuunnitelmaan
1.3
Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen ohjeet yleisötilaisuuden pelastussuunnitelmaan
2.
Ensiapu
2.1
3.
Luvat
3.1
Teoston ja Gramexin Tapahtumalupa
3.2
Yleisötilaisuus – poliisi
3.3
Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille
4.
Muita
4.1.
Laurean brändikirja
4.2
Ohjeet mediatiedotteen tekemiseen
4.3
Vinkkejä eri kulttuurien tapakulttuurista ja etiketistä
4.4
50
Helsingin kaupungin pelastuslaitoksen ohjeet ensiapuun yleisötapahtumissa
Ulkoasiainministeriön sivuilta tietoa virallisista tilaisuuksista, istumajärjestyksestä ja liputuksesta
Tapahtumajärjestäjän opas
Liite 4: Rekryfestarit 2015 kävijöiden palautelomake
Rekryfestarit 2015 palautelomake
1. Sukupuoli
Nainen
Mies
2. Ikä
3. Olen
Alle 16
16-20
21-35
36-50
51-65
Yli 60
Työssä
Työtön
Opiskelija
Eläkeläinen
4. Asuinpaikkakunta:
5. Tapahtuma oli järjestetty onnistuneesti
Täysin samaa mieltä
Samaa mieltä
Ei samaa eikä eri mieltä
Eri mieltä
Täysin eri mieltä
Kehitysehdotukset tapahtumalle:
6. Yritystarjonta vastasi odotuksiani
Kyllä
Ei
7. Sain hyödyllisiä kontakteja
Täysin samaa mieltä
Samaa mieltä
Ei samaa eikä eri mieltä
Eri mieltä
Täysin eri mieltä
8. Luennot olivat mielenkiintoisia
Kyllä
Ei, miksi?
Tapahtumajärjestäjän opas
51
Liite 5: Rekryfestarit 2015 näytteilleasettajien palautelomake
Rekryfestarit 2015 palautelomake
9. Yritys:
10. Tapahtuma oli järjestetty onnistuneesti
Täysin samaa mieltä
Samaa mieltä
Ei samaa eikä eri mieltä
Eri mieltä
Täysin eri mieltä
Kehitysehdotuksia tapahtumalle:
11. Sain potentiaalisia työntekijöitä yritykselleni
Täysin samaa mieltä
Samaa mieltä
Ei samaa eikä eri mieltä
Eri mieltä
Täysin eri mieltä
En osaa sanoa
12. Kävijämäärä täytti odotukset
Täysin samaa mieltä
Samaa mieltä
Ei samaa eikä eri mieltä
Eri mieltä
Täysin eri mieltä
En osaa sanoa
13. Olisimme kiinnostuneita osallistumaan myös seuraaville Rekryfestareille
Kyllä
Ei
En osaa sanoa
Perustelisitteko ylläolevan vastauksenne
52
Tapahtumajärjestäjän opas
Liite 6: Kuvauslupa
SOPIMUS MALLIN KANSSA
Tämä sopimus koskee
(kuvauspäivämäärä) (paikka)
otettua kuvasarjaa, jossa valokuvaajana toimi
ja mallina oli
Kuvien käytöstä on sovittu seuraavaa:
Valokuvia tai niiden muunnoksia saa ilman eri suostumusta hyvää tapaa noudattaen käyttää Laurean
markkinoinnissa kaikissa medioissa, mukaan lukien printti, sähköiset mediat, kuten internet-sivut,
multimedia ja video.
Sopimus on voimassa kolme vuotta yllä olevasta kuvauspäivämäärästä.
Mallin syntymäaika:
Mallin yhteystiedot:
Allekirjoitukset:
Malli:
Laurean edustaja:
Tapahtumajärjestäjän opas
53
Liite 7: Muistilista tapahtuman järjestämiseen
Suunnittelu
• Nimeä tapahtuma
• Kokoa projektiryhmä
• Määrittele tavoitteet ja onnistumisen
mittarit
• Tee alustava budjetti
• Määrittele tapahtuman luonne ja sisältö
• Valitse kohderyhmät
• Päätä tapahtumapäivä(t)
• Päätä tapahtumapaikka
Aikataulu
• Ajoita kaikki työtehtävät näiden vaiheiden
perusteella:
• Ideointi ja suunnittelu
• Tapahtuman toteutus
• Arviointi ja jälkimarkkinointi
• Porrasta työtehtävien aikataulu
tärkeysjärjestykseen
• Aikatauluta tehtävät niin, että viivästyksien
sattuessa ehdit vielä toimimaan
• Jaa työtehtäville vastuuhenkilöt, jotta asiat
hoituvat ajallaan
• Tee jokaiselle projektin jäsenelle oma
työaikataulu
• Tee tapahtumapäivälle tarkka aikataulu
Resurssit
• Selvitä resurssit
• Henkilöstö
• Koneet ja laitteet
• Rahat
• Muut materiaalit
Budjetti
• Selvitä budjetti
• Listaa kulut
• Listaa tulot
Riskit
• Tee riskianalyysi
• Henkilöstöriskit
• Omaisuusriskit
• Taloudelliset riskit
• Toimintaan liittyvät riskit
• Ympäristöön liittyvät riskit
• Hanki tarvittavat vakuutukset
54
Tapahtumajärjestäjän opas
Tapahtumapaikan valitseminen
• Valitse alue ja paikka tapahtumalle
• Määrittele tapahtumapaikan kriteerit
• Kartoita kriteerejä vastaavat
tapahtumapaikat
• Vieraile mahdollisissa tapahtumapaikoissa
ja selvitä vielä kertaalleen niiden sopivuus
• Valitse tapahtumapaikka
Sisältö ja ohjelma
• Määrittele tapahtuman tarkempi sisältö
näiden asioiden kannalta:
• Tapahtuman luonne ja teema
• Kohderyhmä
• Tapahtuman tavoite
• Päätä suunnitteletko ohjelman itse vai
ulkoistatko siitä jotain
• Ota yhteyttä ajoissa kaikkiin haluttuihin
esiintyjiin
• Kutsu koolle juontajat, puhujat ja esiintyjät
• Muista käydä läpi tapahtuma suunnittelusta toteutukseen
• Kirjoita tapahtuman käsikirjoitus tapahtuman järjestelyihin ja ohjelmaan
osallistuville
• Kirjoita käsiohjelma vieraille
• Kirjoita mahdolliset sopimukset
• Tarkistuta sopimukset sellaisella henkilöllä,
joka tuntee alan sopimuskäytännön
• Varmista, että olet löytänyt oikeanlaiset
henkilöt
• Valmenna tapahtuman esiintyjät ja vastuuhenkilöt tapahtuman kulkuun
Markkinointi ja viestintä
• Kartoita kilpailu- ja markkinointikeinot
• Tee tapahtumalle markkinointi- ja
viestintäsuunnitelma
• Suunnittele markkinointimateriaalit kohderyhmää ajatellen
• Varmista materiaalien tiedot ennen niiden
julkaisemista
• Käytä sosiaalista mediaa tapahtuman
markkinoinnissa
• Lähetä kutsut ajoissa kutsuvieraille
• Ota huomioon, että isompaan tapahtu-
maan lähetetään myös ennakkokutsut
• Laita osallistuville vieraille infoviesti tapahtumapäivän lähellä
Henkilökunta
• Muista huolehtia henkilökunnan
viihtyvyydestä
• Varmista, että henkilökunnalla on sopivasti
taukoja tapahtuman aikana
• Varaa henkilökunnalle omat sosiaali- ja
saniteettitilat
• Tarvittaessa hanki henkilökunnalle virvokkeita ja pientä välipalaa
• Motivoi ja kiitä henkilökuntaa
• Kouluta henkilökunta oikein
• Aina maalaisjärkeen luottaminen ei riitä
• Puhelimen käyttö on sallittu ainoastaan taukotilassa
• Purukumia ei saa syödä muualla kuin taukotilassa
• Tupakalta haiseminen on epäkohteliasta
• Turha seurustelu muun henkilökunnan kanssa ei anna hyvää kuvaa osallistujille
• Ei istuskelua muualla kuin taukotilassa
• Alkoholi ei kuulu työpäivään
• Veden juonti tärkeää
• Muista hymyillä ja olla ystävällinen
• Oikea asenne tapahtuman aikana
• Huolellinen perehdytys tapahtumaan
• Siisti, helposti lähestyttävä olemus
• Hiukset kammattuna
• Valitse hyvät työkengät, millä pystyy sei
somaan pitkiäkin aikoja
• Siistit vaatteet
• Kunnioita kävijöitä, vaikka mielipiteet eriäisivätkin
Osallistujan huomiointi
• Informoi osallistujaa mahdollisimman ajoissa tarvittavista tiedoista verkossa, sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa
• Informoi osallistujaa myös
tapahtumapaikalla
Isäntänä tai emäntänä toimiminen
• Kouluta isännät
• Jaa isäntien tehtävät ja aikatauluta ne
• Tutustu etikettiin, jos ei ole entuudestaan
tuttua
• Kysele vierailta heidän tuntojaan
• Kuuntele vieraita
• Ohjaa vieraita
• Pukeudu asiallisesti
• Ole selvillä tapahtuman luonteesta
Tekniikka
• Varmista tekniikan sujuvuus:
• Videotykit
• Tulostimet
• Valaistus
• Tietokoneet
• Piirtoheittimet
• Dokumenttikamerat
• Taltiointivälineet
• Äänentoistolaitteet, mikrofonit
• Varmista sähkövirran riittävyys
• Varmista mitä laitteita tai tekniikkaa osallistujat ja esiintyjät tarvitsevat
• Informoi osallistujia siitä, mitä tekniikkaa
paikalla on käytettävissä.
• Varmista nettiyhteydet ja nettikapasiteetti
• Varmista tekniikan toimivuus ennen
tapahtumaa.
• Varmista laitteiden yhteensopivuus ennen
tapahtumaa.
• Arvioi tekniikkaan liittyvät riskit.
• Valitse tekniikkavastaava
• Ota ennakkoon selville tapahtumapaikan
teknisen avun yhteistiedot
• Tarvittaessa palkkaa ulkopuolinen taho hoitamaan tekniikan järjestelyjä.
Siisteys, saniteettitilat ja jätehuolto
• Suunnittele tapahtuman jätehuolto
• Pyri välttämään jätteen syntyä
• Sijoita tapahtuma-alueelle tarpeeksi roskaja jäteastioita
• Valitse siivousvastaava
• Varmista, että käymälöitä on tarpeeksi ja ne
ovat siistejä
Turvallisuus
• Laadi turvallisuus- ja pelastussuunnitelma
• Toimita ne viimeistään 14 vuorokautta
ennen tapahtumaa pelastusviranomaisille
• Arvioi ensiapupisteen tarve ja hanki
tarvittaessa ensiapuryhmä
• Palkkaa tarvittaessa järjestyksenvalvojia
• Muista informoida tilan omistajaa tai
isännöitsijää tilaisuuden kulusta
Tapahtumajärjestäjän opas
55
Musiikki ja äänimaailma
• Päätä mihin tarkoitukseen musiikkia
käytetään
• Valitse haluatko käyttää tallenteita vai palkata paikalle elävää musiikkia
• Tarkista tilaisuuden soittolistat
• Hae Gramexin ja Teoston yhteistä
Tapahtumalupaa
Opasteet ja osallistujan vastaanotto
• Laadi selkeät opastekyltit
tapahtumapaikkaan
• Järjestä vieraiden vastaanottopiste
• Tee tarvittaessa osallistujille nimikyltit
• Vastaanottopisteessä täytyy huomioida:
• reipas, siisti ja tilaisuuden mukaisesti pukeutunut henkilökunta
• palvelualttius
• vastaanottajat tuntevat tapahtuman hyvin
• kaunis ulkoasu ja somistus: liinat, kukat, teeman mukainen somistus
• nimikyltit aakkosjärjestyksessä
• tyhjiä nimikylttejä, jos tarvitsee tehdä muutoksia
• osallistujalistat
• jaettava materiaali
• kyniä ja paperia
• ohjelman aikataulu
• taksien ja kuljetuspalveluiden tiedot
• parkkipaikat ja liput
• turvallisuussuunnitelma
• osallistujamäärälaskurit
• tiedot tupakointipaikoista,
vaatesäilytyksestä ja WC-tiloista
• muuta tarvittavaa tietoa tapahtumasta
Istumajärjestys ja paikkakortit
• Laadi istumajärjestys
• Tee istumajärjestyksestä virallisissa tilanteissa ja asioitaessa kansainvälisten vieraiden kanssa etiketin mukainen
• Muista kansainvälisten vieraiden edustamien maiden pöytäliput
• Aseta tarvittaessa pöytäkartta ruokasalin
aulaan
• Tee ja aseta paikkakortit pöytiin
56
Tapahtumajärjestäjän opas
Kuljetus, pysäköintipaikat ja majoitus
• Tee osallistujien saapuminen paikalle mahdollisimman helpoksi
• Järjestä tarvittaessa osallistujille kuljetus tapahtumapaikalle
• Selvitä pysäköintipaikkojen määrä ja informoi niistä
• Anna tarvittaessa reittiohjeet
• Kerro tarkat opasteet niin paikalle kuin tilan ulko- ja sisäpuolella toimimiseen
• Selvitä majoitusmahdollisuudet
Tarjoilu
• Ota tarjoilu huomioon heti suunnitteluvaiheen alussa
• Päätä, mistä tarjoilu hankitaan
• Ota huomioon teema, kohderyhmät, osallistujamäärä ja tapahtumapaikan tilojen ja
henkilökunnan resurssit
• Muista myös erikoisruokavaliot
• Ajoita tarjoilu
Somistus, sisustus ja tilojen järjestely
• Noudata organisaation visuaalista ilmettä
• Suunnittele somistus ja tilojen järjestely
• Hahmottele eri tilaratkaisuja paperille
• Valitse sopiva tilaratkaisu
• Huomioi vuodenaika
Tapahtumapäivä
• Varmista kaikki vielä kertaalleen
• Pidä tapahtumapäivänä tai sitä edeltävänä
päivänä kenraaliharjoitus
• Varmista, että tapahtuman käsikirjoitus on
kaikilla
• Pidä tapahtumassa selkeä aloitus ja lopetus
• Ajoita tapahtuman kulku tarpeeksi väljästi
• Seuraa tapahtumapäivänä läpivientiä
• Reagoi muutoksiin ja tiedota niistä nopeasti
Tapahtuman onnistumisen mittaaminen ja
jälkimarkkinointi
• Valitse heti tapahtumaprojektin alussa
onnistumisen mittaamistavat
• Kerää palaute
• Analysoi tulokset
• Järjestä arviointipalaveri
• Raportoi tulokset yrityksen sisällä
Messujen järjestäminen
• Hanki näytteilleasettajat
• Informoi näytteilleasettajia
• Suunnittele osastosijoitukset
• Tee pohjakartat tapahtumapaikasta
• Tee opasteet paikanpäälle ja pysäköinti
Messuille osallistuminen
näytteilleasettajana
• Kouluta messuosaston esittelijät
• Muista reipas asenne ja iloinen mieli
• Huolellinen osaston ja ohjelman
suunnittelu
• Selvennä osallistumisen tarkoitus ja
tavoitteet – onnistumisen mittaaminen
Kansainvälisyys tapahtuman järjestämisessä
• Kansainvälisissä tapahtumissa panosta
ulkomailta saapuviin vieraisiin:
• Muista lähettää kutsut ajoissa ja varata aikaa esim. kansainvälisten puhujien
hankkimiseen
• Huomioi eri kansalaisuudet suunnittelun
jokaisessa vaiheessa
• Suunnittele esim. iltaohjelmaa vieraille myös varsinaisen tapahtumaohjelman
lisäksi
Tapahtumajärjestäjän opas
57
Liite 8: Laki- ja lupaliite
Tapahtumaa järjestettäessä tulee aina tarkistaa ajantasainen lainsäädäntö. Ajantasainen lainsäädäntö
löytyy Finlexistä.
1.5.
Kokoontumislaki
Kokoontumislakia sovelletaan yleisölle avoimiin huvitilaisuuksiin, kilpailuihin ja näytöksiin. ( §)
Yleisötilaisuus tulee järjestää rauhanomaisesti eikä osanottajien tai sivullisten turvallisuutta tule vaarantaa eikä myöskään heidän oikeuksiaan tule loukata. Lisäksi on huolehdittava, ettei kokoontuminen
haittaa ympäristöä. (3 §)
Järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumus tulee hankkia, jotta paikkaa voi yleisötilaisuuteen
käyttää. (13 §)
Yleisötilaisuudesta on viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa tehtävä poliisille ilmoitus.
Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos tilaisuus on pieni, tai jos järjestyksen ja turvallisuuden
ylläpitäminen ei vaadi toimenpiteitä tai sivullisten ja ympäristön haittojen estämiseksi tarvita erityisjärjestelyjä. 14 §)
Jos tilaisuuden järjestäminen saattaa aiheuttaa vahinkoa joko henkilölle tai omaisuudelle, poliisi saattaa vaatia riittävän vastuuvakuutuksen mahdollisten korvausvelvollisuuksien varalta. (16 §)
Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä sekä lain
noudattamisesta tilaisuudessa. (17§)
1.6.
Työturvallisuuslaki
Lain tarkoituksena on parantaa työympäristöä ja työolosuhteita. (1 §)
Työnantaja on velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Työnantajan on otettava huomioon työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin
työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat. (8 §)
Työntekijän tulee noudattaa työnantajansa antamia määräyksiä ja ohjeita. Työntekijän tulee myöskin
noudattaa järjestystä ja siisteyttä sekä huolellisuutta ja varovaisuutta työn ja työolosuhteiden edellyttämän turvallisuuden ja terveellisyyden ylläpitämiseksi. Lisäksi työntekijän tulee välttää muihin
työntekijöihin kohdistuvaa häirintää ja epäasiallista kohtelua, ettei heidän turvallisuudelleen tai terveydelleen aiheudu haittaa tai vaaraa. (18 §)
Työtä ja työolosuhteita, kuten ergonomiaa, fyysistä, henkistä ja sosiaalista kuormittavuutta sekä eräitä muita työn vaaroja koskevat säännökset, löytyvät laista eriteltyinä.
1.7.
Maankäyttö ja rakennuslaki
Toimenpidelupaa voidaan hakea rakennusluvan sijasta, jos rakennelmat eivät vaadi rakentamisessa
muutoin tarvittavaa ohjausta. Toimenpidelupa tarvitaan sellaisten rakennelmien tai laitosten pystyttämiseen ja sijoittamiseen, joita ei pidetä rakennuksina, mutta joiden rakentamisella on vaikutusta
luonnonoloihin, ympäröivän alueen maankäyttöön tai kaupunki- tai maisemakuvaan. (126 §)
Toimenpidelupaa tarvitaan esimerkiksi katoksen, vajan, kioskin, käymälän, esiintymislavan tai vastaavan rakennelman rakentamisessa tai kiinteistökohtaisen jätevesijärjestelmän rakentamisessa tai
muuttamisessa. Toimenpidelupa tulee hakea myös urheilu- tai kokoontumispaikan sekä katsomon,
yleisöteltan tai vastaavan perustamisessa tai rakentamisessa. (126 a §) Toimenpideluvan antaa kunnan
rakennusvalvontaviranomainen. (130 §)
58
Tapahtumajärjestäjän opas
1.8.
Maankäyttö- ja rakennusasetus
Kokoontumistilan rakennusluvassa tai toimenpideluvassa vahvistetaan kyseisessä tilassa samanaikaisesti sallittujen henkilöiden enimmäismäärä. Tämä pätee myös kokoontumisalueiden katsomoiden
sekä kokous-, näyttely- tai yleisötelttojen ja muista vastaavien rakennelmien kohdalla. (54 §)
1.9.
Pelastuslaki
Tapahtumaa järjestettäessä täytyy laatia pelastuslain mukainen pelastussuunnitelma, jos tapahtumaan sisältyy osallistujien määrän tai muiden seikkojen takia merkittävä palo- tai henkilöriski.
Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelmassa arvioidaan vaarat ja riskit. Niiden perusteella määritetään
tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt sekä ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja onnettomuus- sekä
vaaratilanteessa toimimiseksi. Nämä ohjeet annetaan tilaisuuteen osallistuville sekä siitä vastaavalle
henkilöstölle. (16 §)
Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma täytyy toimittaa alueen pelastusviranomaisille vähintään 14
päivää ennen tilaisuuden alkamista. Pelastusviranomainen voi erityisestä syystä hyväksyä pelastussuunnitelman, joka on toimitettu edellä mainitun määräajan jälkeen. Jos pelastussuunnitelma on
puutteellinen voi viranomainen palauttaa sen täydennettäväksi. (16 §)
1.9.1.
Valtioneuvoston asetus pelastustoimesta
Pelastussuunnitelma tulee laatia tapahtumaan tai yleisötilaisuuteen jossa:
1. arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
2. käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai palo- ja räjähdysvaarallisia
kemikaaleja
3. tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat normaalista
4. tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille
Pelastuslaitoksen on annettava neuvontaa yleisötilaisuuden pelastussuunnitelman laatimisesta. (3 §)
1.10.
Tekijänoikeuslaki
Sillä, joka on luonut kirjallisen tai taiteellisen teoksen, on tekijänoikeus teokseen. (1 §) Kun teoksen
tekijä valmistaa teoksesta kappaleita ja saattaa sen yleisön saataviin, hän saa yksinomaisen oikeuden
määrätä teoksesta. (2 §)
Teosta ei saa muuttaa tekijän kirjallista tai taiteellista arvoa eikä myöskään omalaatuisuutta loukkaavalla tavalla. Teosta ei saa saattaa yleisön saataviin sellaisessa muodossa tai yhteydessä, joka loukkaa
tekijää edellä mainituilla tavoilla. Kun teoksesta valmistetaan kappale tai se saatetaan yleisön saataviin, on tekijä ilmoitettava sillä tavoin kuin hyvä tapa vaatii. (3 §)
Teoksista saa kuitenkin valmistaa tilapäisesti kappaleita, jos se on väliaikaista ja satunnaista. Tilapäisellä kappaleiden valmistamisella ei saa olla itsenäistä taloudellista merkitystä. (1 a §)
Äänitallennetta ja kuvallista musiikkitallennetta, joka on julkaistu kaupallisessa tarkoituksessa, ja
jonka kappaleita on levitetty tai joka on välitetty yleisölle, saa käyttää välittömästi tai välillisesti julkisessa esityksessä. Sitä saa käyttää myös alkuperäiselle yleisölle välittämisessä siten, että yleisöön
kuuluvilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta saada tallennettua esitystä tai aineistoa saataviinsa itse
valitsemastaan paikasta ja itse valitsemanaan aikana. (47 §)
Tapahtumajärjestäjän opas
59
Tällöin tuottajalle tai esittävälle taiteilijalle on suoritettava käytöstä korvaus. Korvaus suoritetaan
opetusministeriön hyväksymälle järjestölle, joka edustaa lukuisia esittäviä taiteilijoita ja äänitteiden
tuottajia. (47 a §) Tällä hetkellä Suomessa tällaiset järjestöt ovat Teosto ja Gramex.
Valokuvaajalla on yksinoikeus määrätä valokuvasta muuttamattomana tai muutettuna, kun valokuvaaja on valmistanut siitä kappaleita tai saattanut sen yleisön saataviin.
Valokuvan tekijänoikeudet ovat voimassa 50 vuotta kuvan valmistamisesta. (49 §) Jos muiden valokuvia siis halutaan käyttää esimerkiksi markkinoinnissa, tulee tekijänoikeudet omaavalta henkilöltä
kysyä tähän suostumus.
Kaikista tekijänoikeuksiin liittyvistä asioista saa lisätietoja osoitteesta www.tekijanoikeus.fi
1.11.
Arpajaislaki
Arpajaislaissa säädetään arpajaisten toimeenpanosta ja sen valvonnasta, tuottojen tilittämisestä ja
niiden käytön valvonnasta sekä käyttötarkoituksista. Sen tarkoituksena on taata arpajaisiin osallistujien oikeusturva ja estää väärinkäytökset. Tätä lakia ei sovelleta, mikäli kyseessä on sattumanvaraisen
edun tarjoamista markkinoinnissa eikä edun saaminen edellytä muuta kuin ostamista tai ostotarjouksen tekemistä. (1 §)
Tavara-arpajaisilla tarkoitetaan toimintaa, jonka yhteydessä yhdelle tai useammalle henkilölle luvataan maksua tai muuta suoranaista tai välillistä suoritusta vastaan joko arpomisella tai muulla sattumaan perustuvalla tavalla määrättävä tavara tai vastaava suorituksena tuleva voitto. (3 §)
Tavara-arpajaisiin haetaan lupa viranomaisilta. Luvan saa paikalliselta poliisilaitokselta, mikäli arpajaiset järjestetään yhden kunnan toimialueella. Jos arpajaiset järjestetään yhden poliisilaitoksen toimialuetta laajemmalla alueella, lupa haetaan Poliisihallitukselta. Lupa haetaan kirjallisesti ja myönnetään enintään kuudeksi kuukaudeksi. Lisätietoja luvista Poliisin nettisivuilta: www.poliisi.fi
1.12.
Alkoholilaki
Alkoholijuomien anniskeluun tarvitaan anniskelulupa, jonka viranomainen myöntää. Luvat myönnetään toistaiseksi, määräajaksi tai tilapäisesti ja lupa on anniskelupaikkakohtainen. Tapahtumiin ja
tilaisuuksiin myönnetään tilapäinen anniskelulupa enintään kuukauden ajaksi. (21 §) Lupa haetaan
kunnan Aluehallintavirastosta. Lisätietoja luvasta ja sen hakemisesta: www.avi.fi
1.13.
Elintarvikelaki
Laissa säädetään elintarvikkeiden käsittelyä, myyntiä ja luovutusta suuressa yleisötilaisuudessa tai
muualla ulkotilassa. (86 §) Elintarvikkeiden tilapäisestä tai ajoittain toistuvasta myynnistä tulee tiedottaa paikalliselle elintarvikevalvontaviranomaiselle. Myynnistä voi tiedottaa tapahtuman järjestäjä
tai yksittäinen elintarvikkeiden myyjä omasta toiminnastaan. Ammattimainen myynti tai myyntitapahtuma edellyttää myös tarvittaessa ilmoitusta elintarvikehuoneistosta.
Ilmoitus tehdään kunnan ympäristöterveydenhuoltoon. Lisätietoja: www.valvira.fi, www.evira.fi
1.14.
Terveydensuojelulaki
Tapahtuman järjestäjän tulee tehdä ilmoitus paikkakunnan terveysviranomaiselle yleisötilaisuudesta,
jonne odotetaan yli 500 osallistujaa, ja jossa myydään elintarvikkeita. Ilmoitus on tehtävä vähintään 15
vuorokautta ennen tapahtumaa.
60
Tapahtumajärjestäjän opas
1.15.
Kuluttajaturvallisuuslaki
Lain tarkoituksena on varmistaa kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelujen turvallisuus sekä ehkäistä
niistä aiheutuvia terveys- ja omaisuusvaaroja. (1 §) Kuluttajapalvelulla ja kulutustavaralla tarkoitetaan
sellaista palvelua tai tavaraa, joka on tarkoitettu käytettäväksi yksityiseen kulutukseen. Palvelun tarjoaja on sellainen henkilö, joka tarjoaa, myy tai muulla tavoin luovuttaa tai välittää kuluttajapalveluja.
Toiminnanharjoittajalla tarkoitetaan tavaran luovuttajaa ja palvelun tarjoajaa. (3 §)
Toiminnanharjoittajan tulee varmistua siitä, että kulutustavarasta tai kuluttajapalvelusta ei aiheudu
vaaraa kenenkään terveydelle tai omaisuudelle. Toiminnanharjoittajalla tulee olla riittävät ja oikeat
tiedot kulutustavarasta ja kuluttajapalvelusta, ja hänen on arvioitava niihin liittyvät riskit. (5 §)
Palvelun tarjoajan on tehtävä ennen kuluttajapalvelun tarjoamisen aloittamista kirjallinen ilmoitus
sen kunnan valvontaviranomaiselle, jonka alueella palvelua aiotaan tarjota. Tämä ilmoitus tulee tehdä
silloin, jos tapahtuma sisältää merkittävän riskin, josta toteutuessaan voi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle palveluun osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi. (6 §)
Ilmoituksesta on käytävä ilmi:
1.
palvelun tarjoajan nimi, kotipaikka ja yhteystiedot
2.
palvelun suorituspaikka
3.
palvelun kuvaus
4.
palveluun liittyvät merkittävimmät riskit ja toimenpiteet niihin varautumiseksi tieto turvalli
suusasiakirjan laatimisesta ja viimeisimmästä päivittämisestä
1.16.
Ympäristönsuojelulaki
Kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle on tehtävä kirjallinen ilmoitus rakentamisesta, yleisötilaisuudesta tai muusta tilapäisestä erityisen häiritsevää melua tai tärinää aiheuttavasta toimenpiteestä.
(118 §)
1.17.
Jätelaki
Jätelain tarkoituksena on ehkäistä jätteistä ja jätehuollosta aiheutuvaa vaaraa. Tarkoituksena on myös
ehkäistä haittaa terveydelle ja ympäristölle sekä vähentää jätteiden määrää ja roskaamista. Lailla pyritään myös edistämään luonnonvarojen kestävää käyttöä ja varmistaa toimiva jätehuolto.(1 §)
Ympäristöön ei saa jättää jätettä, konetta, laitetta, ajoneuvoa tai muuta esinettä. Ympäristöön ei saa
päästää aineita, jotka aiheuttavat epäsiisteyttä, maiseman rumentumista, viihtyisyyden vähentymistä
tai ihmisen tai eläimen loukkaantumisen vaaraa. (72 §)
Tapahtuman järjestäjällä on siivoamisvelvollisuus tilaisuuteen varatulla ja sen välittömässä läheisyydessä olevalla alueella. Jos tapahtuman järjestäjä ei huolehdi siivoamisvelvollisuudestaan, hoitaa
siivoamisen suostumuksensa tapahtumalle antanut paikan haltija. (74 §)
Yleisötilaisuuden järjestäjän on järjestettävä roskaantumisen ehkäisemiseksi alueella riittävä jätteen
keräys ja muut jätehuollon palvelut. (76 §)
Tapahtumajärjestäjän opas
61
Laurea Julkaisut I Laurea Publications
Korhonen, Heidi; Korkalainen, Karoliina; Pienimäki, Tanja
& Rintala, Satu
TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS
Tapahtumat ovat tärkeä osa Laurean toimintaa. Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa Laurean henkilöstöä ja opiskelijoita tapahtumien järjestämisessä. Tapahtumat vahvistavat ja rakentavat Laurean brändiä, ja opas antaa
vinkkejä siihen miten Laurean brändi voi näkyä tapahtumissa. Mukana on
myös esimerkkejä erilaisista tapahtumista, joita Laureassa on järjestetty.
Tapahtuman järjestäminen käydään oppaassa vaihe vaiheelta alusta loppuun läpi. Oppaan alussa määritellään tapahtuma ja pohditaan tapahtumien vaikutusta brändiin. Tämän jälkeen käsitellään suunnittelua, toteutusta, onnistumisen mittaamista ja jälkimarkkinointia sekä messujen
järjestämistä ja kansainvälisyyttä. Lisäksi tapahtuman järjestäjän tukena
ovat oppaan liitteet ja yksityiskohtainen muistilista tärkeistä asioista.
Tapahtumaopas on toteutettu P2P opiskelijaprojektina. Projektin yhteistyökumppanina toimi Päivi Korhonen, ja ohjaajina olivat Pirjo Lappalainen
ja Leena Suoniemi-Särkijärvi.
Fly UP